¿Qué es un flujo de trabajo (workflow) y para qué sirve?

En el día a día de las empresas hay muchos procesos que se deben completar para que los productos o servicios que ofrecen salgan adelante cumpliendo con las expectativas de los clientes.

Para conseguirlo, las empresas deben adoptar metodologías que les permitan llevarlos a cabo de la forma más eficiente posible, con una coordinación adecuada entre todo el personal implicado.

Hay varias técnicas destinadas a este fin; la más utilizada, que aplican miles de empresas en la actualidad, es la implementación de flujos de trabajo (en inglés, workflows), ya que, aplicados correctamente, son una de las maneras más fiables y eficaces para conseguir resultados excelentes.

Pero, ¿qué es un workflow? ¿Cómo pueden ayudar a mi empresa a ser más eficiente y mejorar la consecución de tareas y objetivos? ¿Un workflow y un proceso de negocio son lo mismo?  Nosotros también hemos oído hablar de flujos de trabajo y workflows en anteriores ocasiones, pero con explicaciones técnicas y complicadas. Por eso en las próximas líneas hemos querido explicarte en palabras llanas y detalladamente qué son, cómo puedes implementarlos y de qué manera te van a beneficiar.

¿Qué es un flujo de trabajo o workflow?

Un flujo de trabajo o workflow se define como la automatización de los procesos de negocio.

Es decir, consiste en establecer un orden predeterminado y unas reglas o patrones que los empleados deben seguir para que los documentos, información, actividades y tareas fluyan adecuadamente a través de la empresa, o de uno de sus departamentos, con el objetivo de optimizar recursos y lograr completar un proceso de la forma más eficiente posible.

En palabras llanas, es una técnica consistente en definir de antemano una secuencia de pasos que deben realizarse en una empresa para completar un proceso concreto, desde su inicio hasta su finalización, conectando a los empleados indicados y coordinando cómo deben hacerlo.

Para ponerlo fácil, podrías pensar en el método que utilizas para lograr terminar tus actividades, desde una lista de quehaceres semanales hasta un proyecto más exhaustivo como reforma de tu salón. De hecho, probablemente aplicas flujos de trabajo en tu vida cotidiana sin darte cuenta. Por ejemplo, cuando tienes muchos recados por hacer en una sola tarde y planificas cual es la mejor manera de llevarlos a cabo (teniendo en cuenta la ruta, los horarios y el orden de prioridad), implicando a los miembros de tu familia que haga falta.

Es importante hacer dos aclaraciones respecto la definición de flujos de trabajo o workflows, que te ayudará a entenderlos:

• La automatización de procesos de negocio no implica necesariamente su digitalización o el uso de herramientas tecnológicas. Sin embargo, debido al orden rígido que imponen los workflows, muchas de las actividades que deben llevarse a cabo en su transcurso pueden ser informatizadas. Hoy en día, introducir herramientas digitales en el diseño de tus workflows puede incrementar exponencialmente la eficiencia en su ejecución. De hecho, definir y aplicar de forma correcta los workflows es clave para poder aplicar sistemas de software en aquellas etapas repetitivas que consumen más tiempo a los profesionales.

• Un flujo de trabajo o workflow no es lo mismo que un proceso de negocio. Un proceso es una secuencia de tareas, el flujo de trabajo es una manera de hacer que esa secuencia sea más productiva y eficiente. Es decir, el proceso es algo que puede existir de forma natural y se puede conducir intuitivamente, un flujo de trabajo se analiza, planifica, diseña y automatiza conscientemente y con objetivos bien definidos.

¿Cómo puedes crear un workflow?

Antes de diseñar un workflow debes identificar el proceso de negocio que quieres optimizar y las necesidades de mejora que presenta, el valor que aporta a la empresa y los objetivos que a nivel de empresa se consiguen con él. Además, también debes tener en como interactúa con otros flujos de trabajo de tu empresa.

Para ello, es esencial que te hagas tres preguntas fundamentales:

• ¿Quiénes? Responder esta pregunta nos permite identificar los participantes, sean empleados o herramientas tecnológicas, que completan las diferentes tareas de del proceso.
• ¿Qué hacen? Esta pregunta nos obliga a identificar todas las tareas que son relevantes para la consecución del objetivo del proceso.
• ¿Sobre qué información? Este último interrogante, nos ayuda a definir los datos y documentos relevantes que los participantes necesitan para completar sus tareas.

Para ello, es muy útil realizar un diagrama del proceso, es decir, plasmar los elementos identificados con estas preguntas en una representación gráfica que seguirá cada instancia del proceso,  especificando quién debe completar cada una. En Parallel usamos herramientas como draw.io o swimlanes.io para ayudar a nuestros clientes a dibujar sus procesos y ver qué pasos pueden automatizarse con ayuda de nuestro software.

Una vez realizado este análisis, en función de las necesidades que hayas detectado, deberás evaluar las distintas alternativas de actuación y decidir las que mejor se adapten a tu proceso y a tu empresa.

Cuando lo implementes, es importante que evalúes si el workflow que has diseñado ha mejorado la consecución de los objetivos deseados y, si es necesario, efectúa los ajustes oportunos hasta obtener un resultado óptimo.

¿Cuáles son las principales ventajas de implementar workflows?

Si aún no tienes claras las ventajas que puede proporcionar a tu empresa el diseño de workflows y la automatización de procesos, a continuación, te numeramos las principales ventajas:

1. Mejorarán las comunicaciones entre los distintos departamentos de la empresa, y entre los propios empleados, consiguiendo que sean más simples, más sencillas, mucho más ágiles. De esta forma, evitarás que la circulación de datos sea caótica y la transmisión de documentación más fluida.
2. El intercambio de información y documentación con los clientes se desarrollará de forma mucho más estructurada y centralizada. Si hasta el momento utilizabas únicamente el correo electrónico o formularios online tradicionales, el uso de herramientas especializadas mejorará la experiencia y aportará mayores medidas de seguridad.
3. Mejorarás la atención de tus clientes, que percibirán el incremento de coordinación y eficiencia interna.
4. La división de las tareas diarias y responsabilidades entre tus empleados será mucho más clara para todos los que configuran la empresa. Gracias a esta división del trabajo, aumentará la efectividad global del conjunto empresarial, pues se evitarán duplicidades, ineficiencias y facilitará el seguimiento de los procesos de negocio. También reducirás la frustración que tus empleados puedan sentir al entender perfectamente el funcionamiento de los procesos de los que forman parte y la importancia del trabajo que desempeñan en el transcurso de estos.
5. Ahorrarás tiempo y, por lo tanto, costes. Lo que repercute en una gran mejora en la productividad.
6. Podrás coordinar los flujos de trabajo que diseñes entre ellos, haciendo encajar los engranajes de los procesos de negocio de tu empresa.
7. Facilitarás el proceso interno de toma de decisiones, pues aquellas personas de la organización que deban tomarlas tendrán mucho más claro su papel y podrán medir con más facilidad su impacto.

En definitiva, mediante un flujo de trabajo se conecta a todos los empleados de la empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella, estableciendo un orden que mejora la producción y corrige los vicios y errores que se arrastran de procesos anteriores obsoletos.

La importancia de la gestión documental en el diseño de tus workflows

Como hemos podido ver, los flujos de trabajo se pueden aplicar a todo tipo de áreas y procesos y, hoy en día, su correcta definición, implementación, seguimiento y evaluación son la base del buen funcionamiento de las empresas.

Sin embargo, en la mayoría de ellas te encontrarás con un elemento en común: se generan muchos documentos. Es decir, desde que se inicia un proceso hasta que este ha sido completado, las partes implicadas intercambian grandes cantidades de información y documentación; comunicaciones con el cliente, circulares internas, datos de rendimiento, facturas, recibos, tasas, trámites legales.

En estos intercambios, los profesionales invierten gran cantidad de horas y a menudo, en esta fase, el proceso se encalla o ralentiza, sin que tus empleados puedan hacer nada al respecto. De hecho, es muy habitual que, desde el primer momento, solo para que el proceso pueda iniciarse, tus empleados necesiten pedir cierta información y listados de documentación.

Por lo tanto, un aspecto crucial en el diseño de los workflows de tu empresa es conseguir una correcta gestión documental. Aplicar una herramienta de gestión documental que optimice las fases de tus procesos que conllevan un intercambio de información y documentación importante es esencial para diseñar un workflow que funcione.

La integración de una herramienta en los workflows que te facilite:

• pedir la información que necesitas durante el proceso,
• hacer seguimiento del estado de esta información o documentación,
• ir revisando la información a medida que te llega para minimizar los errores en el intercambio,
• programar recordatorios automáticos que persigan la documentación por ti, y
• compartir la documentación con personas de tu equipo.

Todo ello, organizado en función de los workflows de tu empresa y centralizado en un único lugar para coordinar el trabajo de los diferentes participantes: te facilitará mucho la vida.

Además, una herramienta de este tipo, te permitirá medir de forma objetiva el tiempo invertido en la fase de recopilación de información y documentación de cualquier workflow. Esta medida es esencial para el cálculo de los timings de los procesos de tu empresa y aporta mayor precisión a tus servicios.

¿Te resultaría útil enviar recordatorios automáticos para perseguir los documentos, de modo que puedas recibir los comentarios a tiempo? ¿Necesitas recoger las firmas digitales de varias partes o controlar en qué punto del proceso de revisión se encuentra un documento?

Por suerte existe un software especializado y adaptado a las características de tu empresa que te permitirá optimizar su gestión documental y el intercambio de información y documentación interna y con clientes, cumpliendo todas las características anteriores: Parallel.

Si quieres saber cómo podemos ayudarte a aplicar flujos de trabajo o workflows a los procesos de tu negocio, prueba nuestra plataforma de forma gratuita o, si lo prefieres, puedes contactar con nosotros a través de este enlace para comentar tu caso o resolver tus dudas. ¡Estaremos encantados de hablar contigo!