Cómo establecer KPIs para Legal in-house desde cero

Imagínate una reunión ejecutiva con los jefe/as de cada área compartiendo sus logros trimestrales... En esta emocionante sesión, la Head of Marketing comparte los impresionantes resultados obtenidos de las últimas campañas de comunicación.

Después, el Head of Legal entra en acción y comparte con sus compañeros información sobre el desarrollo y el aporte del área legal. Sin embargo, apenas se mencionan métricas clave y la información que ofrece es fundamentalmente cualitativa.

Si eres Head of Legal, y quieres definir los KPIs prioritarios para Legal, ¡sigue leyendo!

Índice:

¿Qué piensan del área legal?

Las métricas que reportas a la dirección son la historia que cuentas sobre tu equipo. ¿Cómo puedes demostrar que Legal está mitigando riesgos y haciendo posibles los objetivos empresariales? Si el único dato que pertenece al área legal es su gasto, estás en una situación adversa.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, todos los departamentos de empresa han dado o están dando un paso adelante en medición y reporting de KPIs. Esto les hace ser más estratégicos para la empresa, ya que pueden tomar decisiones informadas como nunca antes habían hecho.

Cómo elegir los KPIs de un equipo legal

Entre todas las métricas disponibles, has de escoger entre 3 y 10 indicadores de rendimiento clave (KPIs) por equipo legal.

Primero, considera estas cuatro áreas de impacto: Proteger el negocio del riesgo; permitir objetivos empresariales; brindar asesoramiento jurídico de calidad; y cumplir con los presupuestos.

Algunas preguntas que deberías hacerte son:

1. ¿Cuáles son nuestras prioridades como equipo?
   
   Considera estos 4 focos:
   
   • Proteger el negocio del riesgo.
   • Facilitar objetivos empresariales.
   • Brindar asesoramiento jurídico de calidad.
   • Cumplir con los presupuestos.
   
   
2. ¿Qué tareas de nuestro trabajo tienen un mayor impacto en la consecución de estas prioridades?
   
   Identifica las actividades, procesos o áreas de trabajo que son críticas para el éxito de tu equipo.
   
   
3. ¿Qué datos y métricas ya tenemos disponibles? ¿Son suficientes o hay que empezar a medir algo clave que se nos escapa?
   
   Siempre será más fácil empezar a medir métricas que ya son accesibles, en lugar de crear nuevos orígenes de datos.
   
   
4. ¿Cuáles son los KPIs que utilizan otros equipos similares?
   
   El poder del benchmarking. Puedes aprender y mucho leyendo y preguntando a otros equipos legales in-house cómo lo están haciendo.

Es crucial que te tomes el tiempo necesario para estos ejercicios. Evita centrarte únicamente en volúmenes de trabajo, ya que estos datos no aportan visibilidad sobre el valor real producido por el equipo.

Puedes centrarte en métricas como el nº de contratos existosos, la tasa de resolución temprana de casos o el tiempo de respuesta a consultas, por ejemplo.

Veamos ahora algunos KPIs que hemos considerado importantes según el campo de acción del equipo legal. Recuerda que solo son algunos ejemplos, la elección final que hagas deberá estar alineada con las prioridades del equipo.

Algunas métricas que debes considerar

Métricas relacionadas con la gestión de contratos

• Tiempo de preparación de primer borrador del contrato
• Tiempo de la revisión
• Tiempo de firma
• Tiempo de cierre del contrato
• Nº de contratos

Métricas relacionadas con consultas

• Nº de consultas
• Tiempo de respuesta
• Net Promotor Score (NPS)

Métricas relacionadas con litigios

• Nº de reclamaciones o demandas o litigios / año
• Nº de casos manejados internamente
• Nº de casos manejados por abogados externos
• % reclamaciones con éxito
• % reclamaciones sin éxito
• % casos que se han resuelto de forma extrajudicial
• Coste total de un caso

Métricas en protección de datos y compliance

• Nº de peticiones de ejercicio de derechos ARCO
• Incidentes de seguridad / año
• Incidentes en materia de compliance

Métricas relacionadas con el proceso de Know your Client (KYC)

• Tiempo para completar una revisión normal KYC
• Tiempo para revisar cuentas bajo alertas del KYC
• Tiempo de obtención de datos del cliente
• Nº de expedientes reportados a las autoridades de Prevención de Blanqueo sobre operaciones sospechosas
• Nº de expedientes reportados al comité de dirección o de control interno

Métricas relacionadas con legaltech

• Tiempo de respuesta
• Nº total de errores
• Tasa de repetición de errores
• Retorno de la inversión (ROI) // Reducción de costes legales

Reflexión

Los abogado in-house enfrentan cada vez más presión para demostrar su valor y contribución a la empresa. Ya no es suficiente justificar el trabajo mediante el volumen o carga de trabajo acumulada, hay que empezar a hablar otro idioma. Un idioma basado en números y resultados.

Si lo consiguen, los equipos in-house se convertirán en aliados estratégicos en la consecución de objetivos e hitos de la empresa, el papel que realmente se merecen.