Cómo fracasar implementando legaltech en 3 pasos

Según el informe de 2022 de ContractWorks, el 77% de los abogados in-house han vivido al menos un fracaso implementando tecnología.

Todo el mundo quiere implementar legaltech, entonces, ¿por qué su adopción es tan problemática? Se fracasa principalmente por 3 motivos:

• La decisión se toma sin tener en cuenta a las personas implicadas: ausencia de feedback, co-análisis, alineamiento...
• No se escoge un Project Manager, por lo que nadie se responsabiliza del éxito de la implementación.
• La gestión del proceso de implementación es equivocada: ausencia de formaciones, acceso fácil a recursos...

La decisión se toma sin tener en cuenta a las personas implicadas ✖️

Simon Sinek nos advierte de este error en su vídeo sobre "cómo abrazar el cambio": “Pensamos que a la gente le da miedo el cambio, lo cual es fundamentalmente falso, la gente teme los cambios repentinos”.

No puedo estar más de acuerdo con él. Todo el mundo quiere sentirse escuchado, en cualquier ámbito. Y aunque la última decisión recaiga sobre una persona en particular (el manager, normalmente), esto es una constante humana.

Según Gartner, promover que los empleados contribuyan a la decisión y planificación de la implementación, puede aumentar el éxito de la adopción en un 24%.

En otras palabras, si la decisión de implementar legaltech se toma al margen de sus futuros usuarios, el proceso de adopción está prácticamente sentenciado.

¿Qué puedes hacer, entonces?

• Lo primero, asegúrate de implicar a todos los usuarios en este proceso de decisión. Independientemente de cuántos sean, cuidado con no dejarte a nadie en el camino.
• Ahonda en las necesidades y dolores que buscáis resolver, preguntando en profundidad a las partes interesadas.
• Pregunta sobre las funcionalidades que la herramienta debería tener.
• Comunica con honestidad los pros y cons de la nueva tecnología. Deja muy claros los beneficios para el día a día de sus usuarios.
• Identifica los heavy users, ellos serán los usuarios más activos en la herramienta, por lo que su conocimiento sobre su funcionamiento debe ser muy completo. La mayor parte del feedback que recibas debe proceder de ellos.

No se escoge un Project Manager ✖️

Elige a un responsable del proyecto que lidere el proceso de implementación de principio a fin.

El papel del Project Manager implica crear un plan de implementación holístico y preciso, identificar hitos y plazos clave y garantizar una comunicación consistente con todas las partes interesadas que vele por su implicación.

El Project Manager es quien debe hacer adecuadamente el siguiente punto.

La gestión del proceso de implementación es equivocada ✖️

A pesar de la planificación y puesta en marcha que lleva a cabo el Project Manager, es posible que no todo el mundo adopte la nueva herramienta. Si es así, tendréis que revisar si hay algo que se podría haber hecho mejor.

Si os encontráis en una situación de éxito parcial, seguir hacia adelante demostrando buenas prácticas, como por ejemplo:

• Verifica si la nueva herramienta satisface o no satisface las necesidades de sus usuarios. Sigue preguntando.

• Ofrece diferentes niveles de capacitación según el nivel de adopción:
  • Para usuarios expertos: quizás busquen ayuda de IT para conocer el uso de funcionalidades avanzadas.
  • Para usuarios promedio: proporciona acceso directo a recursos como tutoriales y guías de la herramienta.
  • Para usuarios inactivos: ofrece capacitación 1-to-1 para acompañarles en la adopción.

• Establece incentivos para promover que los usuarios promedio e inactivos aprovechen al máximo la herramienta y pasen a ser expertos.
• Comunica los hitos conseguidos, tanto a nivel colectivo, como a nivel individual (comunica los méritos individuales).
• Comparte buenas prácticas y casos de uso concretos para facilitar el aprendizaje.

Puedes profundizar sobre este tema en nuestro artículo sobre cómo gestionar la resistencia al cambio, que por suerte o desgracia, suele estar presente a todos los niveles en las organizaciones.

Nuestra experiencia con Parallel 🌱

Cuando creamos Parallel, enseguida nos dimos cuenta de que no era una herramienta fácil de adoptar. Era fácil de aprender, pero no podíamos obviar que existía una curva de aprendizaje de varias semanas.

Nos percatamos de que, sin acompañamiento humano, la probabilidad de éxito en nuestros clientes se reducía. Por eso diseñamos el Método Parallel, nuestra metodología de onboarding en Parallel que ha ido tallándose tras muchos errores y aciertos.

A día de hoy seguimos esforzándonos por facilitar la adopción de Parallel :)