9 consejos para llevar con éxito una inspección de Hacienda

• ¿Te gustaría saber cómo actuar ante una inspección de Hacienda si te llega una notificación?
• ¿Y que el procedimiento de comprobación acabe sin tener que pagar o pagando poco?

Si has respondido sí a alguna de las dos preguntas anteriores, sigue leyendo los consejos que tenemos para que tengas el control en el procedimiento frente a la Administración tributaria, tanto si eres un asesor fiscal, como si eres el responsable en tu organización.

Los consejos que listo en este artículo me ayudaron a gestionar eficientemente los casos durante mi etapa como fiscalista.

Ya sea de importes pequeños o grandes, pocas veces hay un procedimiento de inspección fácil de gestionar. El proceso de intercambiar documentos e información de un lado a otro siempre está ahí, y además tienes que lidiar con la incertidumbre de lo que te puedan regularizar.

Lo más importante es que tengas controlada siempre la situación y los posibles conceptos e importes que te puedan regularizar los inspectores.

1. Controla los plazos que tienes para responder a Hacienda

Antes de empezar a mirar al detalle lo que te piden y preparar las contestaciones, comprueba cuándo recibiste la notificación de Hacienda. Tienes que controlar siempre el dies a quo, cuándo empieza a computar el plazo, y el dies ad quem, hasta qué fecha tienes para contestar.

Casi siempre te va a faltar tiempo para preparar bien toda la información que necesitas entregar.

Si no puedes ver el día en el que fue notificado en la página web de la AEAT, puedes consultar en la Dirección Electrónica Habilitada. En ella encontrarás más detalles acerca de la notificación.

2. ¿Puedes extender el plazo de contestación a los requerimientos de Hacienda?

La respuesta es sí, por regla general. Y es muy recomendable hacerlo siempre que puedas.

El artículo 91 del Reglamento General de procedimientos de inspección tributaria (Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio) permite a los obligados tributarios extender los plazos de tramitación.

Al hacerlo podrás extender por la mitad del plazo inicialmente fijado siempre y cuando lo presentes tres días antes de la finalización del plazo que se pretende ampliar, de ahí también la importancia de controlar los plazos.

3. Recopila todos los antecedentes de la persona inspeccionada

Cuando ya controlas los tiempos, es momento de prepararse la partida. Para ello, lo primero que deberías hacer es recopilar toda la información relevante relativa al objeto de la inspección y de los períodos objeto de inspección.

Las inspecciones tienen un elevado componente estratégico y esto lo hace muy entretenido. Y, como en todo juego de estrategia, es importante estar preparado y anticiparse a cualquier situación que se pueda presentar.

Es muy importante entender las actividades o el negocio que realiza el contribuyente, ya que cada tipo de actividad puede tener una fiscalidad y unas obligaciones distintas.

En cualquier caso, es imprescindible controlar la fiscalidad de la actividad principal del contribuyente. Después de eso, tendrás que controlar las materias que son habituales en las inspecciones y que trataremos en otro artículo.

a. ¿Sobre qué necesitas prepararte en una inspección?

Necesitarás prepararte para aquello de lo que te están inspeccionando, es decir, el objeto de la inspección. Esto lo encontrarás en la propia notificación.

En una inspección de carácter general lo habitual es que te revisen el Impuesto sobre Sociedades (IS), el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), y las retenciones practicadas en concepto de Impuesto sobre las Rentas de las Personas Físicas (IRPF) e Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR).

Por eso, es importante hacer un checklist y recopilar todos los documentos relevantes para prepararte. Para empezar, te recomendamos que dispongas de estos documentos e información:

1. Modelos de declaración del Impuesto sobre Sociedades (IS)
2. Modelos de declaración del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
3. Modelos de declaración de retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
4. Cuentas anuales
5. Libros registros de IVA
6. Estados contables en PDF y en Excel (para que puedas trabajar con la información fácilmente)

b. ¿De cuántos años o períodos impositivos necesitarás la información para la inspección?

Es recomendable que dispongas de la información de, al menos, los últimos 5 años.

Aunque el plazo general de prescripción en materia tributaria es de 4 años, decimos al menos porque es posible que existan interrupciones en la prescripción, o que pueda ser objeto de inspección un año más, si la cuota no ingresada supera la cifra por la cual se considere que puede haber delito fiscal.

4. Analiza y cuantifica todo aquello que pueda ser cuestionado por Hacienda

Siéntate a analizar (con tu cliente) y calcula desde el principio las posibles contingencias o puntos en los que podría existir controversia con el criterio seguido por parte de la Administración tributaria. Para ello es muy importante que hayas recopilado los antecedentes y las cuestiones importantes de la actividad que comentábamos en el punto anterior.

Esto te permitirá conocer cuál es el potencial impacto de la inspección en tu caja y cuántos recursos puedes o debes dedicar a gestionar el procedimiento.

Al inicio del procedimiento el posible impacto será seguramente un rango de valores. Pero si actualizas los cálculos conforme avanza la inspección, verás que las cifras se van concretando, ya que verás en qué se está fijando la inspección y cómo lo está cuantificando en base a la información que te pide.

5. Consulta el expediente que ponga a disposición la Administración tributaria

En determinadas ocasiones durante el procedimiento podrás tener acceso al expediente que dispone Hacienda para su propuesta de liquidación.

En estos casos es siempre recomendable que descargues el expediente o lo vayas a buscar si no está disponible online. Es importante comprobar que tengas toda la información que tienen los inspectores y no se te ha escapado nada. También puede ser importante para darte cuenta de que si tienes información relevante en tu expediente que la inspección no tiene o no ha detectado.

6. Escribe todas las contestaciones que aportas a Hacienda y mantén una copia

Es muy importante que estés seguro de qué has aportado a Hacienda y qué no, y que guardes una copia de todo ello. Recuerda que para poder controlar la situación primero es necesario saber qué es lo que tienes que controlar.

Algunas prácticas muy recomendables que aprendí en mis primeras inspecciones para tenerlo todo bajo control son:

1. Poner cualquier tipo de contestación por escrito. Las visitas al inspector deben servir únicamente para aclarar o explicar lo que has escrito. No asumas cuestiones que no has podido verificar con el contribuyente. Además, esto te permitirá mantener la coherencia en tus mensajes y evitar contradicciones.
2. Referencia en todos tus documentos de contestación a la diligencia que contestas, y enumera tus respuestas de manera que te permita saber a qué preguntas del requerimiento o diligencia responden. Te facilitaran hacer referencias cruzadas en escritos de contestación posteriores si lo necesitas.
3. Si lo guardas en digital (cosa que deberías hacer a día de hoy), genera un PDF para evitar modificaciones y saber que son los definitivos y entregados. Casi seguro que en algún momento del procedimiento necesitarás consultar la información de nuevo.
4. Incluye una enumeración en el nombre de los documentos y los anexos con el número de cada diligencia o la fecha en formato AAAAMMDD (año, mes y día) para que esté todo ordenado, y utiliza un segundo nivel de enumeración para hacer referencia a las preguntas que contestas.
5. Si se trata de una inspección compleja como, por ejemplo, si involucra a un grupo de sociedades, créate un Excel y apunta en qué documentos hablas de qué conceptos.

En inspecciones complejas en las que surjan muchos puntos de discusión agradecerás tener toda la información ordenada. Créeme.

7. ¿Cómo llevar la relación con los inspectores?

Lo peor que puedes hacer en un procedimiento es generar conflictos de manera agresiva durante el intercambio de información con los inspectores. Eso puede conducirte a una situación que no desearías nunca.

La mejor manera es siempre respetando a las personas que tienes delante, y manteniendo una relación correcta y cordial con los inspectores. Colabora en la medida de lo posible y dentro de tus capacidades y lo razonable.

Una relación correcta con ellos te ayudará a gestionar momentos en los que puede que necesites ayuda de parte de los inspectores como, por ejemplo, que sean más flexibles para mover ciertas fechas por imprevistos que puedas tener.

8. Agenda todas las fechas relevantes en tu calendario

Es importante que tengas el hábito de agendar en el calendario las fechas en las que tienes que entregar los documentos y te programes recordatorios para no olvidarte.

Del mismo modo, trata de tener las respuestas preparadas con tiempo y no para justo antes de entregarlas a la inspección. Así podrás revisa tus respuestas una vez más, o revisarlo con tu cliente. Para ello, agéndatelo también. Es recomendable que tengas días suficientes como para prepararte otra respuesta si fuera necesario.

Si tu caso es muy complejo, recuerda que Hacienda tiene un plazo límite para llevar a cabo las actuaciones inspectoras. Transcurrido ese plazo el procedimiento caducará y tendrán que iniciar otro procedimiento para poder emitir una propuesta de liquidación.

Esto es especialmente importante en los casos en los que la prescripción puede jugar a tu favor, ya que tienes contingencias significativas en los períodos más antiguos.

Ahora, si eres tú quien se columpia, los inspectores también pueden ganar tiempo gracias a las dilaciones indebidas. Por eso, controla y gestiona bien los tiempos en los que entregas la información.

9. Prepárate siempre para lo peor

Una inspección de Hacienda no debería ser un problema, se trata de un proceso en el que comprobarán si lo que has hecho es correcto en aplicación de sus criterios. No obstante, podemos sentir cierto miedo debido a la incertidumbre que nos genera al pensar si lo hemos hecho bien o mal.

Si has detectado posibles contingencias relevantes, o cuestiones en las que Hacienda está adoptando un criterio distinto al que has aplicado tú o tu cliente, prepáratelas estudiando los criterios y piensa en la justificación del criterio que utilizaste en su día.

Muchas veces no se trata de blanco o negro, si no una cuestión de criterio. Ahora bien, es necesario que te mantengas al día de los criterios fiscales de la Dirección General de Tributos y de las distintas Administraciones tributarias.

Acuérdate de tener en cuenta que los criterios cambian y evolucionan. Lo que hiciste en su día podía estar bien conforme al criterio de ese momento. Si es así, defiéndelo.

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