Cómo dibujar procesos para tu equipo legal

Pensar en procesos de trabajo y documentar sus partes es irremediablemente complejo. Estamos hablando de muchísimas dependencias entre personas y entre áreas y de tareas puntuales que debemos tener en cuenta.

Documentar procesos es algo esencial en cualquier organización, grande o pequeña, y las representaciones visuales (dibujos) nos aportan una vista panorámica del proceso, incluso distintos tipos de zoom sobre éste.

Pero vamos a empezar por lo básico, porque nuestra experiencia con esto nos dice que “el que mucho abarca, poco aprieta”.

Índice:

Qué es el dibujo de procesos y por qué es tan importante

Se trata de una técnica de visualización que permite representar gráficamente las etapas de un proceso y cómo se relacionan entre sí.

A través de textos clave, flechas y colores, ilustramos todas las acciones, puntos de decisión y personas involucradas. También indica caminos posibles como acciones sujetas a determinadas situaciones.

En este ejemplo sencillo de dibujo puedes ver el proceso para firmar un acuerdo NDA (acuerdo de confidencialidad) con un nuevo proveedor. Durante el proceso, se envía, se producen revisiones y se firma el NDA con la implicación de 3 distintas personas, las cuales hemos identificado con roles genéricos.

Por qué el dibujo es tan importante

El dibujo nos aporta principalmente claridad en los procesos, pero veamos por qué tiene tanto sentido trabajar con ello desde Legal:

1. Claridad para líderes: Como responsable de área, este ejercicio te aportará nitidez a nivel de aspectos y oportunidades de mejora (cuellos de botella, lenta coordinación…). Además, te servirá de apoyo visual para exponer la operativa de tus procesos a cualquier parte interesada.
2. Claridad para el equipo: Este recurso, normalmente adjunto a una documentación más detallada, es perfecto para que cualquier miembro del equipo entienda cómo funcionan las cosas. Es especialmente interesante para las nuevas contrataciones, que enfrentan el reto de formarse en un tiempo récord.
3. Claridad para stakeholders: Los procesos legales en muchas ocasiones involucran personas externas al equipo. Si aportamos claridad a cada stakeholder, evitaremos pérdidas de información y de tiempo en nuestras comunicaciones.

A más alto nivel, estos son los beneficios de dibujar nuestros procesos legales. Vamos a la práctica, veamos por dónde empezamos.

Qué incluimos en el dibujo del proceso

Si es la primera vez que dibujas un proceso, nuestra recomendación es arrancar con algo sencillo, que aporte info importante, pero que no bucee tanto en detalles, así no nos confundiremos con demasiadas figuras y textos.

¿Qué deberíamos incluir sí o sí?

• Responsables y personas implicadas clave.
• Tareas y sub-tareas: menciona también las herramientas utilizadas.
• Tiempos realistas y generales: no definamos el tiempo que requiere enviar un email, por ejemplo.

¿Qué puede ser más prescindible si es nuestra primera vez dibujando procesos?

• Tiempos precisos de tareas en un nivel más micro
• Muchas menciones: si hay una reunión concreta, por ejemplo, podemos mencionar al equipo y así evitar mencionar a todo el mundo.
• Descripciones detalladas de cada tarea: sin embargo, siempre recomendamos hacer una documentación más profunda en otro lugar.
• Tareas poco relevantes: email de seguimiento nº1 y nº2 son dos pasos que puedes juntar, por ejemplo.

Pasos para dibujar tu proceso legal

1. Documenta tu proceso

El primer paso que sin duda aconsejamos es definir el proceso que quieres dibujar, es decir, tener toda la información del proceso a mano: responsables, tareas, tiempo, recursos, etc. Si aún no has leído nuestro artículo para cómo definir un proceso, hazlo ahora o más tarde.

2. Define los símbolos y leyendas

Selecciona el significado de las formas que representarán cada acción o paso del proceso. Existen estándares adoptados por la International Organization for Standardization (ISO) con más de 30 símbolos que puedes utilizar.

Si decides hacer los diagramas de manera analógica, a mano, te recomendamos que adaptes este estándar. Sin embargo, si empleas una herramienta de dibujo digital, te recomendamos que utilices iconos que mejoren la visualización

Por otro lado, decide cómo serán representados los equipos e individuos que participan en el proceso. Es mejor utilizar un símbolo o color para esto y adjuntar una leyenda que resuelva cualquier duda.

3. Haz un borrador

Empieza creando un boceto rápido con la información más importante. Las correcciones sobre el borrador son muy comunes, o sea que el resultado normalmente no será perfecto, ni definitivo.

Cada detalle es importante, te recomendamos que no te dejes nada fuera, de hecho, puedes realizar este ejercicio conjuntamente con tu equipo, para tener una visión lo más completa posible.

4. Maquetación final

Es momento de pasar a limpio el borrador del dibujo. Esto no significa que el dibujo no sea susceptible de ser revisado y cambiado en el futuro, por eso te recomendamos que utilices siempre una plataforma digital para compartir el dibujo final.

De este modo, siempre podrá ser modificado con mayor facilidad que si trabajamos con un dibujo en papel.

Las 3 herramientas para dibujar procesos legales 

Dibujar procesos requiere práctica, no es algo fácil de ejecutar a la primera. Pero una vez te acostumbres a hacer este ejercicio en equipo, el alineamiento y la claridad del trabajo subirán mucho de nivel.

Para hacer este trabajo más fácilmente, te aconsejamos que recurras a herramientas especializadas. Te recomendamos 3 herramientas específicas:

1. Lucidchart

Esta plataforma en línea ofrece una amplia variedad de plantillas para diagramas, incluyendo flujos para procesos legales. También cuenta con una interfaz intuitiva que permite agregar, mover y conectar elementos fácilmente. Además, se pueden colaborar en tiempo real con otros usuarios, lo que es ideal para equipos de trabajo.

2. Visio

Esta herramienta de Microsoft es una de las más populares para crear diagramas y procesos. Ofrece una amplia variedad de plantillas, formas y conectores específicos para diagramas de flujo. También se integra con otras herramientas de la suite de Microsoft, como Word y PowerPoint.

3. Diagrams (draw.io)

Cómo utilizar estas herramientas  de procesos

Sabemos que muchas veces los equipos legales tienden a mantener sus actividades del día a día de una manera analógica, pero ir adoptando cierta tecnología hará que tu equipo y tú desbloqueéis nuevos niveles de eficiencia y productividad.

Las 3 herramientas que te hemos compartido poseen una curva de aprendizaje muy corta, son fáciles de aprender. Cada una de ellas tiene una interfaz muy parecida así que aquí te damos un par de recomendaciones para que puedas sacarles el máximo provecho:

• Lucidchart tiene un campo de aprendizaje donde te enseñan cómo utilizar la herramienta desde cero y con ejemplos prácticos;
• En YouTube, existen numerosos cursos completos del uso de Visio como éste.
• También hay blogs como este que te introducen en la herramienta con consejos más concretos. Este es el caso de Diagrams de draw.io.

Y finalmente, experimenta. Ninguna herramienta requiere de conocimientos avanzados de ofimática, o sea que no le tengas miedo a empezar y a ir un poco más lento al principio, ya verás que poco a poco te irás convirtiendo en un experto.

Una vez te sientas a gusto con el uso de una herramienta, escoge uno de los procesos que tienes identificados y definidos con tu equipo legal y lánzate a dibujarlo.

¡A practicar!

Si necesitas ayuda para definir un proceso legal de tu equipo y crees que ciertas automatizaciones podrían ayudarte a mejorar la calidad y rapidez del flujo, conoce cómo la plataforma Parallel puede ayudarte y anímate a probarla de manera gratuita.