Cómo automatizar tus contratos. Primeros pasos.

En esta guía te explicamos los puntos que debes seguir paso a paso antes de automatizar un contrato con independencia de la herramienta o plataforma de automatización de documentos que utilices para que mejores la gestión de  los contratos.

Si todavía no sabes en qué consiste la automatización de contratos y los beneficios que puede aportar a tu negocio, te recomendamos que leas este artículo.

Una vez hayas completado este proceso, sigue las instrucciones de tu herramienta para automatizar los documentos. Si usas Parallel, puedes consultar este artículo sobre cómo crear las plantillas de contrato.

Antes de empezar: consejos y expectativas

Muchas veces la gente ve lo que puede hacer la automatización de este tipo de procesos y piensa que va a generar un impacto enorme nada más contratar una solución. Es cierto que generarás un gran impacto, pero sentimos decirte que es un proceso que lleva su tiempo, salvo que tengas mucha experiencia gestionando proyectos y los cambios en tu organización, o tengas un equipo dedicado a ello.

Para ayudarte a acelerar el proceso de automatización de contratos y generar impacto desde el principio, te dejamos cuatro consejos que seguimos en Parallel para automatizar contratos.

1. Empieza con documentos sencillos: Te recomendamos que empieces con cosas muy sencillas, aunque creas que los documentos sencillos no aporten valor suficiente, ya que todo proceso de cambio y adopción de tecnología requiere una curva de aprendizaje.
   
   Dos elementos en los que nos fijamos son: (1) el número de firmantes (si es uno mejor que dos, por ejemplo, autorizaciones, delegaciones de voto o poderes, cesiones de derecho de imagen, documentos de protección de datos) y (2) la variabilidad de los párrafos o las cláusulas (si el documento nunca varía en contenido mejor que mejor, por ejemplo, documentos que firmen personas físicas y que tengan términos comunes).
2. Céntrate en el volumen al principio y luego en el valor para negocio: Puede parecer contra intuitivo no atacar desde el principio las cosas de valor, pero la experiencia nos demuestra que es más fácil centrarse en algo sencillo y con volumen que en aquellas cosas con mucho valor para el negocio.
   
   ¿Por qué? Es mejor implementar cambios en cosas de mucho volumen, pero con menor riesgo, dado que esto te permitirá gestionar el cambio mucho más rápido y es donde vas a tener mayores problemas con tu equipo.
3. No te obsesiones con la perfección y aprende a iterar: Aprende a trabajar como una startup o con mentalidad "agile" y empieza con versiones básicas que te permitan aprender sobre lo que funciona y lo que no. Así, podrás ir implementando mejoras a la par que tu proyecto avanza antes de haber invertido mucho tiempo.
   
   Por ejemplo, en lugar de prever todas las casuísticas de una cláusula en un contrato, puedes empezar por incluir las dos variantes más frecuentes y que generalmente cubrirán más del 80% de tus casos.
4. Céntrate en el contenido y no te preocupes por el formato u otros detalles: Aunque nos guste que una casa se vea bien por fuera, no se nos ocurriría empezar nunca una casa por el tejado. Pues eso mismo debes pensar cuando quieras crear plantillas o automatizar contratos. Céntrate en el contenido y al final en el formato.

Pasos para automatizar tus contratos

Te recomendamos seguir estos primeros pasos para automatizar tus contratos con éxito:

1. Identifica qué textos y cláusulas son siempre fijas y cuáles pueden variar.
2. Verifica qué información tendrás que rellenar contrato a contrato.
3. Lista las variantes que puedas tener de cada cláusula.
4. Establece como cláusula base la variante que más va a ser utilizada.
5. Aprovecha para simplificar.

1. Identifica qué textos y cláusulas son siempre fijas y cuáles pueden variar

Este proceso te permite estandarizar los textos y cláusulas que no varían y poner foco en trabajar aquellas que permitirás adaptar caso por caso con cada uno de tus clientes según lo que negociéis.

Algunos textos que siempre son fijos y que no varían casi en ningún contrato son: las partes del contrato, el expositivo, el objeto del contrato.

Un apunte, la sección de las partes de un documento mantiene siempre una estructura y un texto fijos. Aunque su contenido se adapte con información que tengas que rellenar para cada contrato como comentamos en el siguiente párrafo, el resto del texto no cambiará porque no está sujeto a negociación.

2. Verifica qué información tendrás que rellenar contrato a contrato

La identificación de los datos que van en los "huecos" a rellenar de un contrato sirve para que puedas parametrizar el documento posteriormente en un software de automatización de contratos.

Para el mismo ejemplo anterior de la sección de las partes, los datos de identificación de tu cliente son un claro ejemplo. Es información que tendrás que pedirle y posteriormente completar el contrato con esa información.

Otros ejemplos de información que tendrás que rellenar en todos los contratos son la fecha de firma, la vigencia, el importe de la contraprestación.

3. Lista las variantes que puedas tener de cada cláusula

Es importante que identifiques las distintas variantes que tienen aquellas cláusulas que tienen más tendencia a ser negociadas. Así, cuando automatices el contrato podrás incluir y cubrir los distintos escenarios con los que puede enfrentarse tu equipo de ventas a la hora de negociar con el cliente.

Te recomendamos que pienses en las variantes que sean frecuentes. Ten en cuenta aquí la Ley de Pareto y lista únicamente aquellas que se utilizan el 80% de las veces, evitando incluir una variante que hayas podido utilizar en uno de tus muchos contratos. Lo habitual es que cada cláusula tenga 2 o 3 variantes como mucho.

Para facilitarte el proceso, te dejamos aquí las cláusulas que trabajamos frecuentemente con nuestros clientes porque varían más: la del período de facturación y pago, el o los servicios contratados, la exclusividad, y la duración y terminación anticipada de los contratos.

4. Establece como cláusula base la variante que más va a ser utilizada

Cuando hayas identificado las variantes de cada cláusula, establece cuál es el estándar de cláusula que quieres usar. Lo normal es que esté alineado con los objetivos del negocio.

Las cláusulas base reforzarán tu poder de negociación, porque será la cláusula que presentarás en la primera versión del contrato, y en general quien propone la primera redacción tiene las redacciones a su favor.

5. Aprovecha para simplificar

Si estás haciendo el ejercicio descrito en los pasos anteriores, es probable que surjan dudas o que detectes que los aspectos legales o contractuales no están del todo alineados con los objetivos del negocio. No te preocupes, esto es habitual en empresas que están creciendo rápido, que han sufrido muchos cambios en las estrategias de negocio o comerciales, o que están empezando a estandarizar sus procesos.

Aprovecha este momento para trabajarlo con las personas implicadas en el negocio, esto permitirá a tu organización crecer más rápidamente.

La automatización como paso esencial de la gestión de contratos y su ciclo de vida

La automatización de contratos es uno de los pasos imprescindibles para poder mejorar la gestión de los contratos y su ciclo de vida completo, así como las operaciones legales de tu compañía en general, ya que cubre varias fases de las dos primeras etapas del ciclo de vida de los contratos.

Si te parece interesante y quieres aprender más sobre el tema, te invitamos a descubrir este artículo donde explicamos en detalle el ciclo de vida de los contratos en el marco de las operaciones legales.

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