¿Por qué los formularios no son la mejor manera de conseguir información? [5 desventajas principales]

Hasta ahora, las dos herramientas principales a las que recurrimos cuando tenemos que pedir información a nuestros clientes son: el correo electrónico (en el que incluimos un listado o checklist de los datos que necesitamos) o un formulario online.

El uso de estas herramientas genera ineficiencias que todos, como profesionales, hemos vivido:

• Se generan cadenas de correos interminables para conseguir los datos en cuestión;
• Se dejan formularios sin completar; o bien
• Se reciben respuestas imprecisas.

En 2019 Parallel irrumpió en este panorama (más bien limitado) de herramientas para ofrecer una alternativa ágil, efectiva y práctica a los medios de obtención de información.

Ya hemos hablado anteriormente en el blog sobre la problemática de las cadenas de correos. Hoy, nos centraremos en listar las principales desventajas del uso de formularios online tradicionales para que puedas tenerlas muy presentes en el momento de elegir la mejor manera de colaborar, interactuar y conseguir la información que necesitas de tus clientes.

¿Cuáles son las principales desventajas de usar formularios al colaborar con tus clientes?

Los formularios tradicionales pueden ser útiles si necesitas poca información o si las preguntas que debes formular no son muy complejas, pero en el momento que empiezas a necesitar más datos, documentos adjuntos o imágenes, sin lugar a dudas, se quedan cortos.

Después de 2 años ayudando a empresas a trabajar mejor con sus clientes, hemos podido comprobar que este tipo de formularios tienen varias limitaciones, tanto para ti como para tus clientes. A continuación, encontrarás las 5 desventajas principales.

Desventajas para tus clientes

1.Deben completarlos en el momento.

Los formularios no dan la opción de salir y seguir completándolos más tarde una vez los destinatarios vayan consiguiendo la información necesaria para hacerlo, sino que deben responderse todas las preguntas de una sola vez.

Sin embargo, en flujos de trabajo o situaciones mínimamente complejas, los clientes no siempre tienen los datos que necesitas en el momento en el que reciben el formulario. Por lo tanto, tienen que recopilar toda la información antes de responderlo, aumentando la tasa de abandono y el tiempo que tardan en facilitarte el material para que empieces a trabajar.

2. Si tienen dudas, deben salir del formulario para consultarte.

Desde la plataforma del formulario, tus clientes no pueden contactar contigo si tienen alguna duda respecto las preguntas que este contiene.

Para hacerlo, deben dejar la pestaña abierta, contactar contigo por teléfono o correo electrónico y cruzar los dedos para obtener una respuesta antes de que les caduque la sesión, de que se les cierre la ventana o simplemente antes de que se cansen de esperar y respondan lo que les parece (pero no siempre lo que necesitas).

Así, si no respondes rápidamente a sus dudas, deberán rellenar de nuevo todos los datos, haciéndoles perder su tiempo, o bien obtendrás respuestas diferentes a las que esperabas, perdiendo, entonces, tu tiempo.

Esto puede generar mucha frustración a ambas partes, sobre todo al cliente, que tratará de evitar el momento de enfrentarse de nuevo a las preguntas, lo que, a su vez, provoca un retraso en tu trabajo.

3. No pueden consultar ni cambiar sus respuestas.

Como sabes, equivocarse es humano, por lo que, a menudo, las primeras respuestas que tus clientes dan al formulario no siempre son las buenas. Además, seguramente muchos de tus clientes no se dan cuenta de sus errores hasta que ya han enviado el formulario.

Esto puede ser muy pesado para ellos, pues una vez enviados este tipo de formularios, si tus clientes quieren hacer algún cambio, deberán contactar contigo o rellenarlo todo de nuevo.

Otra situación con la que nos encontramos es que, si la información que necesitas la tienen distintas personas de la empresa a la que te diriges, estas no pueden colaborar en un mismo formulario. Por lo tanto, estás trasladando a tus clientes el trabajo de reunir todos los datos para hacértelos llegar.

Desventajas para ti

4. No puedes controlar lo que tus clientes responden hasta que no envían el formulario.

No tienes ningún control sobre las respuestas de tu destinatario durante el proceso de obtención de la información, sino que debes esperar a que tus clientes te lo envíen todo.

Esta situación puede generarte ineficiencias graves, porque no puedes guiarlos en sus respuestas o indicarles que alguna de ellas no es correcta hasta que han completado el formulario y ya tienen todos los datos enviados.

Además, una vez los has recibido, no puedes contactar con ellos a través del formulario para que cambien su respuesta, sino que debes empezar una cadena de correos para indicares los errores o enviar de nuevo el mismo formulario pidiendo la misma información, repitiendo el proceso entero otra vez.

Esto, no solo hará perder el tiempo de todos, sino que también implicará que tengas toda la información repartida en distintos lugares y debas dedicarte a buscarla y recopilarla para poder hacer tu trabajo.

5. Debes estar pendiente del proceso y enviarles recordatorios.

Uno de los grandes problemas con los formularios es que debes recordar a tus clientes de manera manual que tienen información pendiente por enviarte.

Todo este proceso de revisar la información que recibes y redactar los correos para cada uno de tus clientes es tiempo que pierdes y no dedicas a otras de tus funciones.

¿Qué alternativa a los formularios online tradicionales existe?

Nuestra alternativa favorita a los formularios tradicionales es Parallel.

Parallel soluciona cada una de las 5 desventajas enumeradas en este artículo, convirtiéndose así en una herramienta esencial para la gestión de todo tipo de flujos de trabajo e intercambios de información, desde los más sencillos a los más complejos. Os los explicamos uno por uno.

Con los formularios de Parallel tus clientes podrán:

1. acceder a los formularios que les envíes cuando quieran y que las respuestas que vayan aportando se guarden de forma automática. Así, podrán entrar y salir del formulario para ir completándolo a medida que tengan los datos para hacerlo;
2. consultarte las dudas que tengan comunicándose contigo en la propia pregunta del formulario sobre la que tengan comentarios, todo desde la misma plataforma; y
3. cambiar cualquiera de sus respuestas antes de finalizarlo.

Además, tú:

4. tendrás acceso a la información desde el momento en el que crees los formularios, de manera que podrás consultar su estado, enviar comentarios a tu destinatario y revisar sus respuestas, garantizando el control y facilitándote el seguimiento de tus formularios; y
5. podrás automatizar el envío de recordatorios en caso de que falte información.

Si quieres evitar las ineficiencias de los formularios online tradicionales, Parallel es tu alternativa. Para que te ayudemos con alguno de tus procesos o saber más sobre Parallel, puedes probar nuestra plataforma gratuitamente o contactar con nosotros a través de este enlace. ¡Estaremos encantados de hablar contigo!