KYC automático: buenas prácticas y soluciones

Qué es el KYC y problemas del KYC manual

El KYC (Know Your Customer) es un proceso fundamental para cualquier empresa que esté sujeta a la normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC/FT).

A través del KYC, conocemos la identidad del cliente, comprobamos si tiene algún tipo de historial delictivo, y evaluamos el riesgo de que pueda cometer blanqueo de capitales a través de nuestros servicios y productos. 💰

El KYC implica recopilar y revisar datos y documentos del cliente: domicilio fiscal y de residencia, documento de identidad, justificantes sobre el origen de los fondos, entre otros datos personales y profesionales.

El problema de pasar el KYC de manera manual, es que el proceso pone en riesgo la experiencia del cliente y la adecuada prestación del servicio: ⚠️

• Desplazamientos innecesarios a oficina para entregar y firmar documentación.
• Cadenas de correo electrónico infinitas con datos y docs. desubicados.
• Tiempo excesivo dedicado al KYC (gestión y burocracia).
• Limita la capacidad de poder prestar servicio a más clientes.

Automatización del KYC, la solución al caos manual

¿Qué es la automatización del KYC?

La automatización del KYC consiste en utilizar tecnología de compliance para agilizar el alta del cliente requerida por la normativa de PBC/FT.

Al automatizar el KYC, logramos reducir el tiempo destinado a tareas de gestión y atesoramos más tiempo para dedicarlo a tareas de mayor valor.

Diferencias entre el KYC manual y el KYC automático

Imagina que eres un despacho de abogados y un cliente te llama para contratar asesoramiento mercantil, quiere crear una sociedad anónima con cinco socios más. Imagina dos situaciones: 🤔👇

Ejemplo de KYC manual:

Compartes por correo electrónico una checklist de lo que tiene que traer cada uno para completar el proceso de KYC y empezar a trabajar. Les citas en el despacho, pero cada uno tiene su horario y tienes que atenderlos por separado para que te traigan la documentación… La historia continúa.

Al final, tienes que guardar las fotocopias del DNI en una carpeta y escanearlas si las quieres en digital.

Ejemplo de KYC automático:

Compartes un formulario digital de KYC a los cinco a la vez, para que cada uno complete sus datos personales, capture el DNI con una foto, declare que no está relacionado con la política y firme la declaración del KYC de manera digital.

Luego, creas automáticamente el perfil de cliente con toda la información que te amparará a nivel legal en caso de una revisión del regulador (Sepblac).

¿Qué situación tiene más sentido no solo para ti, sino para tu cliente? ¿La segunda verdad? 😅

La importancia de la automatización de KYC

En base a los ejemplos de antes, seguro que ya puedes intuir las ventajas que tiene la automatización del KYC para el cliente e, igual de importante, para ti.

• Mejora de la experiencia del cliente:
  • El cliente no tiene que presentarse en la oficina o despacho.
  • Puede firmar digitalmente la validez de la información aportada en el KYC.
  • Solo tiene que hacer una foto al documento de identidad por las dos caras.
  • Si el proceso está cuidado, el cliente tendrá notas y aclaraciones que le guíen hasta el final del proceso.
  • *Sobre este tema, sigue leyendo “Cumple con el KYC sin matar la experiencia del cliente”.
• Mejora la propia experiencia, la eficiencia del compliance:
  • Automatiza recordatorios amistosos, olvídate de perseguir al cliente.
  • Utiliza formularios flexibles que añadan nuevas capas de control en función del riesgo detectado.
  • El sistema verifica la validez del documento de identidad por ti.
  • Evita lidiar con errores manuales: envío de correos a emails erróneos, sin archivos adjuntos, etc.
• Escalabilidad del proceso: A menor dedicación humana al proceso del KYC, más capacidad para asumir nuevos contratos, nuevos clientes, nuevos KYC…
• Reducción de costes operativos: Relacionado con lo anterior, el alta del cliente te requerirá menos dedicación humana, por lo tanto, menos inversión económica.

Soluciones para la automatización del KYC

Debes conocer en qué punto específico la automatización del KYC te puede ayudar. Según la plataforma de KYC que elijas, automatizar el KYC te ahorrará trabajo en..:

• En la recopilación de datos: Más allá de la información proporcionada por el cliente, el sistema será capaz de conectarse con bases de datos y registros oficiales para verificar datos de empresas y titulares reales, así como conexiones con listas internacionales de sanciones para cotejar la existencia del cliente.
• En la validación de documentos de identidad: El KYC automático verificará de forma autónoma la validez del documento de identidad presentado por el cliente. Si el sistema es avanzado, también extraerá la información de la foto (nombre completo, domicilio, fecha de nacimiento, número de identidad, etc.).
• En la evaluación de riesgos: Si tienes tu propia matriz de riesgos (muy recomendada en compliance de PBC), el KYC automático será capaz de determinar el nivel de riesgo del cliente para facilitarte la toma de decisiones.
• En el almacenamiento de datos: La idea es hayas creado una regla previa, que te permita automatizar cómo se almacenan y los datos en tu herramienta de KYC.
• En la actualización de datos: Por último, pero igual de crucial es que el sistema te avisará automáticamente cuando caduque un documento (de identidad, por ejemplo), o la información del KYC requiere ser actualizada.

Una plataforma para automatizar el KYC

En resumen, la automatización del KYC no solo agiliza el proceso y reduce riesgos, sino que también mejora tanto tu compliance como la experiencia de tus clientes.

Haz que tu compliance esté a la vanguardia y no suponga un freno para tu negocio, ¡sino un motor! 🏎️

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