Ventajas de pensar en procesos en un equipo legal

Imagina que asumimos el desafío de transformar un equipo legal tradicional en uno más eficiente, integrado al negocio. El paso natural será preguntarse, ¿por dónde empezamos? La respuesta no suele ser sencilla y corres el riesgo de perderte en el camino o caer en el punto muerto del análisis-parálisis.

Por eso, en base a la experiencia de Parallel, te proponemos arrancar con algo sencillo y alcanzable: Adopta una mentalidad de procesos, identificando los procesos actuales que lleva a cabo tu equipo legal!

Te estarás preguntando “¿Cómo? ¿Por qué? ¿De qué me servirá eso?”

Sabemos que con todas las tareas que tienes en tu día a día es difícil pararte a pensar en procesos, en cuáles son o cómo se gestionan los procesos de tu equipo.

¡Te lo ponemos fácil! En este artículo te explicamos lo que es un proceso, cómo puedes identificarlos dentro de tu día a día, y cuáles son los beneficios de adoptar esta visión orientada a procesos.

Primero, ¿qué es un proceso?

Hay muchas maneras de definir un proceso y todas ellas correctas. En pocas palabras, un proceso es un conjunto de acciones, donde un número determinado de personas utilizan ciertos recursos para conseguir un objetivo o resultado.

Para entenderlo de una manera simple, lo explicaremos con un ejemplo cotidiano.

Tomar una taza de café recién molido, por la mañana, es un placer que para muchos es esencial. Para hacerlo, se pueden seguir los siguientes pasos: entrar a la cafetería, pedir el café que quieres, que la persona encargada lo prepare, recibirlo y pagarlo.

Es un proceso simple que implica una serie de pasos secuenciales donde están involucrados la persona encargada de la cafetería y tú, ella necesita unas herramientas para hacer el café y, tú, el recurso del dinero para pagarlo y lograr el resultado deseado, que es una taza de café recién molido.

¿Más claro, no?

Ahora que sabemos lo que es un proceso, vamos a nuestro terreno.

¿Qué es un proceso legal?

Cuando hablamos de proceso legal, nos referimos al conjunto de actividades a realizar en una secuencia determinada para dar los servicios o cumplir los objetivos que son responsabilidad del departamento legal.

Los procesos de legal, además de involucrar a miembros de su equipo, habitualmente implicarán a otras personas de otros departamentos, como el de ventas, de marketing, etc. Y al mismo tiempo, estos procesos formarán parte de procesos empresariales más globales.

Por ejemplo, el proceso de crear un contrato para un cliente implica el trabajo de ventas, que es el que consigue al nuevo cliente; implica a legal, que es el que hace el contrato; y después requiere del KAM, que es el encargado del onboarding del nuevo cliente.

En este ejemplo, el proceso de crear un contrato para un cliente nuevo es un proceso dentro de un proceso empresarial mayor.

Trabajo por procesos, ¿por qué es tan importante?

¡Porque la mayoría de los departamentos de tu empresa ya trabajan así!

Si el equipo legal no integra esta orientación hacia los procesos, pueden surgir problemas de coordinación y retrasos en la toma de decisiones.

Cuando el equipo legal interactúa con una visión orientada a procesos, deja de ser percibido como un bloqueador y pasa a ser visto como un facilitador más en la consecución de los objetivos del negocio.

Además, todo esto tiene un impacto en la eficiencia y la calidad del trabajo realizado por el departamento legal. Identificar los procesos permite entender cómo se están haciendo las cosas, qué tareas son críticas, cuáles son redundantes, cuáles son los cuellos de botella y dónde se pueden aplicar mejoras.

Beneficios de identificar tus procesos legales

Identificar los procesos legales de tu equipo puede parecer una tarea tediosa y sin importancia, pero la realidad es que atesora múltiples ventajas:

1. Te permite clasificarlos según su volumen y su criticidad o importancia dentro de los procesos empresariales de la organización.
   
   Cuando hablamos de volumen, hablamos de la cantidad de veces que se lleva a cabo este proceso. Si es algo esporádico o es constante en el día a día.
   
   La criticidad o importancia refleja cómo de esencial es el proceso dentro de tu empresa o el negocio. ¿Puedes prescindir de él? ¿El negocio no funcionaría sin ese proceso?
   
   
2. Puedes estandarizar los procesos, lo que significa que puedes establecer un camino común y eficiente para llevarlos a cabo.
   
   Esto no solo facilita el trabajo en equipo y la colaboración, sino que también reduce la posibilidad de errores y aumenta la calidad del trabajo realizado.
   
   
3. Te permite medir los procesos.
   
   Esta capa analítica te servirá para conocer cuánto tiempo y recursos se están utilizando. Esto te ayudará a detectar áreas de mejora y optimización y a fijar objetivos.
   
   
4. Por último, te habilita para tomar decisiones.
   
   Al tener una clasificación y medición clara de los procesos legales, tienes documentación de apoyo para proponer mejoras y tomar ciertas decisiones. Esto no solo reduce el tiempo y los costos, sino que también mejora la calidad del trabajo y la satisfacción del cliente interno y externo.

Vamos a la práctica, ¿cómo identifico procesos en mi trabajo?

¿Te hemos convencido? ¡Vamos a identificar los procesos de tu equipo! No te preocupes, no tienes que hacerlo todo hoy, empieza por listar algunos y ya irás añadiendo.

Para identificar procesos en tu trabajo diario, puedes fijarte en si comparte las siguientes características:

• Secuencia lógica: Un proceso tiene una secuencia lógica de pasos que se deben seguir para llegar a un resultado o un objetivo específico.
• Involucra recursos: Un proceso requiere el uso de recursos, ya sean físicos (como herramientas o equipos) o humanos (como personal especializado o otros departamentos y equipos de la empresa).
• Produce un resultado: Un proceso tiene un resultado o un producto final concreto.

Por ejemplo, si trabajas en un departamento legal, un proceso podría ser el de revisión de propuestas comerciales antes de su firma. Este proceso implicaría una serie de pasos secuenciales, como la revisión del contrato en sí mismo, la identificación de posibles problemas o conflictos legales, la negociación de los términos y condiciones, y la aprobación final antes de la firma.

En conclusión, adoptar una mentalidad que nos permita detectar nuestros procesos legales dentro o alrededor de otros procesos de la organización, nos permite estandarizarlos, medirlos y optimizarlos, lo que se traduce en una mejora continua de la calidad del trabajo, la reducción de errores y el aumento de la satisfacción del cliente interno y externo.

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