Definir procesos en el ámbito Legal: guía práctica

El 99% de las veces damos por definidos nuestros procesos y flujos de trabajo y apenas nos detenemos a juzgar realmente su rendimiento y proponer mejoras.

Y esto es todavía más habitual en organizaciones en crecimiento. El error en el día a día de una gran compañía se da por sentado, ya que su impacto es ínfimo en la cuenta de resultados y es tratado como una cuestión menor.

Pero la realidad es que a nadie le gusta trabajar con errores encima de la mesa -propios o ajenos-, ya que esto no nos dignifica como profesionales. Esto aplica a cualquier equipo o departamento, pero hoy nos centraremos en los diferentes equipos legales. ⚖️

Tareas vs. Procesos: cambio de enfoque 🔍

Trabajamos constantemente en procesos aunque no lo hagamos plenamente consciente. Está muy bien comenzar el día con nuestra lista de tareas encima del escritorio, pero si no visualizamos esta checklist de tareas dentro de un proceso global donde intervienen diferentes personas, la probabilidad de que algún eslabón falle, seguirá siendo alta. ⚠️

Por ejemplo, cuando necesitemos dar de alta a un nuevo proveedor, deberemos emitir y firmar un NDA (non-disclosure agreements). A partir de aquí, se desarrolla un proceso que podría ser el siguiente a grosso modo:

1. Adaptamos el NDA según el caso solicitado.
2. Compartimos el NDA al solicitante y otras partes interesadas.
3. Recibimos de vuelta el NDA firmado o recibimos feedback para re-adaptarlo.
4. Una vez firmado, tenemos que almacenarlo y clasificarlo correctamente.

6 ventajas clave de definir procesos en el ámbito legal ✅

Antes de ponernos con el cómo, tenemos que ver el porqué de definir procesos en equipos legales. Estas son las 6 ventajas clave de definir procesos de equipo que hemos identificado:

1. 🔦 Camino común. “Todos los caminos llevan a Roma”, pero si cada uno escoge un camino distinto, estaremos fallando en los plazos y/o estándares de calidad, lo cual es fundamental en cualquier equipo legal.
2. 🔍 Detección de errores. Cuando tenemos el control del proceso -hay claridad-, es más sencillo abordar errores en las tareas como una mala clasificación de documentos, por ejemplo.
3. ⚡ ️Rápida incorporación y formación. Si cada miembro del equipo es capaz de explicar el proceso de la A a la Z, los becarios y las nuevas incorporaciones se adaptarán más rápidamente al trabajo.
4. 🤝 Ambiente laboral saludable. Los empleados poseen un mayor grado de control y autonomía sobre lo que hacen, gozan de una mayor autoconfianza. Además, la reducción de errores estimula un entorno de trabajo menos estresante y más gratificante.
5. 🧠 Adaptabilidad. Cuando el equipo siente que el proceso está dominado, es más fácil reaccionar ante cambios internos y externos. Por ejemplo, ante el crecimiento del equipo o la penetración en nuevos mercados.
6. 🎈 Creatividad. Cuando el proceso está claro y todo el mundo sabe lo que tiene qué hacer, tenemos más tiempo y energía para el pensamiento creativo y divergente. No se trata de convertirnos en Marketing de repente, sino de tener el espacio idóneo para pensar en cosas que normalmente se nos escapan por el ritmo frenético del trabajo.

Si esto no te ha hecho click en la cabeza, es porque ya tenías claro el grado de importancia que tiene saber documentar y dibujar procesos en departamentos legales.

Bien, vamos a ver ahora cómo documentarlos adecuadamente.

Cómo documentar tus procesos 📝

En primer lugar, lleva a cabo este ejercicio con un único proceso, no caigas en la tentación de ir saltando de uno a otro.

Si es la primera vez que lo haces, te recomendamos que escojas un proceso importante, pero que no sea especialmente complejo y extenso, nos preocupamos por tus dolores de cabeza.

Paso 1. Define el objetivo o resultado esperado del proceso

Todo proceso tiene un principio y un final, y en este final siempre buscaremos dar con un objetivo o resultado, por ejemplo, dar de alta a un cliente cumpliendo con la normativa aplicable (KYB) en un plazo determinado.

Otro ejemplo puede ser mejorar el tiempo de aprobación interna de cada necesidad de NDA.

Vamos a repasar el marco de objetivos SMART para que te sirva de apoyo + 2 ejemplos de objetivos que podrían ser relevantes. Las siglas SMART vienen de:

• Specific (Específico). Cuanto más concreto, mejor.
• Measurable (Medible). ¿Cómo sabremos si lo hemos logrado? Ten claro el indicador o los indicadores para verificar si se cumple o no.
• Achievable (Alcanzable). Tu objetivo también debe ser realista y alcanzable, asegúrate de que los resultados no requieran más recursos de los que dispones.
• Relevant (Importante): Asegúrate que el objetivo que persigues es el importante, no solo para tu equipo legal, sino también para la organización.
• Time-bound (Relacionado con el tiempo). Define el periodo de tiempo necesario para alcanzar el objetivo. Por ejemplo, un trimestre.

❌ Mal ejemplo: Reducir los tiempos en todos nuestros pasos para la firma de los NDA.
✅ Buen ejemplo: Conseguir aprobar internamente los nuevos NDAs a proveedor en 1 día.

❌ Mal: Ser más rápidos en el proceso de Know Your Business.
✅ Bien: Conseguir recopilar toda documentación del Know Your Business en 10 días.

Paso 2. Identifica a las personas involucradas

Es esencial tener en cuenta a todas las personas implicadas, internas y externas, por muy fugaz que sea su aportación al proceso. Si es imprescindible, es importante.

Por esto mismo, el trabajo de documentar el proceso es tan importante, porque sin darnos cuenta podemos pasar por alto la pequeña aportación de alguien. Tranquilo, a veces sucede.

En este paso, nuestra recomendación es que preguntes, que preguntes mucho. Si quieres ser menos invasivo, redacta un breve cuestionario que puedas enviar por email. 📩

Debes preguntarles también sobre los problemas y molestias que enfrentan. Es muy probable que te sorprendan algunas respuestas, esto es así. En este punto la empatía juega un papel clave.

Paso 3. Identifica las tareas

Como explicábamos, un proceso está constituido por un conjunto de tareas que nos llevan a un objetivo, ¿pero cuáles son esas tareas?

Te parecerá un paso muy obvio, ya que seguro que tienes una idea bastante clara de cómo funciona todo, pero para nada lo es, te animamos a hacer el ejercicio tanto de agrupar tareas en un nivel más global (fases), como de descomponer cada tarea a su mínima expresión (sub-tareas).

Vale, suena bien, pero queremos ver un ejemplo genérico:

1) Fase de adaptar el NDA según el caso concreto:

• Recepción de la información necesaria.
• Primera adaptación del NDA.
• Envío de email con el NDA para su revisión.

2) Fase de revisión:

• Situación A: Recibimos el NDA firmado // Situación B: Recibimos feedback para re-adaptarlo.
   ○ B: Añadimos los cambios necesarios y repetimos el proceso desde el Envío.

3) Fase de clasificación, una vez firmado:

• Situación A: Ficha inexistente // Situación B: Ficha existente.
   ○ A: Creamos la ficha de contacto o proveedor y pasamos al paso B.
   ○ B: Añadimos el NDA en la carpeta correspondiente.
• Si es necesario, programamos una alerta en el calendario para la revisión de la relación.

4) Kick off de la relación. 🚀

Si lo haces bien, te habrá quedado un documento bastante largo, a la vez que rico y útil.

Paso 4. Dibuja todo el proceso -opcional pero muy recomendado- 🎨

Habrás llegado a aquí con información muy precisa y con un esbozo mental del proceso o procesos que quieres abordar.

Pasa este esbozo mental a dibujo, no hay nada mejor que tener a mano una representación visual de un proceso.

Tom Wujec nos revela en este vídeo las ventajas de dibujar un proceso por simple que sea, y de hacerlo en colaboración con el equipo.

Muchos de nuestros clientes nunca han dibujado un proceso legal y, si tuviéramos que quedarnos con algún imprescindible, este sin duda sería uno.

Si puedes dibujarlo con todo tu equipo, ¡mejor! Seguro que hay pasos o puntos de vista que a ti no se te habían ocurrido. Como veíamos en el paso 2, preguntar a las personas implicadas es una mina de información alucinante.

Nosotros en Parallel usamos Diagrams.net para dibujar los procesos de nuestros clientes, pero hay muchas otras herramientas gratuitas.

3 Consejos que te vendrán de perlas

⭐️ Necesitamos un índice para que nadie se pierda. Esto siempre ayuda en la lectura, que no se te olvide.

⭐️ Para hacer la documentación (no el dibujo), puedes utilizar Microsoft Word o Google Docs sin problema, pero te recomendamos que le eches un ojo a estas plataformas: Git Book, Confluence, Notion o Evernote

⭐️ Hemos recalcado la parte de hablar con tu equipo, pero no descartes hablar con tu cliente. Muchas veces nos da miedo molestar por este tipo de cosas, pero el feedback de tu cliente es una piedra brillante. 💎

Muchas veces queremos optimizar nuestros flujos de trabajo atajando y sin hacer este tipo de ejercicios. Nuestra opinión es que esto es poner “parches sobre parches” y corremos el peligro de implementar cambios que afecten en otros puntos del proceso.