En qué consiste la automatización de contratos y qué beneficios aporta
La automatización de contratos es en lo primero que piensas al hablar de legaltech. Sin embargo, es la asignatura pendiente de muchas empresas y despachos.
¿Qué es la automatización de contratos?
La automatización de contratos o automatización de documentos consiste en usar la tecnología para gestionar contratos o documentos legales con muy poca intervención humana. Como en cualquier proceso industrial, la automatización de estos documentos tiene sentido cuando necesitamos gestionar un volumen muy elevado de los mismos.
De este modo, en lugar de crear cien documentos con un contenido casi idéntico en un Word o en Google Docs y revisarlos uno a uno, la automatización de contratos nos permite generar los cien documentos en cuestión de minutos o segundos.
¿Por qué está de moda la automatización de contratos y qué beneficios tiene?
Fuera del contexto de la tecnología legal (legaltech), la automatización de contratos no es algo nuevo. Word mismo te lo permite hacer, aunque requiere un nivel de usuario muy avanzado y muchos pasos para poder generar y gestionar estas automatizaciones.
Pero actualmente la automatización de documentos está a la orden del día en la transformación digital de los departamentos legales y del sector jurídico, dada la aparición en el mercado de herramientas que están alojadas en la nube y que son fáciles de implementar.
Otro de los motivos por el cual está de moda la automatización de contratos se debe a que dentro de los distintos procesos que hay dentro de los departamentos legales, esta automatización aporta una gran visibilidad al resto de la organización e impacta en un proceso que se encuentra extendido en todas las organizaciones.
Como estarás pensando, es difícil imaginarse una organización sin contratos, pero no todas saben cómo automatizar los contratos que manejan.
Pero además de lo anterior, su implementación aporta unos beneficios muy claros a la organización. Te lo contamos a continuación.
1. Procesos más rápidos
El tiempo en los procesos de contratación se reducen en un 40%. Consigues esta agilización gracias al impacto que tiene en el tiempo que tu equipo dedica a localizar las plantillas, adaptar los documentos y a asegurarse de tener una primera versión del contrato en el que las cláusulas son consistentes.
2. Menos errores humanos
Eliminas todos los errores humanos del contrato al parametrizar todo su contenido, las cláusulas y las referencias cruzadas, ya que tu equipo podrá generar sus contratos sin dedicarle mucho tiempo a revisar la consistencia de los datos rellenados a lo largo del documento.
3. Capacitar más rápidamente al equipo
Al tener en una misma herramienta las plantillas, los contratos y toda su gestión, conseguirás que el equipo se forme más rápidamente. Además, estas herramientas te permiten generar documentos simplemente escogiendo opciones y rellenando datos, sin necesidad de tocar el contenido del contrato.
4. Agiliza la colaboración
En las plataformas más modernas, puedes tener a todo tu equipo y a tu cliente implicados en el proceso y colaborando en la propia plataforma, sin necesidad de enviar correos electrónicos con el documento adjunto de un lado a otro.
Por otra parte, es importante destacar que algunas plataformas te permiten colaborar sin sacrificar las políticas de confidencialidad y de acceso mínimo, algo imprescindible para cualquier negocio que trabaje con datos personales hoy en día, o que tengan implementados sistemas de seguridad de la información como la ISO 27001. De esta manera, se evita que un equipo o departamento tengan acceso a la información de otro equipo, compartiendo la información justa de forma selectiva.
5. Trazabilidad, visibilidad y control en tiempo real
Te facilita la gestión de contratos gracias a que tienes una visión completa del estado de tus procesos y cómo han ido evolucionando, en lugar de tener una cadena de correos y diferentes versiones del documento con controles de cambio.
Además, las herramientas específicas de automatización de contratos te permiten analizar los datos de forma agregada para extraer conocimiento acerca del funcionamiento de tus procesos.
6. Mayor cumplimiento normativo y de seguridad
Como comentábamos arriba, con estas herramientas tienes a mano la opción de escoger con quién compartes la información, sin tener que revisar las políticas de acceso de las carpetas compartidas. Esto facilita el control de los accesos y la gestión de las políticas de acceso mínimo a la información.
Además, en las plataformas más consolidadas, dispones de funcionalidades de compliance que te permiten gestionar y automatizar la anonimización de los datos una vez transcurrido los periodos legales de conservación de documentos. De este modo, cumples con las obligaciones establecidas por la normativa de protección de datos sin esfuerzo y sin riesgos.
7. Experiencia del cliente
La experiencia al cliente de algunas plataformas de automatización de contratos es también un gran beneficio y valor añadido para tu cliente, ya que la interacción del cliente permite que pueda replicar la experiencia física online, esto es, completar toda la información en un único lugar, intercambiar los documentos, e incluso pasar a la firma del documento directamente.
Además, esa experiencia proporciona a tus clientes una imagen acorde con la que intentas transmitir en tus acciones de marketing y ventas, donde tu equipo ha puesto mucho esfuerzo en captar y vender a una cuenta y no quieres echar a perder todo ese esfuerzo.
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