8 mitos sobre el uso de la tecnología en el sector legal

Actualmente, dentro del mundo legal hay una situación de desacuerdo con relación a la implementación de las nuevas tecnologías dentro del sector. Tan solo son unas pocas personas deciden darles una oportunidad, mientras que, por otra parte, el bando que reniega de ellas está a su vez dividido en dos: Hay quienes reniegan de la tecnología porque siempre han usado el mismo método y no quieren cambiar y quienes no quieren utilizarla por temor a una transformación del negocio.

¿Y tú? ¿Te has identificado con alguna de estas partes?

Es cierto que a veces cuesta mucho adaptarse a las nuevas herramientas, sobre todo si estamos en un área donde los procesos tradicionales (trabajar sobre papel, mandar correos, llamadas a clientes, reuniones presenciales, etc.) siempre ha sido lo único que se ha conocido o dado por válido. Porque total, si va bien así, ¿por qué cambiarlos?

Además, la implementación de estos cambios ya va siendo una necesidad, pues las tecnologías son herramientas que ayudarán a maximizar la productividad de nuestros equipos legales y poder volver a poner el foco en lo realmente importante, el cliente.

Por eso, hoy en Parallel vamos a desmentir algunos mitos que existen sobre este tema.

Mito 1: “Perdemos más tiempo implementando herramientas que haciéndolo como siempre.”

Uno de los mayores desafíos que hay cuando se decide adoptar una nueva tecnología es su puesta en marcha. Los primeros momentos del proceso están llenos de incertidumbre e incluso de la sensación de estar perdiendo el tiempo.

Pero ojo, ten en cuenta de que los resultados no serán inmediatos.

Piensa que te merece la pena el esfuerzo, ya que la tecnología te permite ser más eficiente a largo plazo. La mayoría de los profesionales legales no miden, ni saben cuánto tiempo dedican a un proyecto o tarea. Hasta que no se paran a ello, no son conscientes de que realmente esto es un problema.

Así que, eso de perder el tiempo, para nada. Estarás haciendo un ejercicio que te permita centrar tu tiempo en las gestiones que de verdad merecen la pena y no en cuestiones banales que pueden automatizarse muy fácilmente.

Mito 2: “Es muy caro adquirir nueva tecnología.”

Preocuparnos de nuestro bolsillo es algo de lo más normal. Y sobre todo cuando no es, entre comillas, “nuestro”. Seguro que más de una vez has encontrado una herramienta que te ha llamado mucho la atención, que la ves super útil y eficaz, pero no depende de ti el introducirla o no. De hecho, vas a ver las tarifas y con sudores fríos piensas: “¿Y ahora cómo voy a decirle al CEO o a mi mánager de introducir esto en el equipo? Me va a caer un chaparrón.”

Uno de los valores que más se aplaude hoy es ser valiente y pensar outside the box. Ser capaz de ver más allá del día a día y alzar la mano para mejorar.

Por eso, seguramente si vas con la propuesta de utilizar esta nueva herramienta, habiendo contrastado datos, métricas clave y teniendo un contexto del rumbo hacia el que se dirige tu compañía, demostrarás dos cosas: La primera, que piensas en su bien, en su crecimiento y la segunda, que eres capaz de ver qué cuestiones pueden mejorarse, aportando una solución a los problemas que haya.

Si no sabes cómo medir estas métricas, puedes empezar por calcular el tiempo en el que tardas en hacer alguna cuestión documental o una tarea rutinaria. Hay hasta calculadoras y cronómetros online que te pueden ayudar a ello y no hacerlo manualmente. Así sabrán de cuánto ahorro en tiempo y dinero estamos hablando.

Otro punto a favor que puedes mostrar es hacerles conocer que así también ayudan a retener al talento. Pues si das herramientas a tus empleados que hagan que su trabajo sea mucho más fácil y productivo, también te lo agradecerán y valorarán. Muchas gestiones pueden hacerse repetitivas y aburridas, así que puedes hacer que sean más atractivas. No pierdas esto de vista.

Mito 3: “Si tengo a compañeros que hacen este trabajo, no vale la pena tener una herramienta extra.”

Tener a un especialista en el equipo es fundamental y la cuestión no es sustituir a nadie. ¿Pero qué sucede si la persona que necesitas no se encuentra disponible? ¿Qué ocurre cuando hay cambios en el equipo y se va o llega alguien? ¿Y si solo necesitas consultar algo? ¿Merece de verdad el tiempo de espera?

Y con esto del trabajo en remoto es algo muy relevante, pues ha venido para quedarse.

Tener una tecnología que unifique tanto a los procesos y como al equipo, tan solo trae beneficios.

Mito 4: “A mis clientes no le va a gustar que haga cambios y no se van a adaptar. Voy a perderlos.”

No sé tú, pero si le dices a tu cliente que vas a mejorar la calidad del servicio y le hará ahorrar tiempo y esfuerzos, no va a hacerte ascos.

Añadir nuevas tecnologías a los procesos ha sido un salto muy importante en todas las compañías, pero no solo internamente, sino también un gran cambio con la relación con los clientes. Ahora la gente busca que todo sea lo más fluido y fácil posible.

La pandemia del COVID-19 ha hecho que se impulsaran estos cambios mundialmente, por lo que la gran mayoría de la población ya está familiarizada con entornos digitales y procesos online, mucho más cómodos, flexibles y fáciles que antes.

Y esto es solo el comienzo. Los clientes cada vez exigen más que estos procesos sean más ágiles, económicos y rápidos. Aprovecha y adelántate a los acontecimientos.

Mito 5: “No es fácil saber cuándo hay nuevas soluciones tecnológicas.”

Cada vez existen más personas discutiendo sobre este tema y hay más información en internet, blogs y eventos. Pero es cierto que estos contenidos tienen muy poco alcance (de momento) y que no suele llegarles a las personas interesadas.

Pero seguro que tanto tú como alguno de tus compañeros sí que sabe o intuye qué procesos pueden estar fallando o siendo contraproducentes en el equipo, vosotros sabéis qué necesidades hay realmente. Pues con una simple conversación e identificando los puntos afectados, seguro que con buscador en mano podéis encontrar qué soluciones hay en estos momentos para los problemas que os atañen.

Un ejercicio que puede realizarse con frecuencia es reservar una reunión con el equipo y compartir las novedades o temas de interés, además de los problemas que os encontráis y hacer una sesión de lluvia de ideas. Así se pondrán en evidencia todos esos aspectos y enriquecerá tanto vuestra cultura, las relaciones de vuestro equipo y estaréis más en la onda de todo lo que sucede.

Mito 6: “Debemos cambiar la estructura del área para que funcione”

La respuesta ante este mito es un claro “NO”, en mayúsculas.

No debes cambiar la estructura del área en lo absoluto. Lo que sí es que hay que ser flexible tanto con los equipos como con los procesos una vez que se implemente la herramienta. Como todo, hay que practicar y hacer un ejercicio de cambio y traspaso. Para alentar a los demás, es bueno hacerles conocer que el uso de estas novedades hará que haya grandes beneficios para todos.

En aspectos culturales es necesario tener y permitir la curiosidad entre los usuarios que utilicen estas herramientas. Tampoco está de más abrir un espacio para propuestas y generar iniciativa dentro de los miembros del equipo en las primeras etapas de su uso.

Mito 7: “Debemos contratar un Project Manager para implementar la tecnología.”

Existen muchas compañías que sí contratan a una persona con este rol u otro similar para llevar a cabo el proyecto. Sin embargo, no es un requisito obligatorio para lograrlo. No tiene que ser un puesto nuevo o alguien que tienes que contratar, sino que puede ser una persona que esté dentro del equipo quien asuma este rol.

Se recomienda que sea una persona curiosa, con mentalidad de negocio y que entienda perfectamente los procesos que se llevan a cabo, un buen comunicador y que tenga conocimiento del área de legal o algún vínculo con la misma.

Mito 8: “Elegir las nuevas tecnologías es el primer paso, así que perderé tiempo y dinero probándolas”

Pensar que debes elegir una plataforma o herramienta como primer paso al cambio es un error muy grave.

Lo primero que tienes que hacer es identificar cuáles son las acciones que requieren de un proceso. Lo segundo es saber qué puntos del proceso son los que hacen que deba invertirse más tiempo en ello. Y por último hay preguntarse: “¿Qué puedo hacer para mejorar este punto?” Una vez tengas hecho tu análisis, podrás centrarte en buscar la herramienta que más se acerque a la solución de ese problema. Así descartarás muchas otras muy rápidamente e irás tiro hecho a las que de verdad te convienen.

Esperamos haber disipado algunas de tus dudas y darte otros puntos de vista que quizás no hayas considerado antes.

Para nosotros, abogados que buscan, usan e implementan nuevas tecnologías en su día a día son personas que desean dedicar tiempo de calidad a sus clientes, a los acuerdos y el negocio en lugar de estar haciendo papeleo. Si quieres aprender más sobre Legal Tech, puedes encontrar más información en el Blog de Parallel o suscribirte a nuestra newsletter. ¡No te la pierdas!: