¿Qué es la gestión documental?
¿Has oído hablar de la gestión documental? ¿Tienes dudas sobre a qué se refieren otras personas cuando hablan de gestor documental?
Si has respondido sí a alguna de las preguntas anteriores lo que te explicamos a continuación te resultará de interés.
Creemos que es especialmente importante que conozcas el concepto si trabajas en una organización o estás pensando en montar una.
Nosotros hemos oído hablar de gestión documental de muchas personas, pero con explicaciones demasiado técnicas y complicadas. Por eso, hemos querido explicar en este artículo con palabras llanas qué es la gestión documental, cuáles son sus aspectos básicos y por qué lo necesitas en tu organización.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas que establecemos y utilizamos para almacenar y ordenar documentos para poder rescatarlos cuando los necesitemos, y eliminarlos cuando ya no sea necesario volver a consultarlos, algo que habrás aprendido a hacer desde pequeño cuando guardabas y ordenabas los papeles dentro de las carpetas y los archivadores.
En nuestra definición de gestión documental incluimos los tres aspectos más importantes con los que deberías quedarte:
- Almacenar los documentos: Una mínima gestión implica que estás almacenando algo relevante y, en este caso, son los documentos. De hecho, si un documento no fuera relevante seguramente no lo almacenarías.
- Ordenar los documentos: Cuando almacenas los documentos es imprescindible establecer algún tipo de criterio para mantener cierto orden para que cuando quieras consultar la información en el futuro sepas dónde está cada cosa.
- Destruir los documentos: Cuando ya no lo necesitas, ya sea porque el espacio en el archivador es limitado, o porque el documento deja de ser relevante para ti, o por cualquier otro motivo, es importante destruir o eliminar los documentos.
¿Por qué es importante la gestión documental?
En cualquier organización en la que estés te darás cuenta de que existen necesidades que requieren de una gestión documental.
Aunque es posible que la manera de trabajar de cada organización requiera de necesidades particulares, las necesidades que listamos a continuación son las más básicas a cubrir.
Necesitamos conservar y recuperar la información importante
En cualquier organización se reciben y generan cantidades ingentes de documentos importantes que están vinculados a la organización.
Entenderás fácilmente esta situación si te imaginas los departamentos de contabilidad y finanzas, que reciben y emiten facturas, o los departamentos de recursos humanos, que reciben documentos de los empleados y generan contratos de trabajo.
Muchos de estos documentos son importantes y existe la necesidad de conservarlos y recuperarlos en algún momento, ya sea por cuestiones de negocio o por exigencias legales.
Por ejemplo, si hemos firmado un contrato por el cuál hemos vendido nuestros servicios, vamos a querer rescatar el documento para consultar cuáles eran las condiciones que acordamos con nuestro cliente.
Necesitamos trabajar y compartir con otras personas
Imagínate cuando un compañero te pide un documento que recibiste tú. ¿Qué pasaría si no lo hubieras guardado y ordenado bien antes? Seguramente no serías capaz de encontrarlo.
La gestión documental permite que distintas personas puedan trabajar con un mismo conjunto de documentos. Así, cuando te pide un documento la persona que esté sentada a tu lado, podrás decirle en qué archivador o carpeta encontrarlo.
Si trabajamos en un entorno digital, un gestor documental nos evitará tener que enviar por correo electrónico los documentos cada vez que necesitemos compartirlos.
Necesitamos control y seguridad sobre los documentos
El control de acceso y la seguridad sobre la documentación que almacenas es muy importante. La información que almacenas en ella puede ser muy importante y seguramente no querrás que salga de la organización, porque esa información puede ser tu ventaja competitiva.
Cuando trabajas con documentos sensibles en papel seguramente tengas un archivador que se abre con una llave a la que tienen acceso pocas personas.
Pero si trabajas con documentos digitales, necesitarás un sistema que te permita controlar aspectos como cuándo almacenaste los documentos y quién ha tenido acceso a la información.
Trabajando en digital tendrás un mayor el control sobre los documentos, y te permitirá, por ejemplo, conocer posibles candidatos si has tenido fugas de información, o eliminar del sistema cuando ha transcurrido el plazo necesario de conservación de los documentos.
En términos de seguridad, si trabajas con papel es fácil ver si alguien ha forzado las cerraduras de tus puertas y se han llevado documentos, cosa que evitas con alarmas de seguridad y cerraduras reforzadas.
Pero cuando trabajas en digital necesitarás disponer de un elevado grado de seguridad para evitar que accedan a tus sistemas y se descarguen tus documentos, ya sea mediante conexiones seguras o cifrado de la información.
Necesitamos cumplir con requisitos normativos
La última pero no menos importante necesidad con la que te podrás encontrar en la gestión documental es la necesidad de cumplir con exigencias normativas de conservar o eliminar los documentos.
Algunas exigencias normativas de conservación con las que te podrás encontrar son para:
- Documentación laboral, como las altas, bajas en materia de afiliación a la Seguridad Social, o los documentos de cotización y los recibos de las nóminas.
- Documentación mercantil y fiscal, como las facturas o la documentación contable.
- Documentación de identificación de titulares reales de conformidad con la normativa de prevención de blanqueo de capitales.
Por el contrario, existen normas que te pueden exigir borrar documentos o datos concretos, como es el caso de la normativa de protección de datos personales. Por ejemplo, en el ejercicio al derecho al olvido.
¿Cómo implementar la gestión documental?
Cuando trabajamos en entorno digital, la gestión documental se efectúa a través de los softwares o sistemas de gestión documental, o DMS (del inglés, document management system).
Hoy en día la mayoría de estos sistemas están en la nube, pues nos permiten tener una mayor disponibilidad de los documentos a la hora de trabajar desde cualquier sitio y dispositivo, a la vez que nos permiten tener más espacio de almacenamiento del que tendríamos en nuestros discos duros.
A continuación te listamos algunos ejemplos de gestores documentales para que puedas valorar.
Algunos ejemplos de gestores documentales
Hay muchos gestores documentales en el mercado y adaptados a sectores específicos, pero para que tengas una referencia estos son algunos de ellos:
- OpenKM: Gestor documental que dispone de versión open source y gestionado.
- OneDrive / Google Drive / Dropbox: Gestores documentales comerciales que tienen un sistema de archivos y carpetas como el tradicional.
- NetDocuments: Gestor documental especializado en despachos de abogados que permite organizar la información por espacios de trabajo.
Conclusiones
La gestión documental nos permite almacenar, ordenar, rescatar y eliminar documentos con el objetivo de conservar el valor creado por una organización, y por eso es imprescindible.
Si estás en un sector donde los documentos que generas tienen mucho valor, como en servicios profesionales o el sector legal en concreto, verás que deberías tener un sistema de gestión documental implementado, ya que es una de las soluciones imprescindibles del universo del legaltech.
Si no tienes todavía en tu organización un sistema de gestión documental y estás guardando todo en el sistema de archivos y carpetas de tu ordenador, te recomendamos implementarlo cuanto antes si quieres que tu organización perdure en el tiempo y crezca.
Y si buscas un sistema de gestión documental moderno y disruptivo o, si teniendo un gestor documental quieres mejorar tus procesos y flujos de trabajo, échale un vistazo a Parallel, nuestro software de gestión de procesos con el que mejorarás el intercambio de documentos con los miembros de tu organización y con tus clientes.
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