¿Cómo optimizar el proceso de venta o alquiler de un inmueble?

El sector inmobiliario tiene características propias que requieren de un proceso de venta diferente al del resto de los sectores.

Alguien que quiere comprar o alquilar una casa, no pasa por las mismas fases que aquel que desea adquirir otros productos. El proceso de compra o alquiler de un inmueble es más analítica y estructurada, pues las consecuencias de esta decisión para una persona son mucho más permanentes a nivel vital y trascendentes a nivel económico.

Los profesionales del sector inmobiliario deben tener esto muy claro y responder a esta necesidad con una planificación del proceso de venta igual de organizada.

Por lo tanto, estructurar detalladamente cual es el proceso de venta de un inmueble desde que se capta, hasta que firma la compraventa ante notario o se formaliza un contrato de alquiler, es un ejercicio fundamental en un sector como el inmobiliario.

Este ejercicio ha demostrado ser muy eficaz para que el agente adquiera una visión en conjunto de lo que necesita hacer para dar salida al inmueble de forma eficiente y detectar aquellas fases del proceso que se deben mejorar (por ejemplo, los que llamamos “cuellos de botella”), optimizarlas y obtener mejores resultados.

Hoy queremos dibujar este proceso contigo para ganar conciencia de lo que implica cada una de las fases y darte algún consejo de optimización.

¿Y ya está? ¡No! Este es solo el primer artículo de toda una serie con la que te acompañaremos en este proceso, ayudándote a reflexionar sobre nuevas maneras de mejorar, dándote consejos que hemos ido recopilando de nuestros clientes, así como material interesante para que no tengas que dedicar horas y horas a su búsqueda. ¡Nosotros nos encargamos! Aquí empieza.

Proceso de venta o alquiler de un inmueble: ¿Cuál es?

Podemos decir que el proceso de venta inmobiliaria (en el que incluimos el del alquiler, con ciertos matices) consta de 4 grandes fases, que, a su vez, se pueden dividir en otros pequeños pasos: la captación de activos, las publicaciones y promoción, la gestión de interesados y la formalización de las operaciones.

Veamos cada una de ellas por separado.

1. Captar inmuebles

Es la parte más complicada: sin inmuebles, no hay ventas ni alquileres. Aquí el acertijo del huevo y la gallina se soluciona bastante rápido.

Sin embargo, la captación de inmuebles no se soluciona con tanta facilidad, es un proceso largo, con mucha competitividad y pocas oportunidades. Para optimizarlo y no dejar que se te escape, sigue nuestros consejos.

Todo agente necesita tener una estrategia de captación que indique qué tipo de inmuebles captar (características, zona, etc.) para focalizar esfuerzos.

Seguidamente debes establecer un plan promocional de la agencia para conseguir que los propietarios acudan, por cuenta propia o una vez has contactado con ellos, ofreciendo sus inmuebles.

Una vez los propietarios se pongan en contacto contigo para encargarte la gestión de su inmueble, el primer paso es establecer el valor de mercado del inmueble de la manera más precisa posible, ya que, si se capta uno sobrevalorado o en unas condiciones no aceptables, difícilmente se podrá vender. Para hacerlo, se puede recurrir a entidades especializadas en la tasación de inmuebles o, incluso, se puede probar en plataformas online de tasación de inmuebles.

Además, sería ventajoso tener una buena estrategia de visita, un plan de actuación durante la visita del inmueble que incremente al máximo las posibilidades de que el propietario confíe en ti y se convierta en cliente. Por ejemplo, es una buena estrategia tener decidido previamente cómo visitarlo, qué preguntas hacer al propietario, cómo inspeccionarlo, qué documentación solicitar y, sobretodo, cómo informar, de forma transparente y simple, sobre las condiciones que regularán la posible captación.

Si se acuerda este último punto, debes conseguir firmar el mandato de intermediación, ya sea en exclusiva o sin.

En un artículo anterior de nuestro blog, profundizamos en esta fase del proceso de venta, hablamos sobre el mandato de mediación y, recopilamos 5 de los mejores consejos que nos han dado nuestros clientes del sector para conseguir que el proceso de captación sea eficiente y eficaz (¡que no es lo mismo!), acabando con la firma del mandato en el menor tiempo posible.

Por último, puedes contemplar la posibilidad de participar en asociaciones de inmobiliarias o redes de franquicias que suponen un buen soporte para la captación de inmuebles.

2. Publicaciones y promoción

Una vez tienes un inmueble en cartera es el momento de promocionarlo. Para ello, es importante parar, dibujar el proceso de venta o alquiler y definir un buen plan de marketing. Este punto es donde la tecnología puede ayudarte mucho.

Para que este sea efectivo, es esencial tener en cuenta cuál es el público objetivo de cada inmueble y, en función de ello, adaptar tu plan a cada proceso de venta. Esta fase no es tan fácil como parece, si defines mal al comprador objetivo, vas a tardar más en vender el inmueble, es un hecho.

Previamente, y en todos los casos, es indispensable disponer de buenas fotos o vídeos. Las imágenes serán la primera toma de contacto de los potenciales compradores y uno de los principales factores que determinarán su interés. En este ámbito, hay fotógrafos y profesionales de home-staging que hacen una gran labor para sacarle el máximo partido.

Además, las imágenes se deben acompañar de un texto descriptivo que hay que cuidar. No hay que poner demasiado, es mejor ser claro y conciso para no perder el interés del posible comprador. Aquí se debe echar mano del copywriting inmobiliario.

Una vez definido lo anterior, debes elegir los canales de promoción de tu plan de marketing que, sin lugar a duda, hoy en día son principalmente digitales. Pregúntate, ¿en qué portales debo publicar el inmueble? (¡porque no solo de Idealista vive el hombre!). Como hemos adelantado, en función del tipo de inmueble y al público al que vaya dirigida la venta, te convendrán unos canales u otros, o unas plataformas u otras.

Por otro lado, y de forma genérica, pero no específica para un inmueble, recomendamos implementar estrategias de marketing digital desde un enfoque inbound.

Empleando este enfoque, conseguirás darte a conocer, atraer posibles compradores e incrementar las ventas de tu inmobiliaria en general. Además, podrás agregar valor a tu público objetivo más allá del acompañamiento en el proceso de compra o venta.

Todos los factores anteriores en conjunto te ayudarán a diferenciarte y destacar por encima de los demás.

3. Gestión de interesados

Enseñar un piso requiere una inversión de tiempo por parte del agente, lo cual se traduce en dinero tanto para el como para la inmobiliaria, y del interesado. Por eso, en el momento en que empiezas a recibir noticias de posibles compradores y arrendatarios debes preguntarte ¿qué puedo hacer para optimizar esta fase y tratar que los interesados sean realmente posibles compradores del inmueble?

La primera respuesta es evidente, debes tener preparadas unas preguntas para filtrar, no solo para ahorrar tiempo como agencia sino para prestar un mejor servicio a tus posibles clientes, saber lo que buscan y, en su caso, poder ofrecerles el tipo de inmueble más adecuado para sus necesidades.

En este momento, cada agencia tiene que valorar el coste de oportunidad de solicitar cierta información o documentación para calificar a los interesados. Una solicitud inicial muy incisiva puede alejarlos, pero, al mismo tiempo, te permitirá hacer una clasificación mucho más precisa. Para hacerlo bien es importante explicar de forma adecuada a los interesados el motivo por el cual se les pide cada dato y los beneficios que les aportarán en el proceso de compra.

También puedes optimizar esta fase teniendo preparada la información que vas a enviar a los interesados, fotos adicionales, vídeos o planos que te ayudarán aún más a filtrar antes de llevar a cabo alguna visita.

Para la fase de gestión de posibles clientes también es esencial tener un buen CRM, un programa que te ayude a gestionar las relaciones con ellos, calificarlos y seguir las interacciones que llevas a cabo.

Una vez seleccionados los leads cualificados para la venta, es hora de gestionar las visitas. Para ello, es importante preparar un protocolo para mostrar la vivienda. En él, debes incluir una gestión hábil de las hojas de visitas, una herramienta que puede ser extremadamente útil en el proceso de venta, pero, respecto la cual, es importante conocer los límites jurídicos.

Por último, una manera de reducir el coste del agente dedicado a visitas, hoy en día, y más a raíz de la pandemia, es mediante las plataformas que se dedican a ofrecer servicios de tours virtuales de los inmuebles.

4. Negociación y formalización de la operación

Una vez visitado el inmueble, si el cliente decide comprar o alquilar, ¿qué debes hacer? En este caso debes recopilar la documentación a aportar por el propietario y por el posible adquiriente. Puede que hayas obtenido parte de esta información de fases anteriores, tenlo en cuenta.

Al tomar esta decisión, normalmente los interesados dan pie a algún tipo de negociación sobre las condiciones de la transacción, entre ellas, principalmente el precio.

Sin embargo, además del precio, hay otros factores importantes en una negociación. Conocer cuáles son importantes para el comprador y ceder en alguno de ellos puede significar un beneficio en uno de los que son importantes para el vendedor. En esta situación, tú eres el mediador que vela por el éxito de la operación y el primer interesado en que ambas partes salgan satisfechas.

En el caso de una compraventa, cuando el potencial comprador quiere negociar, el primer documento legal que se formalizará es una oferta de compra que el vendedor puede aceptar, o no.

Si el precio ya está acordado, o se trata de una operación de alquiler, normalmente el primer contrato que se firma es el de reserva del inmueble. No debe confundirse este contrato con el de arras, que también es previo a la formalización del contrato de compraventa.

Estos documentos legales llegan al principio del proceso jurídico de la venta o el alquiler. Son contratos privados, previos a la transacción inmobiliaria y tienen una duración al cabo de la cual, el acuerdo es caduco. Sus diferencias residen en las obligaciones de las partes y las condiciones de ruptura de los compromisos definidos, pero especificar cuáles son correspondería a otro artículo del blog. Además, la normativa autonómica puede incidir en las condiciones de algunos de ellos.

Finalmente, llega el momento de formalizar la transacción, es decir, firmar el contrato de compraventa o alquiler del inmueble. En esta fase, el procedimiento cambia bastante en función del tipo de operación.

Pero antes, se requiere un intercambio de información muy importante, pues la normativa exige que tanto comprador como vendedor proporcionen cierta documentación para poder formalizar la transacción. Automatizar esta fase para evitar cadenas de correos infinitas es esencial para que la operación llegue a buen puerto.

Cuando se trata de un contrato de alquiler, es suficiente con la firma de un contrato privado, que, para agilizarlo, cada vez es más común que se digitalice y se firme electrónicamente.

En cambio, aunque el contrato de compraventa también puede ser firmado en el ámbito privado, para proteger la transacción y que tenga efectos sobre cualquier otra parte (diferente a propietario y comprador), debe ser formalizado mediante una escritura pública notarial.

Como inciso, puntualizar que, en muchas ocasiones, el proceso de las agencias no acaba aquí, pues en muchas ocasiones se requieren servicios de post-venta, como la gestión del traslado de titularidad de los suministros, o de gestión del alquiler. Si la transacción ha sido satisfactoria para tu cliente, lo más probable es que confíe en ti para ello.

Si tu inmobiliaria no quiere asumir estos trámites, hoy en día han surgido empresas digitales que se encargan, como son Qlip, Okify o Papernest.

Además, no cabe olvidar que una operación siempre puede llevar a otras operaciones, con lo que interesa mantener el contacto con ambas partes de la transacción.

¿Y cómo puedo optimizar este proceso?

Un proceso de venta inmobiliaria planificado te permite identificar cada una de las actividades que deben desarrollarse y los documentos a utilizarse en cada fase de este, así como diagnosticar y corregir deficiencias en cada etapa.

Sin embargo, el manejo de todas las actividades, información y documentación de cada parte del proceso puede convertirse en una labor complicada para los agentes, ocasionando que tu empresa pueda perder eficiencia y lo más importante: oportunidades de venta.

Nuestros clientes nos han confirmado que los comerciales dedican aproximadamente un 50% a tareas administrativas y legales.

Es por eso que recomendamos que gestiones las diferentes fases de tu proceso de ventas a través de sistemas que te permitan automatizar actividades como la captación, la gestión de oportunidades de negocio, el intercambio de información, generación de contratos y seguimiento de documentación. ¡Digitalízate!

Gracias a Parallel, los agentes de nuestros clientes pasan a dedicar únicamente un 10% de su tiempo a tareas burocráticas, ganando un 40% en productividad.

Si estás interesado en agilizar tus procesos inmobiliarios reduciendo el papeleo y acelerando el cierre de operaciones, puedes probar nuestra plataforma de forma gratuita. Si lo prefieres, puedes contactar con nosotros para hablar y resolver cualquier duda que tengas. ¡Estaremos encantados!