Hablemos de Legal Project Management ♟️

Una de las claves en la consecución de resultados en un equipo legal en crecimiento, prestando servicios legales a clientes externos e internos, es el grado de apertura y adaptabilidad que tienen sus miembros a la hora de dar la bienvenida a nuevas ideas y formatos de trabajo.

Índice:

En Parallel, hemos conocido a equipos legales que adoptan marcos de trabajo muy heterogéneos entre ellos; nos hemos encontrado con equipos de trabajo muy familiarizados con metodologías propias de Legal Project Management y hemos visto también culturas de trabajo más “clásicas”, en el buen sentido de la palabra.

Esto significa que el camino tradicional también puede estar correlacionado con la entrega de un mejor servicio, no siempre hay que forzar las "modas" y la innovación.

Nosotros, por ejemplo, somos conscientes de que prestamos un servicio de atención al cliente más tradicional, que implica un trabajo inicial más intenso. Sin embargo, sabemos que esto nos acaba generando un mejor resultado. Invertimos en un “customer success” más costoso en favor de que nuestro cliente consiga sus objetivos acompañado y con mayor rapidez.

Entonces, cuándo tiene sentido adoptar LPM

Legal Project Management, en adelante, LPM, funciona mejor cuando:

1. Se trabaja con proyectos de gran envergadura: larga duración, múltiples tareas sucediendo al mismo tiempo, incertidumbre y riegos elevados…
2. El cliente demanda una transparencia muy alta para hacer seguimiento de todo lo que sucede.
3. Se trabaja con proyectos legales similares y recurrentes. LPM nos ayuda a estandarizar procesos, crear plantillas y basarnos en la experiencia previa para mejorar nuestro servicio. Se evita reinventar la rueda.

Qué es Legal Project Management

LPM consiste en la aplicación de los principios ágiles de la gestión de proyectos en el ámbito jurídico. LPM sirve para planificar, controlar y asegurar los resultados deseados de un proyecto jurídico a través de un proceso iterativo.

Un momento, ¿qué significa iterativo?

Un proceso iterativo significa que se repite en el tiempo, pero a cada repetición el equipo se enfoca en mejorar un resultado u objetivo, es decir, se centra en optimizar el proceso continuamente.

Para ello, LPM busca activar diferentes palancas de mejora en los proyectos: asignación de cargas de trabajo, la distribución de presupuesto, minimización de riesgos, la gestión de la comunicación con el cliente y un largo etcétera.

Etapas de Legal Project Management

LPM, como nosotros lo vemos, consta de 5 etapas o fases. Pero cada servicio o proyecto puede presentar variaciones. Lo importante es saber adaptar el proceso completo.

Admisión 🔑


En la primera etapa, el cliente realiza una petición legal que describe el problema a resolver, el resultado que deseado y el tiempo que estimado hasta la consecución del resultado.

Tras la lectura de la petición, se elige a un abogado interno para gestionar el proyecto y ser el punto de contacto para que el cliente tenga visibilidad sobre cómo avanza el proyecto.




Planificación 🗺️


En esta fase, definiremos puntos específicos sobre qué hay que hacer y quién va a hacerlo. Aquí juega un papel importante la gestión de expectativas y la comunicación abierta con el cliente.

Identificando las acciones a realizar, estableceremos un presupuesto y un equipo de trabajo, y buscaremos plantear un calendario que baraje tres escenarios: el óptimo, el correcto y el problemático. Todas las personas implicadas deben tener claras sus contribuciones y cargas de trabajo.




Ejecución 🔧


¡Manos a la obra! Ejecutaremos el plan establecido, intentando ser lo más eficientes posibles en la coordinación y en la gestión de riesgos. Cuantas más personas estén implicadas en la fase de ejecución, más sensible al error humano será esta etapa, además, es crucial en esta fase mantener una comunicación abierta con el cliente, algo que a veces puede ser descuidado sin querer.

Según el servicio/proyecto y la relación con el cliente, puede ser recomendable generar entregas recurrentes para el cliente con el fin de recabar feedback y mejorar el resultado final.




Análisis 🎯


Sin análisis, no hay mejora del proceso. Cuanto más “cariño” y esfuerzo le dediquemos a esta fase, más puntos de mejora encontraremos en el proceso. Reuniones de retrospectiva, revisión de datos cuantitativos, análisis de la satisfacción del cliente… Existen diferentes fuentes de información y distintas reuniones que pueden ayudarnos a introducir puntos de mejora.

Esta etapa tiene una relación muy estrecha con la siguiente, pero muchas veces sucede que, aun teniendo datos cuantitativos y cualitativos, el equipo no cambia nada porque no revisa lo suficiente, o porque simplemente no es escuchado por las personas que toman decisiones y cambios…




Aplicación de aprendizajes 🧠


Los aprendizajes obtenidos durante la ejecución del proyecto y en la propia fase de análisis, serán comentados con los responsables de afianzarlos en los posteriores proyectos.

Una vez asegurado esto, volvemos a empezar (proceso iterativo) en la primera etapa, “Admisión”, de un nuevo proyecto.

El rol fundamental del legaltech

A día de hoy, un equipo de trabajo sin tecnología de vanguardia, no puede destacar a nivel operativo. Con vanguardia nos referimos a que “el Word, el Excel y el PowerPoint” ya no son suficientes en un sistema empresarial cada vez más digital y competitivo.

A lo largo de la ejecución de un proyecto jurídico es recomendable la intervención de determinados aliados tecnológicos que optimizarán nuestras tareas (por ejemplo, Parallel).

😁 Mini-promo: Si no aún no nos conocías, la plataforma de Parallel facilita el intercambio de datos y documentos con clientes en un proceso guiado y sin fricciones tanto para el profesional, como para el cliente.

Puedes ver el progreso y obtener métricas que te aportarán claridad en la etapa de análisis. También podrás generar contratos automáticamente con los datos que recopiles. Básicamente, Parallel elimina la acción de “picar datos” y “la persecución” por email a tus clientes.

El uso de este tipo de herramientas permite la mejora de las habilidades de los profesionales dentro del equipo legal y una comunicación más activa, atenta y empática con el cliente.

Beneficios de aplicar LPM en tu equipo legal

• 🚀 El primer beneficio persigue el propio sentido de LPM, la optimización de los procesos y la mejora de resultados: Como veíamos al principio, el objetivo de LPM es potenciar la eficiencia de procesos legales, analizando cada detalle de cada una de las etapas que previamente se presentaban.

• ⛰️ Reducción de riesgos: Los riesgos inherentes a los proyectos legales se abordan de manera proactiva. Se antepone la satisfacción del cliente y la comunicación y transparencia es constante.
  
  Proyectos de seguros y compliance se hacen más fáciles de gestionar y el riesgo de mala praxis se reduce drásticamente.

• ⚓️ Retención del talento: En LPM hay una parte innata de innovación (mejora continua) asociada a múltiples aprendizajes. Si el talento es capaz de ver el valor de estos aprendizajes, estará más predispuesto a ser fidelizado. Además, LPM implica un alto grado de confianza en todo el equipo, algo que también se percibe como positivo.

• 🧠 Mentalidad adaptativa: Trabajar con un buen sistema de LPM no deja cabida a la resistencia al cambio, al “mejor seguir haciendo las cosas como hemos hecho siempre”. El equipo se comporta con una mentalidad abierta al cambio. Obviamente, siempre puede haber algo de resistencia, pero resulta anecdótica.

• 🤝 Mejora de la relación con otros departamentos: con LPM los equipos son plenamente conscientes de los objetivos del negocio, teniendo en cuenta las peticiones y necesidades de otras áreas de la empresa. Legal en este punto es visto como un aliado y no como un freno en su relación con otros equipos.

Referentes que han aplicado Legal Project Management

🏠 Baker & Mckenzie

Después de 10 años de que esta firma haya implementado LPM, en Lawyerpress News entrevistaron a Kevin O’Sullivan, Director de Legal Project Management, comentó sobre el futuro de LPM como valor diferencial dentro de los despachos.

Al respecto señala que, “las diferencias notables ahora en comparación con nuestra infancia están en que tenemos un gran equipo global (casi 60), una oferta clara para la carrera y el desarrollo de un LPManager, una conciencia mucho más profunda sobre los beneficios asociados con LPM, tanto en los clientes como en los equipos internos, y varios enfoques estandarizados para los procesos habituales, además de un sólido catálogo de casos de estudio de LPM”.

🏠 Clifford Chance

En el 2022 la firma lideró la categoría “Innovación en Legal Project Management de un bufete de abogados” porque constituyeron un equipo global de LPM. De acuerdo con Aaran Scott, Director de Legal Project Management, se sabe que Clifford Chance ha utilizado LPM con la finalidad de contribuir a la mejora y evolución de sus abogados, y para que estos puedan proporcionar servicios legales del alto valor y soluciones innovadoras que no impliquen un mayor gasto de recursos.

🏠 Cuatrecasas

El caso de Cuatrecasas es interesante debido a que ellos fueron la excepción dentro del mercado hispanohablante. Decidieron incursionar en Legal Project Management a través de implementar la metodología Kanban en sus operaciones diarias.

Según Joan Oliveras, responsable de la Project Management Office, optaron por aplicar Kanban porque vieron que se beneficiaban a diferentes niveles:

• Kanban se centra en lo importante y reduce la carga administrativa.
• Facilita la adaptación y optimización del trabajo.
• Está dentro de la gestión de procesos Lean, un enfoque relacionado con uno de los principios de la firma: la eficiencia.