Las 6 ineficiencias más comunes de los abogados

La preocupación por la productividad es común entre los abogados, pero a menudo se confunde con “hacer más en menos tiempo”. Esta visión es limitada, ya que no toma en cuenta la calidad ni la profundidad real de nuestro trabajo.

El abogado moderno debe ser consciente de que estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. Medir nuestro rendimiento solo por la cantidad de trabajo que manejamos es engañoso, ya que no refleja el verdadero valor de lo que hacemos.

Por eso, hoy te comparto las 6 ineficiencias más típicas que nos encontramos en nuestra profesión, y algunos tips para evitarlas y minimizar su impacto. No se trata simplemente de trabajar más rápido, sino de trabajar con sentido y calidad.

1. La sobreproducción (“menos es más”)

Los abogados estamos acostumbrados a detectar problemas, en Derecho nos enseñan y los profesores lo incentivan. Pero esta virtud, a veces se vuelve en contra de nuestra productividad, es el clásico "Me pidió X y le di Y y Z". Pero en 9/10 de ocasiones Y y Z no servirán para nada, no aportará valor al cliente interno (Ventas, Procurement… quien sea).

Para explicarlo mejor con otro ejemplo, imagina que has encontrado dos casos sólidos que son perfectos para tu asunto, muchas veces buscar un tercero y cuarto son ejercicios innecesarios. Para combatir esta ineficiencia pregúntate, "¿esto es suficientemente bueno?".

La sobreproducción, en este sentido, es un gasto, no una inversión.

2. La asignación precipitada

Antes de asignar un trabajo a alguien para que añada su parte, pregúntate si has hecho todo lo que puedes hacer. Si la respuesta es “no”, entonces termina tu trabajo antes de pasárselo a alguien más.

Las asignaciones precipitadas pueden llegar a ser muy ineficientes y suelen cometerse por presiones entre áreas. Tienen que ver con por ejemplo:

• Enviar varios emails con preguntas que te han surgido al revisar X, en lugar de recopilarlas en uno.
• Pedirle a un compañero que revise una cláusula antes de que hayas terminado de redactar el contrato completo
• Enviar un contrato en PDF para su revisión, cuando sabes que van a querer añadir cambios en el documento.

3. La espera inactiva

Reconoce cuándo algo que estás esperando está siendo demasiado lento e intenta hacer algo para cambiarlo. Programa recordatorios cada X días/horas y pregúntate, ¿puedo hacer algo más? Si esperas un email con tres dudas que preguntaste, a lo mejor puedes descolgar el teléfono para solucionarlas. Sea lo que sea, reducir los tiempos de espera dependerá de ti la mayoría de veces.

4. El trabajo prematuro

El trabajo prematuro consiste en abordar tareas antes de que sean necesarias. Casi siempre hay algo más importante que puedes hacer ahora, evita crear valor potencial para algún futuro que puede que nunca se dé. Es aún peor cuando tienes que pasar de nuevo por el mismo sitio y modificar el trabajo inicial.

Por ejemplo:

• Armar un contrato antes de que se finalicen los términos del acuerdo.
• Empezar a escribir un alegato legal antes de haber investigado completamente la jurisprudencia y legislación pertinente.
• Llevar a cabo un análisis de riesgo en un potencial negocio sin tener toda la información financiera y operativa necesaria.

¿Cuántas veces has adelantado trabajo y ha resultado redundante, inapropiado o inútil?

5. Los saltos entre tareas

Está comprobado que cada vez que volvemos a una tarea que ya hemos tocado antes, hay un coste de tiempo extra asociado al esfuerzo en reenfocarnos. A veces es mayor y a veces menor, pero la costumbre de abordar diversas tareas en paralelo suman pequeñas ineficiencias que afectan a nuestra eficiencia general.

En tareas largas y complejas, casi siempre será más eficiente tomarnos un descanso de 5-10 minutos que cambiar nuestro foco de atención a otra tarea. Este coste que pagamos por reenfocarnos también aplica si sufrimos demasiadas interrupciones durante nuestros periodos de concentración en el trabajo, trata de minimizar estas interrupciones espontáneas.

6. La asistencia a reuniones

La verdad es que este tema da para otro artículo independiente. Las reuniones constantes pueden matar la productividad del abogado. Tanto si eres quien las organiza como el que asiste, pregúntate, ¿es necesario que hagamos esta reunión? ¿Y es necesario que venga todo el mundo?

Si no es necesaria la reunión es porque los puntos a tratar pueden ser revisados en un hilo de email o en un chat grupal con las partes interesadas.

Por otro lado, a lo mejor no es necesario que asista todo el mundo, especialmente los que sabemos que no participarán activamente en la reunión. Para ellos, tenemos preparadas las actas de la reunión o minutas, donde se reflejará lo más importante:

• Asistentes y ausentes
• Decisiones y acuerdos a los que hemos llegado
• Tareas, responsables de ellas y expectativas de tiempo...

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