19 herramientas clave para el teletrabajo de los abogados

En 2020, nos quedamos helados con la aparición del COVID-19. Aquella situación nos obligó a cambiar la forma en la que entendíamos el trabajo presencial, transformó la realidad de muchos despachos de abogados.

En Parallel, sabemos que los abogados más senior, al menos un gran porcentaje, siguen anclados a metodologías de trabajo clásicas. Sin embargo, también sabemos que hay otro tipo de perfil mucho más tecnológico como el tuyo, que busca trabajar en remoto (teletrabajar).

Bien, ¿pero cómo puedes empezar?, ¿qué procesos debes seguir? o ¿qué herramientas puedes utilizar?

Veamos algunas prácticas y herramientas tecnológicas que consideramos esenciales para ejercer el derecho desde casa.

Te recomendamos desde lo más básico que necesitas, hasta aspectos más avanzado, así que si no quieres entretenerte con lo básico, puedes empezar tu lectura por el final.

Lo básico que necesita un abogado para teletrabajar

1. Dispositivos portátiles

Antes de empezar, es esencial que el despacho disponga de ordenadores portátiles para los profesionales (sí, hay muchos que utilizan ordenadores de sobremesa únicamente), de lo contrario no vale la pena ni hablar de teletrabajo.

En caso de que sea este tu caso y el despacho te facilite un portátil, debes tener en cuenta que éste tenga todas las aplicaciones y software que utilizas habitualmente.

Del mismo modo, a día de hoy debería ser indispensable que los profesionales tengáis un móvil del despacho, pues todo buen profesional está en contacto verbal a diario con sus clientes y sus compañeros de trabajo.

Por este motivo, recomendamos a los despachos que valoren las políticas de BYOD (bring your own device) para que puedan ofrecéroslo a los profesionales que queráis mantener vuestros dispositivos y/o utilizar un único número para lo personal y lo profesional.

A ti como profesional te permite estar más familarizado con el equipo y al despacho a reducir sus costes en equipos de IT, aunque a la vez les supondrá un reto a nivel de gestión de la seguridad de la información, pues debería ir complementado con herramientas y políticas de seguridad que comentaremos más adelante.

2. Buena conexión en el servidor y en casa

Aunque es lógico, hemos querido recordar este punto porque es importante que los abogados tengáis una buena conexión a Internet, especialmente para poder garantizar un buen uso sin que interfiera en el funcionamiento de algunas de las herramientas que comentaremos.

Por otra parte, si algún servicio está hosteado en el despacho, es un momento en el que se pondrá a prueba el servidor y la conexión del despacho. Si todo va bien, fenomenal. Por lo contrario, si la conexión no es suficientemente buena, la actividad se podría ver ralentizada y afectar a vuestro desempeño profesional.

También aprovechamos para recordar que es un buen momento para revisar la política interna de uso de datos móviles en caso de que el despacho sea quien pague la línea del móvil. No vaya a ser que en la próxima factura os llegue una sorpresa a ti y al despacho.

3. Papel e impresora (alternativas)

En el momento que los profesionales abandonáis las oficinas es posible que no tengáis acceso a impresoras o que no podáis imprimir tanto, no sólo por la política de confidencialidad, sino también por el medio ambiente.

Los profesionales y en especial los abogados trabajáis mucho con papel. Esto es habitual porque necesitáis apuntar cosas, marcarlas o tenerlas a mano fácilmente, y es una asignatura pendiente en las facultades o en la agenda de transformación digital de muchas compañías. De hecho, según un estudio realizado por Xerox International Research, el 80% de las empresas quiere crear procesos y flujos de trabajo sin papel (paperless).

Para hacer frente a este reto y evitar imprimir tanto, te recomendamos utilizar herramientas avanzadas para trabajar sobre los PDF como, por ejemplo, el Power PDF de Kofax o las versiones de pago de Adobe Acrobat.

También puedes aprovechar otras herramientas para tomar notas como, por ejemplo, OneNote o Evernote. En Parallel somos muy fans de ellas porque además puedes anotar información sobre otros documentos y compartirlas después con tus compañeros.

4. Escáner

Si trabajas 100% en digital no deberías necesitar un escáner, pero es posible que te hayas llevado algún documento a casa para trabajar.

Al igual que con la impresora, muchos profesionales no tenéis escáner en casa. Pero por suerte hoy en día casi todos tenemos un móvil con una buena cámara, así que esa es una primera solución a la que puedes acudir. Que seas abogados no quiere decir que no puedas ser ingenioso.

Si quieres utilizar funciones algo más avanzadas, puedes encontrar aplicaciones como Notes en un dispositivo iPhone o Adobe Scan. Este último tiene la función de OCR para reconocer el texto de los documentos escaneados.

5. Reuniones virtuales

Si no puedes salir de casa será imprescindible que puedas mantener reuniones con las personas ajenas al despacho de forma virtual. Y aunque el teléfono es un buen medio para comunicarse, la realidad es que con imágenes mejoramos y facilitamos la comunicación, especialmente si quieres compartir información en una presentación o incluso compartir tu pantalla.

Aunque muchas de estas herramientas son conocidas y seguramente ya serás usuario de algunas de ellas, es importante tener en cuenta cuáles utilizan tus clientes para adaptarte a ellos. Y si tu cliente no utiliza ninguna de ellas, tendrás que valorar cosas como:

• ¿Cuántos usuarios se van a conectar?
• ¿Quiero que se instalen algún programa o plugin? ¿O quiero que sea un proceso fácil y sin fricciones?
• ¿Necesitaré compartir la pantalla?
• ¿Necesitaré conectar las reuniones con el calendario?
• ¿Necesitaré grabar las videoconferencias?
• ¿Habrá gente que se conectará vía telefónica?
• ¿Necesitaré integrarlo con otras soluciones?

Algunas de las herramientas que recomendamos y que resultan especialmente útiles para el trabajo en remoto son Meet (para usuarios de G Suite), Teams (para los usuarios del entorno Microsoft), Zoom, Join.me, o Whereby.

6. Reuniones y comunicación interna

Hemos querido separar este grupo del anterior porque la comunicación interna puede ser más informal, más esporádica y más frecuente.

Recomendamos adoptar una práctica muy arraigada en el sector tecnológico como los daily meetings a primera hora de la mañana, donde en un máximo de media hora cada miembro de un equipo expone lo que va a hacer durante el día y cosas relevantes que tenga que comentar aunque sea del día anterior.

Como recursos, además de las soluciones de videoconferencia anteriores, sería importante disponer de herramientas de comunicación entre tú y tus compañeros y/o tu equipo como Slack, Teams o Workplace. Nosotros, por ejemplo, usamos Slack.

Y si necesitas mantener y organizar la información de forma más duradera, puedes valorar con el despacho si añadir alguna herramienta de red social corporativa como Yammer, una intranet, o una wiki interna.

7. Gestión documental (DMS)

Ahora que los profesionales no estáis juntos, pasarse los expedientes físicos será complicado, así que será imprescindible encontrar la manera en la que todo el mundo trabaje con los últimos archivos de un expediente.

Aunque muchos conocéis herramientas como Dropbox, Google Drive, OneDrive o Box, existen soluciones específicas que están pensadas para gestionar los documentos de las organizaciones denominadas DMS (Document Management System) o ECM (Enterprise Content Management) como, por ejemplo, iManage, NetDocuments o OpenText eDocs. En cualquier caso, es importante que valores con tu despacho las políticas de seguridad que tienen y las de cumplimiento con la normativa de protección de datos.

8. La agenda

Tras entrevistar a muchos despachos, observamos que muchos dependen todavía de sus asistentes para saber qué tienen que hacer ese día o esa semana.

No tendrás cerca a tu asistente y aunque teletrabajes necesitarás saber qué toca hacer ese día, así que una buena práctica empieza por apuntarse todas las reuniones o videoconferencias, internas y externas, en el calendario (además de que facilita saber en qué asuntos has estado trabajando ese día).

Una vez tengas todo en el calendario, podrás usar herramientas muy útiles que ayudan a gestionar el calendario y las reuniones de manera más sencilla como, por ejemplo, Calendly y Youcanbookme.

9. Firma electrónica

Está claro que este tipo de herramientas ya se estaba poniendo al día, pero ahora con más claridad te hará falta poner a disposición de los clientes la posibilidad de firmar documentos sin desplazarse.

Para ello existen múltiples soluciones como Signaturit y Docusign, las cuales debes conocer. El software de Parallel integra ambas soluciones de firma digital para que puedas crear contratos, firmar y solicitar la firma a las partes interesadas con comodidad.

10. Certificación de comunicaciones

¿Cómo puedes enviar y certificar la entrega de notificaciones y/o documentos de forma remota con la misma garantía jurídica que tiene un Burofax?

La respuesta está en las soluciones de certificación electrónica, que permiten dejar constancia en el tiempo y con plena validez legal del envío, el contenido y la entrega de una comunicación hecha por email. Es la mejor alternativa a una carta certificada o un Burofax convencional en tiempos de teletrabajo.

Una herramienta que recomendamos es eEvidence, porque es económica (ofrece un plan gratuito en apoyo a las empresas por la situación actual) y tiene un uso muy sencillo que no requiere hacer ninguna integración. Además, su método de certificación no necesita que el destinatario intervenga en el proceso, por lo que si así lo deseas, tu destinatario no tendrá porqué saber que estás certificando ese envío.

Cuestiones importantes para el teletrabajo a veces olvidadas

11. Backups (copias de seguridad)

Es importante el trabajo que hacemos, pero más importante es asegurar que no lo perdamos en ningún momento. Por eso, si no dispones de sistemas para gestionar la información en la nube recomendamos altamente que tengas copias de seguridad frecuentes (preferiblemente en la nube).

Otra recomendación, con tantas soluciones en la nube tienes que evitar trabajar en local.

12. Encriptar la información

En el momento que los dispositivos pueden entrar y salir del despacho y pueden contener información confidencial es importante que encriptes la información almacenada en los dispositivos (además de utilizar una contraseña para acceder al sistema operativo).

De este modo, no te podrán extraer la información sensible que pueda contener un dispositivo si lo pierdes o te lo roban.

Este artículo sobre cómo activar BitLocker es especialmente interesante si usas Windows.

13. Información en tránsito

Es importante que la información que almacenamos en la nube o en el ordenador esté encriptada, pero también lo es para la información en tránsito.

Para ello debes asegurarte de que los servicios que utilizas utilizan certificados TLS/SSL o protocolo de comunicación HTTPS (es decir, que aparezca el candado de la barra de direcciones del navegador y que certifique que el origen es del dominio con el cual estemos trabajando).

Si la información en tránsito no está cifrada es como si enviaras una carta confidencial por correo sin sobre. Está claro que el cartero o cualquiera que pueda interceptar la carta podría leerla.

14. Gestión de las contraseñas

Una política de contraseña segura es importante, ya que evitará que puedan hackearnos fácilmente nuestras cuentas.

Pero es igual de importante que apliquemos políticas de rotación de contraseñas para reforzar la seguridad. Así sabremos que como mínimo se renuevan periódicamente todas las contraseñas.

Por otra parte, también es recomendable que el despacho implemente sistemas de SSO (single sign on), ya que permiten acceder a todas aquellas aplicaciones habilitadas con SSO con sólo acceder a nuestro usuario en nuestro dispositivo. De este modo evitarás tener que recordar las distintas contraseñas, escribirlas frecuentemente o exponerlas en varios sitios.

Otra posible solución es utilizar herramientas de gestión de contraseñas como pueden ser LastPass y OnePassword.

15. Antivirus y firewalls

Estaba claro este punto, pero lo hemos añadido para tu checklist de tareas a revisar.

Es importante asegurarse que todos los dispositivos tengan un buen antivirus, porque intercambiamos mucha información, especialmente entre compañeros, y podemos infectar fácilmente a todos los equipos de manera viral dentro de la organización. Lo mismo con un buen cortafuegos, pues nuevamente estamos trabajando con información sensible.

16. Redes virtuales privadas

Si el despacho trabaja en red desde la oficina y tienes acceso a recursos que únicamente se puede utilizar desde ahí, es recomendable que el despacho utilice una red privada virtual (VPN o virtual private network) para que el tráfico de los equipos salgan desde la red del despacho. Así podrás seguir usando esos recursos desde fuera de la oficina.

Adicionalmente, el acceso a internet a través de una VPN aumenta la seguridad de los equipos ya que tendrás una capa adicional de encriptación entre tus dispositivos y la web. Esto es especialmente relevante si vas a desplazarte habitualmente y vas a acceder a internet a través de puntos de wifi públicos.

Otras herramientas para el teletrabajo para abogados

Si has llegado hasta aquí y tienes interés en saber cómo puedes ser un poco más digital en tu trabajo o en tu organización te proponemos algunas más.

17. Control de horas imputadas

Para aquellos que todavía cronometran el tiempo de dedicación a los asuntos y los anotan en un papel (sí, los hay), es buen momento para probar soluciones de control de tiempo dedicado a los asuntos como TIQ Time, Harvest o TimeSolv.

18. Listados de tareas y gestión de proyectos legales

Para ser más eficientes y distribuir mejor nuestro tiempo recomendamos anotar todas las tareas que tenemos que hacer. Algunos sistemas fáciles de usar y que ayudan a que uno se organice mejor son To-do, Tasks de Gmail.

Luego existen categorías más complejas de herramientas que incluyen otras posibilidades como poder gestionar proyectos en equipo, véase herramientas tipo Trello, Asana o Monday.

19. Gestión de contratos (CLM)

Los sistemas CLM pueden automatizar muchas tareas relacionadas con los contratos, como la creación, la negociación, la firma digital, el almacenamiento y el seguimiento.

• La herramienta más conocida a nivel de CLM es Juro. Con ella puedes negociar contratos, firmar electrónicamente y crear sinergias con otras herramientas (integraciones), entre otras funcionalidades. El único "pero" de Juro es que no todos los despachos y empresas pueden pagar el precio vinculado a sus planes anuales.
• Parallel te permite automatizar la creación de contratos y controlar su ciclo de vida. Entre sus funcionalidades destacan la fácil colaboración, el panel de revisión de la información, la firma electrónica y las alertas de renovación. Puedes probar la plataforma de forma gratuita

Extra: ofertas de teletrabajo en el sector jurídico

Te compartimos los portales dos portales imprescindibles, donde se anuncian ofertas de teletrabajo para abogados.

• Ofertas de teletrabajo para abogados en Indeed.
• Ofertas de teletrabajo para abogados en InfoJobs.

El teletrabajo se ha convertido en una prioridad para los abogados. A pesar de que su implantación en los bufetes es más bien residual y las políticas existentes son poco ambiciosas en comparación con las de otros sectores, los profesionales lo ven como un elemento prácticamente esencial, hasta el punto de cambiar de trabajo si les obligan a estar full time en la oficina.
- Irene Cortés (vía El Confidencial)

Esta es la visión de Irene Cortés sobre el paradigma actual del teletrabajo en el sector jurídico, te animamos a leerla.

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