5️⃣ consejos para mejorar el proceso de captación de inmuebles [aspecto clave: el mandato de mediación inmobiliaria]

¿Cuántas inmobiliarias hay en España? Probablemente, más de las que puedas imaginar. Este negocio ha experimentado un auténtico boom en los últimos años.

Durante la crisis de 2008 y años sucesivos casi la mitad de la red de inmobiliarias del país desapareció. Sin embargo, la recuperación económica a partir de 2015 volvió a promover la apertura de este negocio en un sector clave para nuestra economía y se calcula que en 2020 había en torno a 55.000 agencias inmobiliarias operativas en España, tal y como indica este artículo del diario digital El Español sobre las agencias operativas en España.

Aunque la pandemia no afectó tan gravemente el sector inmobiliario como lo hizo la crisis económica del 2008, la bajada generalizada de ingresos tuvo un efecto indirecto en el sector. En relación con esto, en el artículo mencionado anteriormente, Ramón Riera (presidente de Fiabci España y Europa) indica que “en estos últimos 7 años de crecimiento han aparecido muchas inmobiliarias con pocos recursos y sin experiencia, cuestión que puede hacer que muchas de ellas desaparezcan. No de manera tan drástica como en la crisis de 2008, pero estaríamos hablando quizás de un 20-30%”.

Por lo tanto, a la pregunta de cuántas inmobiliarias hay en España en hoy en día, en 2021, podemos esperar que la respuesta sea entre 38.500 y 55.000.

¿Qué conclusión sacamos? A pesar del baile de cifras causado por los diferentes acontecimientos que han afectado a este sector en los últimos 10 años, el sector inmobiliario sigue siendo un sector muy atomizado.

Esto implica que hay un alto nivel de competitividad en el sector a la hora de conseguir inmuebles.

Estas cifras pueden ser un poco desalentadoras y, en este contexto, pueden llevar a hacerse preguntas como: ¿Cómo puedo captar más inmuebles? ¿Cómo puedo diferenciarme de otras inmobiliarias? ¿Cómo conseguir que me elijan a mí por encima de los otros? ¿Una vez me eligen, cómo agilizo los trámites para firmar un mandato? ¿Qué estrategia sigo? ¿Con exclusiva o sin exclusiva?

Tras hablar con un gran número de expertos en el sector inmobiliario, en este artículo queremos darte algunos consejos en los que quizás no habías caído para llevar a cabo un proceso de captación con éxito, centrándonos en un objetivo muy concreto, el paso en el que culmina la captación de inmuebles: la firma de un mandato de mediación inmobiliaria para la venta o el alquiler entre el propietario o interesado y tu agencia. Pero antes, queremos aclarar ciertos conceptos.

¿Qué es el mandato de mediación inmobiliaria?

Captar un inmueble consiste en encontrar un cliente que quiera y decida encargarte la gestión de la venta o el alquiler de su inmueble. Una vez decidido, el cliente debe firmar un mandato de mediación inmobiliaria (comúnmente conocido como “hoja de encargo”, “contrato de intermediación”, “nota de encargo”, etc.) con la inmobiliaria.

Podríamos definir este contrato de intermediación inmobiliaria como un documento en el cual se fijan las condiciones bajo los cuales una de las partes (agente) busca y facilita la localización de un posible interesado en el alquiler o compra del inmueble de la otra parte (propietario).

Es decir, regula una relación bajo la cual se presta un servicio por un profesional que conoce el sector inmobiliario y sus procedimientos, aportando su experiencia para asesorar a las personas involucradas en el proceso de la compra, venta o alquiler de un inmueble.

Diferencias entre captar inmuebles en exclusiva o sin exclusiva

Una de las principales dudas que surgen en el mundo inmobiliario está relacionada con la forma en la que el agente inmobiliario desarrollará su actividad de intermediación en relación con un inmueble. Esto se decide en el momento de pactar el tipo de mandato de mediación inmobiliaria con el cliente: con exclusividad o simple.

En la primera opción, el agente inmobiliario es el único responsable de vender o alquilar el inmueble durante cierto periodo de tiempo; mientras que el mandato sin exclusiva permite que un mismo propietario encargue la gestión de la venta o el alquiler de un mismo inmueble a varios agentes al mismo tiempo. En este último caso, la comisión se la llevará quien lo venda o alquile primero.

A continuación, te explicamos con más detalle las diferencias entre ambos acuerdos. Pero antes, dejar claro que el tipo de mandato que se elija puede determinar enteramente el modelo de negocio de la inmobiliaria. Una inmobiliaria que trabaje solo con mandatos con exclusividad no tendrá las mismas estrategias que una que trabaje con muchos inmuebles sin exclusividad.

Mandato de mediación inmobiliaria con exclusividad

Es la opción que prefieren la mayor parte de agentes inmobiliarios y propietarios. Aunque a priori puede parecer que presenta mayores limitaciones o puede generar desconfianza, lo cierto es que las ventajas suelen superar a los inconvenientes, si no lo haces con la agencia inmobiliaria equivocada.

En primer lugar, el asesor no tiene que competir para promover el inmueble, por lo que, a diferencia de lo que se piensa, las campañas y anuncios serán más efectivas al carecer de competencia. Además, la inmobiliaria puede dedicar más recursos a cada inmueble, definir una buena estrategia y obtener mejores resultados en menos tiempo.

Por último, captar inmuebles en exclusiva supone una fuente de clientes potenciales para la inmobiliaria. Tras anunciar una propiedad, solo será tu agencia la que reciba a los interesados.

Mandato de mediación inmobiliaria sin exclusividad

Este tipo de acuerdo ha generado algunas controversias; de hecho, varias agencias y agentes inmobiliarios no son partidarios de trabajar bajo este tipo de acuerdo. A pesar de ello, veamos qué ventajas puede ofrecer.

Por un lado, existe una mayor flexibilidad en el trabajo. Tienes la opción de decidir el grado de esfuerzo que vas a invertir en el alquiler o compra de una vivienda concreta.

También se produce un aumento de la cartera de inmuebles y de clientes, generando sensación de opcionalidad a los interesados en comprar o alquilar un inmueble. Asimismo, permite a las agencias en fases tempranas obtener más clientes y ganar experiencia en menos tiempo. Eso sí, si tu agencia no se da prisa, otro agente podría cerrar más rápido la venta o alquiler. Esto hace que se trabaje bajo cierta presión.

Consejos para conseguir que el proceso de captación de inmuebles acabe con la firma del mandato de mediación

1r Consejo: Trabaja con valores

Para captar más inmuebles, hay un elemento esencial en el que la inmobiliaria debe trabajar: sus valores. Felice Tufano, CEO de Proyecto Casa Real Estate y Vicepresidente de FIABCI España, en su entrevista con Kasaz, destacaba que los más importantes son la confianza, compromiso, transparencia y ética.

La falta de solo uno de estos valores puede hacerte perder la captación de un inmueble enseguida. Es lógico, como decíamos al principio de este artículo, que el propietario, en el momento de elegir una inmobiliaria tenga casi infinitas opciones, por lo tanto, es clave que estos valores se prioricen para destacar desde el primer momento de su proceso de selección.

Por supuesto, transmitir estos valores en una primera visita o una reunión, puede ser difícil. Para ello, el agente debe tenerlos muy integrados. Por lo tanto, los valores no son algo que pueda anunciarse sin más, se deben ir trabajando, como un elemento imprescindible para la captación de inmuebles, pero, a la vez, como un proceso independiente, que no depende de la operación o cliente en concreto, sino que engloba toda la estrategia de la inmobiliaria.

2º Consejo: Estudia tu público objetivo

Para que cualquier estrategia funcione debes saber a quién te diriges.

El primer paso que debes dar para mejorar tus acciones de captación es definir quién es tu cliente ideal. Para ello, no solo tienes que pensar en los datos básicos de tu público objetivo, como el rango de edad, la localización, el nivel adquisitivo, sino que deberás ir más allá y prestar atención a otra serie de información, como cuáles son sus gustos y hobbies, a qué trato están acostumbrados, qué necesidades tienen, etc.

Una vez lo hayas hecho, toda tu estrategia de captación girará entorno a este cliente ideal, lo que te permitirá focalizar tu energía y transmitir un mensaje de proximidad.

3r Consejo: Sé comunicativo y explica muy bien todos los elementos del proceso

Una vez un propietario se ha interesado por tus servicios, es necesario que pongas en práctica los valores de los que hablábamos en el primer consejo, demostrando empatía y proximidad con el conocimiento que hayas adquirido estudiando tu público objetivo, explicado en el segundo consejo.

Es importante mostrar transparencia, compromiso y ética, explicando de forma detallada todos los pasos del proceso, y generar confianza con tu interlocutor. Si has entendido bien a tu público, podrás adaptar las explicaciones a las necesidades de tus clientes, sin que ellos tengan que pedírtelas activamente, mejorando la experiencia que tendrá en el trato personal.

4º Consejo: Facilita el trabajo al propietario que quieres captar

Una vez estás en contacto con un propietario, necesitas pedirle la información necesaria para evaluar la viabilidad de la venta o alquiler de su inmueble.

Para ello, es necesario obtener un número considerable de información: documentación de identidad y estado civil del propietario (esencial para tener en cuenta las imposiciones legales de autorización de parejas de hecho y matrimoniales), nota registral del inmueble (para conocer si la titularidad y posibles cargas del inmueble son las manifestadas), documentos relativos a la comunidad de propietarios, entre otros. Esto, sin tener en cuenta, además, la documentación adicional establecida por la legislación de la comunidad autónoma en la que se encuentra el inmueble.

Bien, es un elemento clave en el que debes invertir tus recursos y esfuerzos para que este proceso se lleve a cabo de la forma más eficiente y cómoda posible. De esta forma, podrás ofrecer un servicio diferencial y asegurar una buena experiencia al propietario.

Tradicionalmente, este proceso se ha llevado a cabo a través de formularios o listas en correos electrónicos que se suelen caracterizar por ser muy largos y confusos. Aunque actualmente hay pocas inmobiliarias que todavía utilicen un registro en papel que requiera una gestión manual, el proceso sigue siendo muy ineficiente y sigue implicando a demasiadas personas haciendo tareas innecesarias.

Las consecuencias son las siguientes:

• Los agentes inmobiliarios se sienten frustrados al tener que dedicar tanto tiempo a tareas repetitivas, como es pedir y recordar continuamente la información que es necesaria. Expertos como Renta Sujto, Managing Director de eXp España, asegura que los comerciales dedican un 50% de su tiempo a tareas administrativas. Esto disminuye la productividad y reduce el tiempo que podrían emplear en otros servicios de valor; acompañar a los clientes y captar más inmuebles.
• Retrasa la firma del mandato durante semanas, es decir, el inicio de la relación comercial entre la inmobiliaria y el cliente, y supone un coste de oportunidad muy relevante para ambas partes, sobre todo para la primera.
• Además, aumenta la insatisfacción de los propietarios que no solo no ven cómo esto puede aportarles valor, sino que, a menudo, les molesta.

Es decir, cada minuto invertido en esta fase, supone costes adicionales para la empresa y aumenta el riesgo de pérdida del cliente. Todo ello, suma fricción al onboarding.

En este caso, nuestro mejor consejo es facilitar al máximo el trabajo al propietario. Para ello, existen herramientas digitales que permiten automatizar estas tareas, ofreciendo una experiencia centralizada y digital en tu proceso de captación que, sin duda, te hará destacar por encima de la competencia.

5º Consejo: Reduce al máximo el periodo entre que el propietario decide firmar el mandato y su firma

Como hemos ido viendo a lo largo del artículo, en el contexto económico que nos ha tocado vivir, cada vez más competitivo, la adquisición de nuevos clientes no es tarea fácil.

Por ello, una vez adquiridos, es clave que tengas un proceso de alta ágil y rápido. ¿Si no, de que sirven todos tus esfuerzos?

Este proceso de alta, en el sector inmobiliario culmina con la firma de un mandato de mediación inmobiliaria para la venta o el alquiler entre el propietario o interesado y tu agencia. Hasta que no se haya firmado este contrato, no puedes decir que has conseguido un inmueble.

No sería la primera vez que escuchamos que un agente inmobiliario, por culpa de no tener a mano toda la documentación y papeles necesarios para firmar un mandato en el momento en que un cliente le dice que estaría interesado a contratar sus servicios, ha perdido a dicho cliente. En un solo día, entre que te confirman y arreglas todo el papeleo, puede venir otro agente, más rápido y preparado, que firme con la persona que tú has estado intentando captar durante meses.

Esto ocurre, a menudo, cuando una agencia depende demasiado de las gestiones manuales y del papeleo. Tener a tu disposición herramientas digitales que te permitan llevar a cabo este proceso de forma rápida, segura y 100% online, de forma inmediata, puede ser, no solo un elemento diferencial de tu marca como inmobiliaria, sino un elemento clave a la hora de captar tus clientes.

Aunque aplicar los 3 primeros consejos depende enteramente de ti, en Parallel hemos desarrollado una herramienta que te permitirá poner en práctica los dos últimos.

Gracias a Parallel puedes digitalizar la captación de leads inmobiliarios, de inicio a fin: desde la recopilación de los datos de los propietarios y la información de los inmuebles, pasando por la automatización en la preparación del mandato de mediación, hasta su cierre con la firma electrónica. Todo ello de forma muy fácil y segura.

Si estás interesado en digitalizar para poder gastar menos tiempo con actividades que no aportan valor directo a los clientes, ofrecer un mejor servicio y firmar más operaciones a través de Parallel, puedes agendar una reunión con nosotros o, si lo prefieres, prueba nuestra plataforma de forma gratuita.