Formulario de KYC y regulación para inmobiliarias

En el sector inmobiliario, el conocimiento del cliente (KYC) es una herramienta clave para la Prevención del Blanqueo de Capitales (PBC) de los clientes sospechosos de blanqueo.

Como inmobiliaria, debes implementar un KYC robusto para cumplir con la normativa, regulada en España por la Ley 10/2010, y así impedir cualquier tipo de sanción por incumplimiento de tus obligaciones.

Regulación de KYC en el mercado inmobiliario

Sujetos obligados: inmobiliarias y agentes inmobiliarios

Las regulaciones KYC en el sector inmobiliario son esenciales para prevenir el blanqueo de capitales y garantizar la transparencia en las transacciones. En España, el cumplimiento de estas regulaciones está supervisado por el SEPBLAC. Tanto las agencias como los agentes inmobiliarios son considerados sujetos obligados por los reguladores:

• La Ley 10/2010 de PBC-FT apunta que son sujetos obligados “Los promotores inmobiliarios y quienes ejerzan profesionalmente actividades de agencia, comisión o intermediación en la compraventa de bienes inmuebles o en arrendamientos de bienes inmuebles que impliquen una transacción por una renta total anual igual o superior a 120.000 euros o una renta mensual igual o superior a 10.000 euros”.
• La Directiva (UE) 2018/843 en materia de PBC-FT indica que son sujetos obligados las siguientes personas físicas o jurídicas: “Los agentes inmobiliarios, también cuando actúen como intermediarios en el arrendamiento de bienes inmuebles, pero únicamente en relación con transacciones para las que el alquiler mensual sea igual o superior a 10 000 EUR”.

Requisitos de KYC para las inmobiliarias

Siguiendo las especificaciones de la Ley 10/2010 y la Directiva (UE) 2018/843, las entidades del sector inmobiliario deben establecer políticas y procedimientos en materia de PBC (Prevención de Blanqueo de Capitales), entre las cuales, se incluyen:

• Identificación de los clientes con medidas de verificación de la identidad, antes de establecer relaciones comerciales.
• Monitoreo de las transacciones sospechosas de los clientes en operaciones de compraventa y arrendamiento.
  • Con medidas reforzadas para las transacciones que involucren pagos en efectivo superiores a 10,000 euros. Se deben recopilar y verificar más información sobre la propiedad real y el origen de los fondos utilizados en la transacción.
  • Reporte de operaciones sospechosas al SEPBLAC.
• Uso de registros centrales:
  • La directiva establece la creación de registros centrales de titularidad real.
  • Los agentes inmobiliarios deben consultar estos registros para garantizar la veracidad de la información proporcionada por sus clientes.
• La formación y capacitación de los empleados en materia de prevención del blanqueo de capitales y KYC es un requisito en sí mismo, y tiene el objetivo de garantizar el cumplimiento de las regulaciones.

El cumplimiento de estas medidas suponen una obligación legal para mantener la integridad del mercado inmobiliario.

Formulario de KYC para inmobiliarias

Como decíamos, las entidades inmobiliarias necesitan implementar un procedimiento de KYC sólido para cumplir con la normativa y asegurar la integridad de sus operaciones.

Herramientas de KYC digitales, elementos clave

1. Verificación de identidad:
   • Escaneo de documentos: herramientas que permiten escanear y validar documentos de identidad automáticamente.
   • Comparación con bases de datos: funcionalidad para verificar la información del cliente contra bases de datos globales de sanciones y listas de personas políticamente expuestas (PEP).
2. Gestión de riesgos:
   • Risk scoring (cálculo de riesgo): funcionalidad para calcular numéricamente el nivel de riesgo de un cliente o transacción, basando el cálculo en factores como la residencia fiscal, la actividad económica o el monto de las transacciones.
   • Reevaluación periódica: Funcionalidad que permite reevaluar automáticamente el perfil de riesgo de los clientes en intervalos regulares, ajustando su risk scoring y detectando cambios relevantes en sus información personal.
   • Monitoreo y análisis de transacciones: generación de alertas instantáneas cuando se detectan operaciones que podrían estar relacionadas con delitos de blanqueo de capitales.
3. Registros para auditorías:
   • Generación de informes: solución para crear informes detallados sobre la due diligence y el monitoreo del cliente y registro de evidencias para controles de auditoría.
   • Firma digital: funcionalidad para facilitar la firma digital de documentos y contratos, asegurando la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos durante el proceso de KYC.
4. Integración con otros sistemas:
   • APIs y conectividad: Uso de APIs para conectar diferentes herramientas como sistemas de CRM y ERP, facilitando el intercambio de datos y la automatización de procesos.

Parallel: formularios de KYC para inmobiliarias

Los formularios de KYC de Parallel puede ayudarte a gestionar de principio a fin todo el proceso de una operación inmobiliaria con un cliente. Sin papeleo y sin cadenas de correo que entorpecen el proceso de KYC, la revisión y la firma de contratos.

Algunos usuarios de Parallel del sector inmobiliario:

• Gestión de contratos: acelera los procesos, desde el mandato del propietario, pasando por las visitas de los compradores, hasta la firma del contrato de compraventa, de forma fácil, totalmente segura e instantánea.
• Prevención de Blanqueo de Capitales y KYC: Cumple con la regulación, minimizando el tiempo administrativo y cumplimiento, al mismo tiempo que facilitas una experiencia de Know Your Customer personalizada y cómoda para tus clientes.

Consecuencias de incumplimiento de las medidas de KYC

El incumplimiento de las regulaciones puede tener graves consecuencias para las entidades del sector inmobiliario. Estas las principales sanciones y medidas administrativas impuestas por el regulador en caso de incumplimiento:

• Supervisión reforzada: Las autoridades pueden requerir información adicional sobre las operaciones de la entidad y someterla a auditorías más estrictas y frecuentes.
• Formación Obligatoria y Auditorías Externas: Las entidades pueden ser obligadas a participar en programas de formación sobre PBC y a realizar auditorías externas para mejorar sus procedimientos internos.
• Suspensión y Revocación de Licencias: Las autoridades pueden suspender temporalmente o permanentemente las actividades comerciales y, en casos extremos, revocar las licencias para operar.
• Multas Proporcionales: Las multas pueden ser muy elevadas, llegando hasta 10 millones de euros o el 10% del volumen de negocios anual total del ejercicio financiero anterior de la entidad para infracciones muy graves. Las infracciones graves pueden conllevar multas de hasta 5 millones de euros o el 5% del volumen de negocios anual.
• Inhabilitación: Los directivos responsables de incumplimientos pueden ser inhabilitados temporal o permanentemente. En casos graves, pueden enfrentar responsabilidades penales, incluyendo penas de prisión.

Este es el documento oficial con las sanciones y medidas administrativas impuestas por incumplimiento de las obligaciones de PBC-FT en 2023.

Señales de alerta de blanqueo de capitales en el sector inmobiliario

En el campo de PBC y KYC en el sector inmobiliario, estas son los principales factores de alerta a los que hay que prestar atención, ya que pueden considerarse indicios por blanqueo de capitales:

• Empresas offshore: Transacciones que involucran empresas con estructuras complejas podrían estar relacionadas con intentos de ocultar el origen de los fondos.
• Métodos de pagos inusuales: Cuidado con pagos en efectivo o métodos poco comunes como criptomonedas, que podrían usarse para ocultar el origen de los fondos.
• Falta de información: Clientes que dudan en dar información como documentos de identidad o comprobantes de ingresos, podrían estar ocultando algo.
• Riqueza sin explicación: Si un comprador o vendedor no puede explicar claramente el origen de sus fondos, podría ser una señal de blanqueo de capitales.
• Venta rápida de propiedades: La compra y venta rápida de propiedades sin motivos aparentes es un indicador de riesgo de blanqueo de capitales.
• Participación de terceros: Si hay terceros involucrados sin relación aparente con la transacción, como representantes que actúan en nombre del comprador o vendedor, podría haber un intento de ocultar al verdadero beneficiario.

Con una herramienta específica de KYC, será más fácil identificar estas señales de alerta y reportar cualquier indicio de actividad sospechosa. En estos casos, recuerda también llevar a cabo medidas reforzadas para verificar la identidad del cliente y el origen de las transacciones.