Plantilla - Autorización uso de imágenes

Comunicación y Marketing son los polvos pica-pica de las organizaciones. Y aunque a veces puedan pasarse de picante, son súper necesarios en las empresas.

Son los dueños de las ideas creativas, sin embargo, cada vez que quieren hacer uso de imagen de un colaborador, cliente o marca, tienen que pasar por Legal para adaptar el modelo de autorización del uso de imagen.

Esto es un proceso que parece sencillo de primeras, pero que a menudo tiende a enquistarse:

• ⚠ Legal está fuera de este proceso y no está seguro ni si Marketing ha revisado que la otra parte no haya cambiado nada en el documento.
• ⚠ Marketing tiene que perseguir al destinatario del documento para conseguir la firma.
• ⚠ Legal tiene que perseguir a Marketing para que le devuelva el documento firmado.

Y en el peor de los casos, Marketing se salta algún paso del proceso por pereza/descuido, poniendo a la organización en riesgo.

Hoy os contamos cómo en Parallel utilizamos una plantilla que le ofrece control a Marketing y tranquilidad a Legal 👇

Índice

Una única plantilla

Desde septiembre de 2022, utilizamos la misma plantilla para resolver este caso. Realmente es un caso sencillo, no hemos necesitado cambiar nada desde entonces.

Algunas configuraciones importantes para que el proceso sea fluido y lo más sencillo posible:

a) Preguntas obligatorias 🎯

Solo dos preguntas obligatorias, no necesitamos recoger más datos del destinatario:

• Nombre completo
• NIF

b) Bloques de texto automático 💬

Los bloques de texto no pueden ser modificados por el destinatario directamente, pero como puedes ver a continuación, se adaptarán con los datos del destinatario.

c) Recordatorios automáticos 🔄

El día a día de Marketing es una montaña rusa, ¿se acordarán de darle seguimiento a la firma del documento? Mejor no dejárselo al azar. Mediante los recordatorios automáticos, nos aseguramos de que se envían emails de seguimiento en el momento que queremos. Una vez configurados, podemos descargar estas tareas manuales de nuestra mente.

d) Configuración de la Firma electrónica ✍️

Al final del proceso, solicitaremos la firma digital del destinatario con uno de nuestros proveedores de firma electrónica: Signaturit o Docusign.

Para otros casos de uso, lo normal sería solicitar la firma una vez revisada la información, pero en este proceso esto nos lo podemos saltar: proceso ágil = destinatario alegre.

e) Compartir con el equipo 📭

Si hubiese un departamento de la felicidad, debería ser Marketing, de ahí el ejemplo.

Lo que es seguro, es que después de compartir esta plantilla con ellos, el equipo será un poco más feliz, ya que tendrá en sus manos algo sencillo, pero que le aporta mucho valor en su día a día.

¡Listo!

Ahora el equipo de Comunicación y Marketing puede iniciar estos procesos legales de manera autónoma. Y tú tienes visibilidad plena de ello, pudiendo consultar el uso de la plantilla cuando quieras.

Proceso controlado ✅