7 beneficios de integrar tus workflows en las herramientas de gestión documental

Los gestores documentales digitales se crearon para sustituir los almacenes, cajas y estanterías de documentación y para dar respuesta a la necesidad de organizar y ordenar los documentos que se generan en el día a día de las empresas. Todo ello con el objetivo de que sean fácilmente localizables y accesibles por todos.

Hoy en día, la mayoría de las herramientas de gestión documental en la nube son estáticas y no permiten integrar los procesos de control, intercambio y seguimiento de los documentos que almacenan. Pues, en gran parte, se limitan a reproducir digitalmente el sistema de cajas y carpetas antiguo.

Estos procesos debes hacerlos manualmente y fuera del gestor documental. Es decir, debes dedicar tu tiempo a hacer todo el proceso de revisar los documentos, ver cuáles tienes y cuáles faltan por enviar, comprobar que toda la información sea correcta, contactar con los clientes o con el departamento de tu empresa que tenga los datos para que te los envíen, etc. para cada uno de tus proyectos y/o clientes.

En el artículo anterior, hablamos de los gestores documentales y sus deficiencias en los procesos de recopilación de la información y os avanzamos que habría otro post sobre el seguimiento de procesos documentales.

¡Lo prometido es deuda! Así que aquí estamos para mostrarte los principales beneficios que obtendría tu empresa con una herramienta que gestionara vuestros documentos dentro de los workflows que ya tenéis diseñados.

¿Qué es la gestión documental y los flujos de trabajo o workflows?

En artículos anteriores ya hemos hablado en profundidad de estos dos temas, pero vamos a recuperar las definiciones para tener una noción básica y poder seguir leyendo.

La gestión documental se define como “El conjunto de normas y prácticas que se establecen dentro de una organización para almacenar documentos, ordenarlos y poder rescatarlos con facilidad cuando los necesitemos, eliminándolos cuando ya no sea necesario volver a consultarlos.”

Los flujos de trabajo o workflows son “la automatización de los procesos de negocio, es decir, consiste en establecer un orden predeterminado y unas reglas o patrones que los empleados deben seguir para que los documentos, información, actividades y tareas fluyan adecuadamente a través de la empresa, o de uno de sus departamentos, con el objetivo de optimizar recursos y lograr completar un proceso de la forma más eficiente posible.”

Ahora que ya nos hemos puesto en situación, queremos centrarnos en los beneficios que puede aportarte el uso de una herramienta que una la gestión documental y sus flujos de trabajo.

¿Por qué es importante contar con una herramienta de gestión documental que integre los flujos de trabajo de tu empresa?

Cuando se diseñan flujos de trabajo para una empresa deben tenerse en cuenta las fases de intercambio de documentación e información, ya que son básicas para la mayoría de los procesos. Incluirlas en los workflows evitará que nos quedemos encallados en algún punto y se alarguen innecesariamente.

Por lo tanto, el hecho de que estos flujos de trabajo avancen y sean más eficientes a menudo depende de la existencia de herramientas que faciliten la gestión, el intercambio y la revisión documental.

En conclusión, el control de los flujos de información es clave para el funcionamiento de los flujos de trabajo y, en general, el aumento de la productividad de tu empresa.

A continuación, enumeramos algunos de los beneficios que podrías obtener con una herramienta que tuviera en cuenta esta integración.

Beneficios con tus clientes y proveedores

Por un lado, se generarían beneficios que impactarían en tus flujos de trabajo con tus clientes y proveedores, esto es, los procesos de intercambio y recopilación de información con personas externas a tu empresa.

1. Mayor control del estado de todos tus procesos.

Cuando desarrollas muchos procesos a la vez, es necesario ir controlando los documentos e información que has recibido y los que faltan en relación con cada uno de ellos. Tener una herramienta que lo haga de manera automática por ti, supondría un gran ahorro de tiempo (de post-its 😉) y, por lo tanto, una mayor eficiencia.

De este modo, podrías saber de forma automática qué y cuánta información te ha llegado sin necesidad de ir mirando todos los documentos uno a uno.

2. Comunicación más fluida con tus clientes.

Que tus clientes y proveedores puedan contactar contigo, desde la misma solicitud de información, para hacerte comentarios o trasladarte sus dudas a través de un canal integrado en el mismo proceso, facilitaría mucho el entendimiento y la fluidez de la conversación.

Esto te evitaría las llamadas inesperadas y las cadenas de correos cuando no entienden algo o debas contactar con ellos porque algún dato no es correcto.

3. Coordinación simultánea con tus clientes

Poder mantener a tus clientes o proveedores al corriente de tus revisiones de la documentación que van aportando sin necesidad de que les llames o les envíes un correo mejoraría vuestra coordinación y les generaría la seguridad de saber que la información que te proporcionan es correcta o en qué se han equivocado.

Esto ayudaría, sin lugar a duda, a que el proceso se complete con más rapidez.

4. Control detallado de los tiempos de tus procesos

Tener todo integrado en un mismo sistema te permitiría controlar todas las fases de tus procesos y, por lo tanto, el tiempo que tus clientes o proveedores tardan en completarlos. Así, podrías ver que fases de los procesos se retrasan más, analizarlos e ir continuamente mejorándolos para incrementar la productividad.

Beneficios con tu equipo y empresa

Por otro lado, la integración de los workflows y la gestión documental también puede beneficiar a tu equipo y a tu empresa en general, ya que permitiría una mayor coordinación y fluidez en el intercambio de información en los procesos internos de tu empresa. Veámoslo:

5. Mayor coordinación y estandarización de los procesos de tu empresa

Un workflow bien definido en el que las fases de intercambio de información están claras y estandarizadas permite una mayor coordinación y división de tareas en tu equipo. Los documentos que necesitas son más fáciles de conseguir y todos los miembros de tu equipo pueden estar al corriente del estado del proceso, organizándose en función de ello.

6. Comunicación fluida entre personal y departamentos

Esta integración mejoraría las comunicaciones entre los distintos departamentos de la empresa, y entre los propios empleados, consiguiendo que sean más simples, más sencillas y mucho más ágiles. De esta forma, evitarías que la circulación de datos sea caótica y la transmisión de documentación más fluida.

7. Incremento en la eficiencia y la competitividad

Los dos beneficios anteriores, junto con los beneficios de los procesos y la gestión documental de cara a clientes y proveedores, llevarían a tu empresa a un nivel de eficiencia mucho mayor.

Tener acceso a todos los procesos, activos o no, poder controlar su estado, disponer de todos los documentos y poder comunicarte con tu equipo y con tus clientes desde una misma herramienta te permitiría simplificar tu trabajo y hacerlo todo más rápido.

Casos de uso

Puede que viendo los beneficios así listados te interesen y quieras aplicarlo en tu empresa, pero no sepas en qué tipo de procesos podrías hacerlo.

No te preocupes, a continuación, te mostramos algunos ejemplos de casos de uso en los que integrar la gestión y los procesos puede ayudarte.

Departamento administrativo

El departamento de administración debe recopilar, revisar y pedir documentos constantemente, ya sea a personal de la empresa o a terceros, para poder realizar la mayoría de sus tareas.

Esto hace que una buena parte de su tiempo la destinen a contactar con las personas que deben facilitarles la información que necesitan y el tiempo que tienen para hacer el resto de sus funciones se vea reducido.

Con una herramienta que integrara los procesos que deben completar con la gestión de la información que necesitan para hacerlo podrían dedicar más tiempo al resto de actividades.

Por ejemplo, registrar los datos necesarios para facturar a un cliente, mantener el registro de los gastos, tener todos los documentos que reciben ordenados, tener un control sobre las solicitudes de material, etc.

Departamento legal

En el departamento legal es necesario mucho intercambio de información y gestión de documentos legales que, muchas veces, necesitan ser firmados por personas que se encuentran en otras ciudades, o incluso países, y devueltos de nuevo al departamento legal de la empresa.

Esto hace que se genere mucho papeleo y que los plazos para poder gestionar algo sencillo se alarguen al tener que esperar los documentos firmados. Es importante tener una herramienta que facilite el seguimiento de estos procesos de firma e intercambio de documentación.

Por ejemplo, en los procesos de convocatoria, delegaciones de voto y celebraciones de Juntas Generales o la firma de contratos.

También podría usarse la herramienta para recopilar toda la información necesaria para hacer cualquier gestión legal como una ampliación de capital, los datos para la declaración de la renta, datos para el alta de un cliente, etc.

Departamento de recursos humanos

El departamento de recursos humanos gestiona muchos datos sensibles de trabajadores y debe llevar a cabo algunas tareas como, por ejemplo, el alta de nuevos empleados, la firma de contratos o la selección y contratación de personal.

Para llevarlas a cabo necesitan pedir la información personal de muchas personas y disponer de una herramienta de gestión que les permita tener un control de quién les ha respondido, qué datos les han facilitado, qué otros faltan, todo de manera automática y de forma segura, les facilitará mucho el trabajo a todo el departamento.

Departamento de ventas y comercial

Conseguir los datos de tus clientes para la venta de un producto o servicio o para crear colaboraciones con otras empresas no es tarea fácil, siempre debes estar detrás de ellos para que te faciliten la información o te envíen los documentos que necesitas.

Poder automatizar el control de los datos que tienes y los que te faltan, además de poder programar recordatorios para avisar de que aún les falta información que enviar les facilitará el trabajo a los comerciales y, además, tendrán más tiempo para contactar con otras empresas o clientes nuevos.

En Parallel ayudamos a las empresas a gestionar la documentación e información de sus clientes de forma ágil y segura.

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