Cambiando de herramienta de PBC: 5 tips para gestionar el cambio
Para liderar un proyecto de cambio de tecnología, dentro del área de PBC, necesitas la voluntad de las partes interesadas y el respaldo de la dirección.
Asumamos que hemos logrado hacer este trabajo, de hecho, el contrato con el proveedor ya está firmado, el proyecto despega. 🚀
¿Qué debes tener en cuenta como responsable del proyecto?
Veamos 5 buenas prácticas para abordar este cambio de herramienta:
1. Trabaja en un calendario realista
En la mayoría de casos, el proveedor os ofrecerá un calendario optimista con acciones y reuniones importantes para dar los primeros pasos dentro de la herramienta.
Como Project Manager, debes moldear estos plazos e hitos a la realidad de tu organización adaptándolos a vuestro nivel de agilidad. ⚡️🐢
Esto NO significa:
- Que decidas estos plazos de forma unilateral. Genera propuestas y escucha las sugerencias de las partes interesadas.
- Que el calendario sea tan flexible, que se pierda el compromiso de los equipos y la sensación de necesidad por aprender la nueva herramienta.
2. Define las métricas con la que verificar el éxito del cambio
Algunas de ellas quizás tengan que ver con la frecuencia de uso por parte de sus usuarios, y otras con el rendimiento que nos genera el nuevo sistema. 📊
Para una solución de PBC y monitoreo de transacciones, podríamos fijarnos en dos métricas, por ejemplo:
- Para evaluar el rendimiento: "Tiempo de procesamiento de alertas de operaciones sospechosas, desde la señal, hasta la resolución".
- Para evaluar la adopción: "Daily Active Users (DAU)".
Sin embargo, una métrica como "DAU" se aplicaría erróneamente para evaluar una herramienta que no se utiliza todos los días, por ejemplo, una plataforma de formación para temas de cumplimiento regulatorio.
3. Pon en práctica el Efecto Pigmalión
Mantén altas expectativas sobre un grupo de usuarios, llevando un seguimiento más cercano, para que acaben siendo tus aliados del cambio.
El Efecto Pigmalión consiste en lograr un resultado retador por parte de alguien sobre quien previamente has fijado altas expectativas. 💪
Es como generar una influencia en alguien para que alcance resultados positivos que, en este caso, a ti también te interesan como responsable del proyecto.
4. Involucra a todos en el cambio
Que tengas tus aliados, tampoco te asegura el éxito de nada, involucra a todos en la planificación y primeras fases del proyecto.
Nuestra experiencia nos dice que las personas abrazan mejor el cambio cuanto más partícipes se sienten, todo el feedback que puedas recibir durante las primeras semanas, será valioso para seguir ajustando el cambio y verificar si la nueva herramienta de PBC está preparada para satisfacer o no todos los escenarios posibles.
5. Ponte creativo para incentivar el uso
El proyecto está en marcha y sus objetivos se reducen a dos:
- Que todo el mundo que tiene que utilizar la herramienta, la utilice. 💻
- Que la herramienta se utilice bien, sin incidencias y exprimiendo su valor. 👍
Algunas buenas prácticas que puedes seguir para incentivar una adopción correcta, son:
- Grabar y compartir las sesiones de soporte/formación que ofrece el proveedor.
- Dibujar y documentar procesos para estandarizar la manera en que se abordan (también se puede grabar)
- Redacta respuestas y soluciones a dudas comunes que están surgiendo (también se puede grabar).
- Comunica los hitos conseguidos y buenas prácticas, tanto a nivel colectivo, como a nivel individual (méritos individuales). Orienta los mensajes a la motivación y compromiso de todos.
- Puedes gamificar algunos aspectos relacionados con el uso de la herramienta, ofreciendo recompensas.
- Ejemplo creativo: El usuario que mejor NPS interno obtenga al final del trimestre, recibirá un bono para dos masajes. 💆
Conoce cómo, desde Parallel, guiamos a nuestros nuevos usuarios a implementar nuestra solución de Prevención de Blanqueo de Capitales.
Y tú, ¿qué otra recomendación añadirías para planificar y abordar un cambio de tecnología?
