Checklist para evaluar una herramienta LegalTech

La inversión en tecnología hay que pensarla muy bien antes de hacerla, y más si esta tecnología va a estar al servicio de equipos y perfiles legales.

Esta checklist está a punto de convertirse en tu nueva mejor amiga, pero antes de continuar, te explicamos con detalle qué significa LegalTech en nuestro artículo anterior.

Ahora sí, ¡vamos con la checklist de requisitos a tener en cuenta en el proceso de evaluar y elegir una herramienta LegalTech!

Checklist para evaluar la LegalTech

Escalabilidad

La herramienta a elegir debe ser capaz de adaptarse al crecimiento de las necesidades del negocio. Echa un vistazo a los siguientes ejemplos:

• Para despachos: Los socios deciden abrir una nueva línea de servicio legal: Ley de la Segunda Oportunidad. Esto implica una diferente relación con el cliente y un mayor volumen de documentación a solicitar. Si vuestro CRM/DMS (Customer Relationship and Document Management System), no puede adaptarse a estos nuevos casos, tendrás que luchar contra ciertas limitaciones. Podríamos decir que no es escalable.
• Para equipos in-house: 1 abogado trabaja con plantillas de contratos en Word junto a un equipo comercial de 3 personas. Comprueba que las adaptaciones de las cláusulas son correctas, que no se modifica información sensible, etc. Pero el equipo comercial crece de 3 a 7 personas en poco tiempo y el trabajo de revisar los contratos y perseguir a los comerciales se hace cuesta arriba. El sistema de trabajo que tenía con Word no era escalable.

Buscar la escalabilidad en la herramienta que escoges previene contra posibles problemas operativos y es un habilitador clave para el crecimiento sostenible.

Integración con sistemas existentes

Las idas y venidas entre diferentes sistemas son un dolor de cabeza que mata la productividad del abogado. Por este motivo, a la hora de contratar un nuevo software, tendremos que hacernos dos preguntas:

¿Con qué sistemas necesito que se comunique esta nueva herramienta? Algunas respuestas podrían ser: "nuestro CRM, el ERP de la firma, el correo electrónico, el DMS...

Y ¿Qué recursos voy a tener para realizar estas integraciones? Aquí es importante saber si dispondré de programadores, ya sean internos o externos, o no.

Si no puedo contar con programadores, es fundamental que la herramienta que estoy contratando tenga integraciones nativas con mis sistemas existentes, o en caso de no tenerlas, que puedan conectarse a través de herramientas no-code (sin código) como Zapier o Microsoft Power Automate.

Si estamos en la segunda situación, no dudes en solicitar el compromiso del proveedor que vas a contratar para realizar estas integraciones con éxito, ya que seguramente sea necesario algún conocimiento técnico mínimo para ponerlas en marcha.

En el caso de que no podamos ejecutar integraciones nativas, o en el caso de que contemos con el apoyo de programadores, asegúrate de que el nuevo proveedor puede facilitarte una API abierta, de hecho, aunque no vayamos a utilizarla al inicio de la relación, es importante solicitarles la documentación y que alguien con conocimiento técnico la revise, antes de firmar nada.

Requisitos de Seguridad

Imprescindible, debemos exigir un mínimo de estándares de seguridad. No dudes en preguntar y profundizar en las cuestiones de seguridad que necesites y aspectos de GDPR.

Dos ejemplos de funciones de seguridad interesantes:

• Bloquear la edición: esta función es muy útil si has configurado algo público y sensible dentro de la herramienta, ya que te permitirá bloquear la edición de otros usuarios para que solo se pueda consultar y/o utilizar, pero no editar.
• Granularidad de permisos: este aspecto te permitirá configurar los diferentes permisos de los usuarios con el fin de prevenir errores involuntarios o usos malintencionados del usuario y favorecer el acceso y la experiencia óptima del usuario.

Puedes ampliar información, en nuestras funcionalidades imprescindibles de seguridad en cualquier software legal.

Soporte y servicio al cliente

Fíjate que el proveedor te ofrezca un plan organizado y detallado para la implementación y onboarding en la herramienta. Estos son algunos aspectos clave que pueden ayudarte a decidirte por una herramienta u otra:

• Customer Success Manager dedicado
• Plan claro con fases y tiempos para el onboarding
• Sesiones de formación y acceso libre a recursos post-onboarding
• Comunicación sobre las novedades mensuales de la herramienta

Nivel de usabilidad (Interfaz de usuario, etc.)

Solicita una demo o comienza una prueba gratuita para valorar la facilidad de uso de la herramienta. Es muy importante que revises bien todas las interfaces y que pases por la experiencia de los diferentes usuarios: usuarios admin, tus clientes, colaboradores, etc.

Ejemplos de funcionalidades que son interesantes de nivel de usabilidad:

• Modo Offline y Autoguardado: La capacidad de continuar la redacción o el uso de la herramienta sin conexión sin miedo a perder el progreso y, además, contar con funcionalidades de autoguardado para evitar pérdidas de datos.
• Experiencia de cliente exquisita: Si la herramienta está pensada para que interactúe tu cliente, su experiencia debe ser impecable. Tres ejemplos que Parallel ofrece:
  • El cliente no tiene que descargarse ninguna app.
  • El cliente puede colaborar con el abogado sin registrarse, accediendo desde la invitación que ha recibido por email. Para mayor seguridad, si el cliente intenta acceder por segunda vez por medio de otro navegador o dispositivo, le enviamos un código de verificación.
  • El cliente pueda firmar un contrato en línea, sin necesidad de descargarlo o imprimirlo.

Casos de éxito y sellos de confianza

Consulta los casos de éxito y sellos de confianza (inversores, apoyo institucional, etc.) que normalmente están publicados en la página web del proveedor.

No dudes en preguntar a clientes actuales/anteriores sobre su experiencia; puedes pedirle al proveedor que te los presente o escribirles directamente por LinkedIn. Cuanto más transparencia y más información, ¡mejor!

Los portales de reseñas de usuarios como Capterra, G2 o Truspilot son también muy buenas fuentes para que valores si la herramienta se adapta a lo que tu estás buscando.

Presupuesto

Lo anterior sirve de poco si no tenemos la capacidad para pagar por la herramienta que estamos valorando adoptar. Aquí entran en juego dos conceptos: justificar el aumento del presupuesto y la negociación del pricing.

Si quieres justificar un aumento del presupuesto:

1. Resalta las métricas a mejorar: Haz un análisis detallado de cómo la inversión en la nueva herramienta mejorará la eficiencia del equipo, lo que os llevará a mejorar ciertos indicadores de rendimiento del negocio.
2. Señala la necesidad de ser competitivos. Indica tus competidores directos que os llevan ventaja a nivel de stack tecnológico, pregunta a sus dptos. legales sobre los beneficios que están obteniendo y ponlos encima de la mesa.
3. Destaca los costes de NO invertir: Identifica los costes y riesgos asociados de no hacer la inversión, como el tiempo perdido en tareas manuales, el riesgo de errores graves, impacto a largo plazo...

Si quieres negociar un precio más bajo por la herramienta:

1. Investiga precios de mercado: Comprende lo que otros proveedores cobran por servicios similares y utiliza esta información en tu negociación.
2. Muestra compromiso a largo plazo: Si estás dispuesto a comprometerte a un contrato a largo plazo, seguro tendrás más poder de negociación para bajar el precio.
3. Solicita un proyecto piloto: Especialmente si la tecnología es muy nueva o no podemos estimar por anticipado la rentabilidad, valorad si queréis solicitar un proyecto piloto de 3 a 6 meses.
4. Busca flexibilidad en el pago: Modelo de precios escalonados o descuentos por los primeros meses de uso, pagos por plazos o pago anticipado (valora lo que os conviene), descuento por traer una cuenta filial o socio...
5. Extra*: No tengas miedo de rechazar la oferta si no satisface tus necesidades, podría ser un punto de inflexión para que el proveedor te ofrezca unos términos más favorables.

Hasta aquí, la checklist de factores clave a considerar de la herramienta. A continuación, vamos a ver "la foto grande" del proceso de selección, el paso a paso a tener en cuenta:

Pasos y recomendaciones para el Proceso de Selección de la herramienta

• 1. Identificación de los usuarios: Tienes que identificar dentro de tu organización a las distintas personas que utilizarán, de un modo u otro, la herramienta. Por ejemplo, en Parallel nos encontramos con diversos casos de uso que se desarrollan en distintas realidades, es así que dentro de los usuarios hemos podido identificar usuarios como:
  • Administradores: COO y Head of Legal.
  • Usuarios principales: Legal Ops Specialist, Head of Compliance, KYC Analyst y back office.
  • Usuarios colaboradores: Operations specialist, Sales Development Representative (SDR).
    
    *Identifica también a los stoppers, es decir, aquellas personas que puedan frenar la decisión o que puedan poner en peligro la implementación. En lugar de ignorar a estas personas, trabaja cerca de ellos para asegurar que no se levantan barreras.

• 2. Recopila feedback de los perfiles definidos en el punto 1: A cada grupo de usuarios, deberás preguntarles sobre fricciones en sus procesos, problemas diarios, prácticas a mejorar, etc. Todo esto te dará una pista sobre la solución que necesitáis.

• 3. Escoge al equipo responsable del proyecto: Elige un equipo que esté a cargo del proceso de implementación, basándote en los usuarios principales y colaboradores que has identificado. Ejemplo de equipo multidisciplinar a cargo de un proyecto de implementación Legaltech:

1. Head Of Legal
2. Operations specialist
3. IT project manager

• 4. Análisis (Benchmark): Una vez que definido los requisistos necesarios, es importante realizar un benchmark de las diferentes herramientas disponibles en el mercado. Esta investigación te ayudará a identificar las mejores y peores herramientas a nivel de características y prestaciones.
  
  Además, te sugerimos realizar un doble check-in con los usuarios que ya hayan utilizado las herramientas que estás considerando. Te ayudará a obtener una perspectiva más completa de las fortalezas y debilidades de cada una de ellas.

• 5. Decisión y Negociación: Volvemos a lo comentado en el punto de "Presupuesto". En la negociación, ambas partes deben estar dispuestas a ceder en algo, pero siempre hay probabilidades de no llegar a un acuerdo final. En ese caso, vuelve de nuevo al paso 4. Benchmark.

• 6. Onboarding: Comienza la relación, y comienza con un plan de implementación técnica y onboarding de los usuarios. Si el proveedor tiene bien trabajada esta parte, solo tendréis que cumplir con los plazos deseables para que la adopción de la herramienta sea un éxito y cumpla con lo prometido.