8 claves para optimizar tu KYC onboarding

El KYC onboarding, también conocido como proceso de Know Your Customer o Customer Onboarding, es un conjunto de técnicas y tareas que sirven para verificar la identidad del cliente y cumplir con la normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales.

Pero si estás leyendo este artículo, entiendo que conoces bien todo lo que implica y quieres conocer algunas claves para optimizar tus procesos actuales de KYC onboarding.

Las 8 claves para mejorar tu proceso de KYC onboarding

1. Ofrece respuestas a tu cliente, acompáñalo en el proceso

Es fundamental que la actitud del profesional responsable del KYC onboarding del cliente, una buena o mala actitud influyen indudablemente en la "acogida" del proceso por parte del cliente.

Explica claramente el propósito y la importancia del proceso de KYC onboarding, alineándolo con los propios intereses del cliente, por ejemplo, “empezar a operar lo antes posible”.

Además, proporciona determinados recursos como documentos de ejemplo, que estás requiriendo, pero el cliente no encuentra, así como un canal directo para comunicaros como el correo electrónico, por ejemplo. 📩

Edo Bakker, consultor experto en AML, destaca la importancia de la formación continua para enfrentar objeciones y situaciones complejas, señalando que la primera línea tiene que conocer las objeciones comunes del cliente relacionadas con el KYC.

2. Adapta la profundidad del onboarding, según el riesgo identificado

Presume un riesgo bajo antes de “conocer al cliente”, ¿qué significa esto? El KYC onboarding basado en el riesgo aplica controles proporcionales a los indicadores de riesgo identificados.

Para poner en práctica esta recomendación, lo ideal es el propio formulario se adapte según las respuestas obtenidas del cliente y active nuevas preguntas o solicitudes según sea necesario. ⚖️

Si tu software de formularios de KYC no tiene está función, simplifica tu proceso de KYC onboarding incluyendo únicamente las preguntas requeridas por la normativa que aplica a tu sector. Luego, sé transparente con un mensaje del estilo: “Te envío el formulario estándar, podría ser necesaria la solicitud de nueva información más adelante.”

3. Prerellena los datos del cliente siempre que sea posible

El proceso de KYC onboarding es tedioso para el cliente, facilita su experiencia prerellenando los datos de los que dispones. Es un pequeño esfuerzo que será bien visto por el cliente, y que al contrario jugará en tu contra, es decir, es probable que el cliente se moleste si le vuelves a pedir datos o documentos que él ya sabe que tienes.

4. Automatiza determinadas tareas

Estas son las tareas que habitualmente los analistas de KYC y especialistas de onboarding del cliente, automatizan:

1. Extracción de datos de documentos: a través de integraciones con softwares de Inteligencia Artificial, podemos extraer datos específicos en los documentos que nos envía nuestro cliente. Es una forma más ágil de obtener el dato que buscamos, al menos a modo de pre-búsqueda.
2. Comprobaciones en listas de PEP (Personas Políticamente Expuestas) y sancionados: Conectar tu sistema con bases de datos externas para realizar automáticamente controles de antecedentes, listas de sanciones y listas de vigilancia de delitos financieros. Esto es esencial para cumplir con las regulaciones anti-lavado de dinero (AML).
3. Análisis de Riesgo: Implementa cálculos que evalúen automáticamente el nivel de riesgo asociado a cada cliente en base a varios parámetros clave, como la ubicación geográfica, sus antecedentes, o el medio de pago utilizado. Este proceso también se le conoce como KYC scoring y es muy útil en la categorización de clientes y personalización de la relación.
4. Notificaciones al cliente: Establece un sistema de notificaciones automáticas para informar a los clientes sobre el estado de su proceso de KYC, así como recordatorios para la renovación de documentos y verificaciones periódicas.

5. Documenta evidencias de cumplimiento, siempre

Debemos demostrar al regulador, el SEPBLAC en España, que realmente conocemos al cliente. Si no, ante una inspección podríamos llegar a ser sancionados. Esto incluye documentar también cómo es la toma de decisiones y el análisis de riesgos del cliente. 📝

El uso de tecnología de AML debería ayudarte a registrar estas evidencias de cumplimiento. Cuanto más automáticos sean estos procesos, mejor.

6. Configura integraciones para sincronizar datos entre sistemas

Picar datos y trasladarlos manualmente a los diferentes sistemas (formulario, excel, CRM…) es tedioso y, sobre todo, no añade valor. Además, a largo plazo mantener actualizados los datos de los clientes en todos los sistemas es complejo.

A través de integraciones, eficientamos el proceso y nos aseguramos de que todos (equipo y compañeros) trabajamos con el dato correcto.

Es importante configurar adecuadamente estas integraciones para que la conexión sea bidireccional, es decir, que el dato nuevo obtenido en el CRM se traslade al ERP, por ejemplo, y que el dato nuevo obtenido en el ERP se traslade al CRM.

7. No termines el KYC onboarding tan rápido

Puedes revisar la "huella" de tu cliente buscando en Google, explorando en foros e investigando sus perfiles de redes sociales. 👤

8. Adopta una mentalidad de mejora continua

• Si eres KYC analyst / onboarding specialist: sé un motor del cambio.
  Un buen profesional al frente del KYC onboarding es aquel no solo da lo mejor de sí en su labor, sino que también propone nuevas maneras de pensar y hacer.
• Si eres manager de KYC: haz partícipe a tu equipo.
  Anima a tu equipo a analizar su trabajo y proponer mejoras. Aunque tengan más experiencia, en ocasiones, tu equipo será quien tenga la clave para mejorar aspectos de vuestro KYC onboarding. Sucede también en los equipos más juniors.

Formulario de KYC onboarding

Te ofrecemos una plantilla para llevar a cabo tu KYC onboarding a través de los formularios de Parallel.

Trabajamos con compañías del sector legal, financiero e inmobiliario, sujetas a la normativa de PBC-FT (Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo) desde 2019, por lo que no somos un software únicamente de formularios, cubrimos el end-to-end de la Prevención de Blanqueo de Capitales de las empresas.

Otras herramientas para hacer KYC onboarding

Trulioo es también una solución de verificación global que facilita la verificación de empresas y sus beneficiarios finales en múltiples jurisdicciones. Sus funcionalidades destacadas:

• Elimina las barreras idiomáticas: Traduce datos empresariales, desde documentos simples hasta información detallada sobre el beneficiario final, con la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático (IA/AA) de Trulioo.
• Verifica documentos de identidad: Verifica documentos de identidad y biométricos para un onboarding incorporación de clientes rápido y seguro.
• Datos de servicios públicos: Consigue el cumplimiento de “prueba de domicilio” (proof-of-address) con integraciones a proveedores de servicios públicos. 📍

Sumsub es una de las plataformas más populares para gestionar procesos de AML. Destaca por sus funcionalidades de ID Verification & Anti-deepfakes, y por sus funcionalidades de Transaction Monitoring con las que puedes monitorizar operaciones sospechosas y tomar decisiones informadas.

Hemos analizado Sumsub y hemos hecho una comparativa para que puedas valorar las diferencias entre Parallel y Sumsub en el campo de la Prevención de Blanqueo de Capitales y el Know Your Customer (KYC).