Qué es un CRM de abogados, funciones y ejemplos

¿Qué es un CRM de abogados? Diferencias con un CRM de ventas

Un CRM de abogados (Customer Relationship Management) es una solución de gestión de relaciones con los clientes diseñada específicamente para las necesidades y retos de los profesionales del área legal. Puede ser utilizado tanto en firmas de abogados, como por equipos in-house.

A diferencia de un CRM genérico, que suele estar gobernado por equipos de Marketing y Ventas, un CRM para equipos legales incorpora funcionalidades específicas para desarrollar su trabajo y colaborar cómodamente. Es decir, un CRM para abogados debe permitir también la colaboración entre áreas.

Funciones de un CRM de abogados, casos de uso

Gestión de casos y cuentas

Un CRM para abogados te permite gestionar casos y cuentas de diferentes clientes o proveedores, asignando casos a miembros del equipo, distribuyendo tareas y estableciendo fechas límite o vencimientos (de contratos, por ejemplo) con alertas automáticas.

Además, te permite monitorear el progreso de cada caso o proceso a través de paneles de control en tiempo real.

Cada vez que gestiones un proveedor/cliente, tendrás un perfil con sus diferentes detalles, notas, acuerdos legales, histórico de datos, etc.

Clasificación de información y archivos

Un CRM de abogados, puede funcionar como un DMS (Document Management System), pero mejorado, ya que puedes solicitar datos y documentos a través de él y archivarlos.

Esto no significa que todo el mundo pueda acceder a cualquier dato o documento, los CRM de abogados tienen la particularidad de tener un sistema granular de accesos detallado que puede ser configurado para restringir o permitir el acceso y el uso de la información disponible.

No todos los CRM de abogados cuentan con un sistema cómodo para la recopilación de la información. En ocasiones tendrás que integrar formularios de terceros con el CRM para mejorar este proceso o limitarte a subir la documentación manualmente.

Conservación de la información recopilada

En algunos CRM para abogados, podrás configurar el tiempo de conservación según el tipo de dato que has recopilado y la normativa aplicable: datos de contacto, registros financieros, datos de la sociedad…

Integraciones, conexiones entre sistemas

Los CRM de abogados suelen integrarse con otras herramientas de software legal y aplicaciones de productividad para proporcionar un flujo de trabajo ininterrumpido: Herramientas de facturación, hojas de cálculo, formularios, otros CRMs…

Sabemos que las integraciones no son las mejores amigas de los abogados, por eso es importante que preguntes a tu proveedor de CRM por el nivel de integración que permite su solución.

En el caso de que no te ofrezca integraciones nativas con tus sistemas, es importante contar con programadores y/o con el compromiso del propio proveedor para poder ejecutar conexiones utilizando la API abierta que el proveedor pueda proporcionarte.

Informes de métricas de rendimiento

La mayoría de CRMs, tienen un módulo para la visualización de métricas sobre la operativa o datos de uso de la propia plataforma. Un CRM para abogados también te ayuda con análisis de rendimiento.

Por ejemplo, podrás detectar cuellos de botella, visualizando el volumen de trabajo de tu equipo. Obtén datos de negocio con el volumen de onboarding exitosos y el número de onboardings fallidos u oportunidades perdidas.

Ventajas de un CRM para abogados

Gestión de riesgos internos

El uso de un CRM legal permite que los datos y documentos sensibles de clientes y proveedores estén protegidos bajo su propio amparo, ofreciendo al equipo comercial, y otras partes interesadas, un uso limitado y controlado de esta información.

Cumplimiento y gestión de riesgos externos

Un CRM para abogados ayuda a las empresas a cumplir con diversas regulaciones y normativas legales en cuanto a la administración y resguardo de información sensible.

Esta solución suele tener funciones de auditoría y reporting que permiten a las empresas demostrar la debida diligencia y el cumplimiento de las regulaciones.

Además, un CRM legal permite un análisis de la correspondencia, lo cual puede ser valioso para la resolución de conflictos, la revisión de contratos, etc.

Centralización de la comunicación con el cliente

Un CRM de abogados centraliza y registra todas las comunicaciones con los clientes o proveedores, ya sean correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones o intercambios de documentos.

Esto facilita el seguimiento de la comunicación con los clientes, evita la pérdida de información importante y permite entender los puntos de contacto críticos y favorables en la evaluación de la satisfacción del cliente.

Mejora la colaboración

El propósito principal de un CRM de abogados es gestionar mejor la relación con el cliente, sin embargo, el 99% de relaciones se gestionan entre varios miembros de la empresa/despacho.

Incluso en aquellos casos en los que un comercial es el único interlocutor de cara al cliente, casi siempre será necesario que Legal ayude con una propuesta económica, prepare un contrato, etc. Eso también es “relación con el cliente”, aunque sea desde el back.

Es decir, esta solución facilita la ejecución de flujos de trabajo donde intervienen múltiples partes colaborando, por ejemplo, en la gestión de contratos, litigios, M&A o cualquier otro proceso legal.

Insights de las operaciones legales

Un CRM legal puede ofrecer métricas valiosas sobre las que generar insights que mejoren las operaciones legales que impacten en el negocio. Sus paneles de métricas y otros indicadores son clave a la hora de tomar decisiones informadas.

Conoce algunos ejemplos de métricas legales que un CRM de abogados podría trackear y reportar.

Ejemplos de CRM de abogados

En el mercado, existen múltiples ejemplos de CRM, los más populares: HubSpot, Salesforce o PipeDrive. Sin embargo, estos sistemas no están bien preparados para el trabajo de los profesionales legales.

Te presento 3 ejemplos de CRM para abogados pensados para sus retos y necesidades del día a día:

• Perfiles es un CRM diseñado exclusivamente para equipos legales. Entre otras virtudes, te permite solicitar y clasificar la información recogida, cumplir con la normativa de conservación de datos, crear procesos e integrar fácilmente otras herramientas para el intercambio de datos.
  
  Destaca por sus sistemas de contract automation y casos de uso para llevar procesos de Know Your Customer.

• PracticePanther: Es una solución para firmas de abogados de gestión de prácticas legales con funcionalidades de CRM. Permite a los abogados gestionar contactos y casos, programar tareas y citas, realizar seguimiento de tiempo y facturación, y gestionar documentos. PracticePanther también ofrece una aplicación móvil que permite a los abogados gestionar sus casos en movimiento.

• Legally CRM: Es un CRM legal para abogados que facilita la gestión de casos y la facturación. Este software CRM, además de ofrecer herramientas de programación de citas, compartición de documentos, seguimiento de leads, permite diseñar campañas de marketing y facilita el control financiero de la firma.

Ejemplo de uso de CRM legal por abogados in-house

El email para gestionar proveedores y clientes no es la mejor herramienta. El equipo se debate entre cuestiones como:

“¿Dónde está aquel cuestionario de seguridad? ¿Lo habéis metido en la carpeta? ¿Cuándo vencía aquello? ¿Quién es el responsable de hacer X?”

Y más si eres una empresa con ISOs como Worldsensing, y la rigurosidad de la información que archivas es clave.

Karina Antonova, in-house lawyer, y su equipo necesitaban un sistema que no les robase el sueño, un CRM legal donde centralizar toda su operativa e información recopilada.

A través del CRM de abogados de Perfiles, ahora pueden hacerlo. ¿Cómo lo están gestionando hoy?

• Clasifican el nivel de riesgo de los proveedores con los que trabajan.
• Comparten formularios para mantener a raya su compliance, generando documentos automáticamente.
• Calendarizan los vencimientos con la característica de Alertas.
• Asignan responsables de tareas. 
• Visualizan con flexibilidad los diferentes datos recopilados. Hay visibilidad de la información y del job to be done. 

Esto les hace trabajar de manera más eficiente y segura. ¡Escucha el testimonio de Karina!