Introducción a la Documentación Ágil

Las metodologías ágiles son adoptadas por cada vez más áreas y equipos en las empresas. Las metodologías ágiles o Agile, en inglés, se orientan a la mejora continua de la gestión de proyectos, con unos principios basados en la flexibilidad, la colaboración y la satisfacción final del cliente.

En este artículo nos introduciremos en la documentación ágil, una parte fundamental para que cualquier proyecto pueda enmarcarse dentro de Agile.

Ahora explicaremos por qué la documentación ágil es tan necesaria para la organización y comunicación eficaz de los equipos. Y también veremos cómo puedes empezar a aplicarla en tus proyectos.

¿Qué es la documentación ágil?

Este método concreto de documentación destaca por su alto nivel de importancia dentro de un proyecto y su componente colaborativo y comunicativo. La documentación ágil alinea al equipo y a las partes interesadas en torno a los procesos de solicitud, creación y actualización de la información.

No solo eso, sino que además, la documentación ágil trata de minimizar la cantidad de tiempo y recursos dedicados a la documentación, centrándose en lo esencial y buscando ser adaptable a diferentes usos que demande el/los proyecto/s.

Un ejemplo sencillo de documentación ágil se puede ver cuando un equipo no tiene que solicitar información continuamente, sino que conoce cómo acceder a ella y adaptarla a su caso, sin necesidad de invertir mucho tiempo en solicitarla y recopilarla.

Las mejores prácticas para crear documentación ágil

Adapta el lenguaje al usuario ✅

Al crear documentación ágil, debes adaptar tu redacción al receptor de la información, tratando de evitar tecnicismos y palabras demasiado complejas.

Esto sucede, por ejemplo, tanto si estás en Legal y tienes que documentar para Ventas, como si estás en RRHH y tienes que comunicarte con Marketing. En una organización se dan muchos tipos de interacciones, pongámoslo fácil.

Keep it simple (mantenlo simple) ✅

El proceso de documentación debe ser ligero y amable. Dos ejemplos sencillos:

• Ejemplo I: Tienes que hacer una guía a modo de tutorial para enseñar un proceso dentro de la operativa de tu equipo. No te vayas por las ramas y ve lo más al grano posible. Piensa en “menos es más” y acertarás.
  
• Ejemplo II: Tienes que recopilar información de un cliente para la generación de un contrato. Antes de solicitar toda la información de golpe al cliente, revisa qué información ya posees y solicita lo que sea realmente necesario.

Colabora con el equipo ✅

La documentación ágil es un esfuerzo colaborativo que involucra a distintas personas de un mismo equipo, desde la recopilación documental, hasta las futuras actualizaciones y ampliaciones de información.

Edita los niveles de acceso y permisos ✅

La premisa siempre será la de generar visibilidad y fácil acceso a estos documentos e información. Sin embargo, si estamos trabajando con datos sensibles, por ejemplo, de un cliente, tendremos que establecer las medidas de seguridad y privacidad oportunas.

Utiliza apoyos visuales ✅

Las ayudas visuales, como diagramas, organigramas y capturas de pantalla, son una buena forma de aumentar la claridad y eficacia de la documentación ágil.

Cómo crear documentación ágil paso a paso

Identifica el propósito 🎯


El primer paso para crear documentación ágil es identificar el propósito de la documentación. Para empezar, hay que preguntarse siempre “¿Cuál es la información que hay que comunicar y a quién?”.



Ten claro dónde almacenarla ☁️


Parece algo lógico, pero muchos equipos no siempre tienen claro dónde ubicar la información según su formato y finalidad.

Selecciona siempre el formato y la ubicación que mejor se adapten a la accesibilidad del equipos. Algunos ejemplos:





Crea la documentación 📚


Para crear la documentación, recuerda las mejores prácticas que hemos visto al principio:


• Adapta el lenguaje al usuario
• Keep it simple (mantenlo simple)
• Colabora con el equipo
• Edita los niveles de acceso y permisos
• Utiliza apoyos visuales




Ofrece distintos accesos 🔓


Una vez esté terminada, es fundamental compartir la documentación tanto con el equipo de trabajo, como con otras partes interesadas, según las necesidades. Además, los responsables deben llevar a cabo los cambios y ampliaciones oportunas en función de los comentarios que reciban.



Actualízala en el tiempo ⌛️


La documentación ágil es algo vivo que debe actualizarse periódicamente a medida que avanza un proyecto o se solicita para otras finalidades. Te recomendamos que configures recordatorios en el tiempo para hacer estas revisiones, no cuesta nada y es una muy buena práctica.

Las mejores plataformas para la creación y gestión de documentación ágil

Para trabajar con documentación ágil, debemos fijarnos en las herramientas que mejor encajan con nuestro caso de uso específico y las necesidades del equipo. Estas son las plataformas para la documentación ágil que os recomendamos:

Para equipos legales y de compliance: Parallel ⚖️

Parallel es una herramienta de documentación ágil diseñada específicamente para el sector legal. A través de Parallel, podrás:

• Solicitar información a tu cliente, mientras ahorras mucho tiempo de gestión
• Clasificar y compartir con tu equipo información sensible con seguridad y sin miedo a perderla
• Generar contratos y otros documentos automáticamente

En definitiva, con Parallel podrás centralizar y guiar los procesos legales y de compliance de tu equipo, evitando saltar entre Word, correos y distintas carpetas compartidas.

Si estás interesado en aprender más respecto a la gestión y automatización de procesos legales, quizás te interese saber más sobre la automatización de contratos.

Para formar a nuevas contrataciones: Uphint 👣

Uphint es un creador de guías paso a paso que ayuda a agilizar el proceso de incorporación al equipo y formación, creando guías paso a paso basadas en las acciones del usuario en su ordenador. Este software toma capturas de pantalla de cada paso que da el usuario, desde clics hasta pulsaciones de teclas, y luego crea una guía visual que puede compartirse con otros miembros del equipo.

Uphint facilita la creación y el mantenimiento de documentación actualizada de diferentes procesos, como instalaciones de software, procedimientos de inicio de sesión y otras tareas repetitivas.

En general, Uphint es la solución perfecta para los equipos que buscan simplificar su proceso de incorporación y reducir el tiempo y los recursos dedicados a la formación de los nuevos empleados. Puedes utilizar su plantilla paso a paso de forma gratuita.

Además, en la herramienta de Uphint también puedes pasar sus guías a formato HTML, así que podrás implementarlas en tus documentos de la nube sin ningún tipo de problema. Así, podrás unificar eficientemente tus documentos y seguir trabajando en el material.

Para la gestión de proyectos: Trello 🌳

Trello es una popular herramienta de software para la gestión de proyectos colaborativa y agile documentation. Con Trello, los equipos pueden crear tableros visuales que muestren el estado de los diferentes proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real.

Asimismo, Trello también se integra con otras herramientas, tales como CRMs, repositorios de documentación, herramientas de creación de contenidos, etc. Por lo tanto, Trello es una opción ideal para iniciarse en la gestión de proyectos de equipo y agilizar la transmisión de información.

Para el ámbito educativo: Google Docs 📄

Google Docs es una herramienta de software basada en la nube que resulta ideal para la documentación ágil en el ámbito educativo. Con Google Docs, los educadores pueden colaborar en la planificación de las clases, crear y compartir apuntes de clase y realizar un seguimiento del progreso de los alumnos. Google Docs también se integra con otras herramientas de Google, como Google Classroom y Google Drive, para ofrecer un proceso de documentación completo y ágil.

En definitiva, Google Docs es una opción fantástica para los educadores que buscan mejorar su proceso de documentación y mejorar la colaboración con los estudiantes y otros educadores.

3 Errores a evitar en agile documentation

Documentación excesiva y poco clasificada ❌


El rey de los errores siempre que hablamos de documentación. Seguro que te resultan familiares los archivos perdidos, los documentos desactualizados y la duplicidad de información. Esto es todo lo que la documentación ágil quiere evitar, ya que se traduce en pérdidas de tiempo.

Evita también posibles redundancias, sé claro y conciso con la información.



Falta de cooperación y visibilidad ❌


En la documentación ágil debe existir visibilidad entre personas implicadas y debe ser un trabajo común crear documentos con información veraz, actualizada y, en ocasiones, flexible para que pueda ser adaptada por otro colaborador.



Mala elección de las herramientas ❌


Hay muchas herramientas disponibles que pueden ayudar a crear y mantener una documentación ágil, pero asegúrate de que cumplen con tus necesidades y se adaptan 100% a tu día a día y al de tu equipo, como hemos comentado.

Nosotros te recomendamos evitar formatos de un solo uso. Evita todo lo que puede limitar la capacidad del equipo para actualizar la documentación de manera eficaz (bloc de notas, formatos de vídeo, capturas de pantalla...).

Conclusión

👉 La documentación ágil o agile documentation es clave para equipos orientados al alto rendimiento. Siguiendo las mejores prácticas y utilizando las herramientas adecuadas que os hemos planteado, estos equipos trabajarán con una documentación ágil que resulte útil y cómoda para la misión que están abordando.