Cómo poner a la organización de tu parte para incorporar soluciones legaltech en tus procesos

En el artículo anterior, veíamos la checklist de elementos clave que debes tener en cuenta a la hora de evaluar implementar una herramienta LegalTech. En este viaje, lo normal es que tengamos que justificar el presupuesto de la inversión ante la dirección y otras partes interesadas.

Esto supone un desafío con el que muchos General Counsels/Heads of Legal se están topando: argumentar bien el porqué de la inversión en LegalTech.

Vamos a ver cómo puedes limar las fricciones, saltar los obstáculos y, en definitiva, convencer a negocio de la aprobación del presupuesto.

1. Verifica la necesidad mediante conversaciones

Comparte la necesidad que has identificado, los problemas que quieres/queréis resolver con jefes de otros departamentos, pero NO les hables de la solución todavía.

Primero tiene que calar el sentimiento de necesidad, es probable que algunos de estos retos sean compartidos por equipos de ventas, operaciones o recursos humanos, entre otros. que también podrían beneficiarse del software; también, te será de gran ayuda recopilar testimonios internos y externos sobre los desafíos actuales y el impacto positivo que puede generar la herramienta. Esto ayudará a reforzar tu argumento y a demostrar que el software es una solución viable.

Este proceso puede durar varias semanas hasta que el problema/reto se haga evidente y, además, te servirá para recoger feedback de parte de otros equipos a través de conversaciones más o menos formales, como lo prefieras plantear.

2. Ahora sí, prepara la presentación

Después de hacer evidente la necesidad y de recoger otros testimonios que te han servido de ayuda, es el momento de preparar una presentación persuasiva que se centre en el problema.

Primera parte de la presentación - Radiografía del estado actual:

• Destaca el/los problema/s de tu equipo legal uno por uno.
• Haz lo mismo con los problemas del resto de equipos interesados. Siempre habrá vínculos directos o indirectos.
• Intenta pensar también en el largo plazo. ¿Cómo pueden afectar estos problemas en un año? ¿Y en tres? Por ejemplo: perderemos una ventaja competitiva, aumentaremos el riesgo de posibles sanciones, tendremos problemas para escalar el equipo…
• Puedes destapar testimonios anónimos o métricas concretas para respaldar lo que estás contando.

Segunda parte de la presentación - Introducción de las soluciones y beneficios:

• Habla de las soluciones que has buscado a los problemas mencionados.
• Pon en relevancia las métricas que se verán favorecidas.
• Presenta casos de éxito de otras empresas, si son de tu sector mejor. Deberías haber hablado previamente con ellas para entender de primera mano los beneficios que han obtenido.
• Aunque tengas en mente una solución ganadora, evita mencionarla, ya que el foco ahora está en la solución al problema.

Tercera parte de la presentación - Presentación de las herramientas específicas:

• Presenta de un vistazo las herramientas que has valorado y que se orientan a resolver el problema/s que estáis tratando. Comenta los factores que te han llevado a decantarte por una u otra.
• Habla de la escalabilidad de la herramienta. Demuestra cómo la herramienta se adaptaría al crecimiento y necesidades cambiantes de la organización.
• Repasa también las ventajas secundarias que te ofrece la herramienta. Como siempre, piensa en ventajas a nivel de toda la organización, no solo tu equipo legal.

Cuarta parte de la presentación - Presentación de la inversión y diálogo abierto:

• Presentación del presupuesto: evita las palabras “gasto” o “precio”, utiliza mejor “inversión”.
• Es el momento de resolver las dudas y de volver atrás en la presentación para revisar de nuevo algunos aspectos. Anota las preguntas que no sepas responder y que tendrás que cotejar con el proveedor.
• Ten preparado un plan de implementación global, no detallado, por si las opiniones son favorables y existen dudas respecto a este punto. Seguramente el proveedor de la herramienta te ofrezca esta presentación o esquema sin problemas.
• Sal de la presentación con algo: una nueva reunión para ver una demostración del producto (demo), una prueba piloto, una fecha en la que abordar el tema…

3. La importancia de la demo de la herramienta

En el proceso de evaluación, tiene sentido que ya hayas hecho una primera demo general junto al proveedor de la herramienta, o que tú mismo la hayas probado por cuenta propia. La dirección y los stakeholders directos probablemente deseen ver una comprobación (demo) del funcionamiento de la herramienta. ¿Cómo debe ser esta demo?

• Primero, debes/debéis preparar una checklist de requisitos concretos que buscáis que tenga la herramienta para hacer una evaluación de la solución a consciencia durante la demo.
• Debe replicar de manera fiel el caso de uso por la que estáis valorando contratar la herramienta. Es decir, debe ser lo más personalizada posible.
• Debe reflejar la experiencia de los diferentes usuarios principales.
• Se debe hablar de aspectos de seguridad, de integraciones, de cómo será el soporte recibido si decidís contratarla…
• Es conveniente hablar de nuevo de algunos casos de éxito de vuestro sector. Aunque ya los conozcáis, podéis recibir nueva información.

4. Planifica la negociación

Has conseguido convencer a la dirección, pero quizás todavía necesites pulir algunos flecos relacionados con el precio de la herramienta legal. Este paso no puede estar expuesto al azar y, aunque no tengas muy desarrolladas tus habilidades de negociación, puedes diseñar un plan de tenga en cuenta algunas de estas propuestas:

1. El consejo más importante si el presupuesto es un problema y no tenéis tan claro los beneficios que os puede reportar la herramienta: solicita un proyecto piloto.
2. Investiga precios de mercado: Comprende lo que otros proveedores cobran por servicios similares y “apaláncate” en este conocimiento para bajar el precio del servicio.
3. Muestra compromiso a largo plazo: Si estás dispuesto a comprometerte a un contrato a largo plazo, seguro tendrás más poder de negociación para bajar el precio.
4. Busca flexibilidad en el pago: Modelo de precios escalonados o descuentos por los primeros meses de uso, pagos por plazos o pago anticipado (valora lo que os conviene), descuento por traer una cuenta filial o socio…
5. Usa la técnica del “primer movimiento”: Sé el primero en hacer una oferta para establecer un punto de anclaje. Asegúrate de que tu primer movimiento está basado en una investigación de mercado razonable y en tu margen de beneficio deseado. Define un rango de negociación alrededor del anclaje y muévete dentro de ese rango.
6. Define tu “punto de no retorno”, que será el mínimo aceptable para ti.
7. Valora junto a tus stakeholders opciones de financiamiento externas, como subvenciones, o asociaciones estratégicas que puedan respaldar la implementación del proyecto.
8. Extra*: No tengas miedo de rechazar la oferta si no satisface tus necesidades, siempre hay alternativas. Además, podría ser un punto de inflexión para que el proveedor te ofrezca unos términos más favorables.

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