Implementación de Parallel: Guía, consejos y qué esperar

¿Estás pensando en usar Parallel? ¿Ya eres cliente y quieres empezar a utilizar la plataforma?

¡Súper buenas noticias! ¡Bienvenido/a a la Parallel Community! 

En esta guía te explicamos, paso por paso, el proceso de implementación y te compartimos algunas de las mejores prácticas y consejos para que puedas empezar a utilizar Parallel fácil y rápidamente.

¿Cuál es nuestro secreto? En Parallel estamos obsesionados con ofrecer la mejor experiencia de onboarding posible a nuestros usuarios, ¡no queremos hacerte perder el tiempo! Por esta razón, te asignamos un Customer Sucess Manager (CSM) desde el principio que te ayude a recorrer cada paso del camino. El CSM pondrá a tu servicio toda su experiencia en LegalTech y gestión del cambio para nada se interponga en tu camino.

La mejor noticia es que nuestros usuarios hablan y valoran súper bien el proceso de implementación de Parallel en el portal de reseñas independientes de G2. 

Si estás interesado en comentar con un especialista cómo podría ser la implementación de Parallel en tu organización, haz clic aquí para contactar con nosotros.

Sin embargo, te recomendamos también explorar esta guía para entender los detalles de nuestra metodología de implementación.

Onboarding 

1. Línea de salida: Introducción a nuestro método y acuerdo sobre un plan conjunto

El proceso de implementación de Parallel es un esfuerzo colaborativo. A lo largo de todo el proceso, el CSM de Parallel trabajará estrechamente contigo para identificar cómo podemos ayudarte a ti y a tu empresa a gestionar los procesos legales y de compliance de forma más eficiente. 

Como en cualquier primera cita, el CSM querrá saber lo más importante sobre ti. Los objetivos de la primera reunión, son:

• Que tu CSM comprenda a la perfección tus desafíos y objetivos, concretamente: 
  • Los procesos legales que quieres gestionar en Parallel y su funcionamiento actual. Tu CSM incluso puede ayudarte a dibujar tus procesos legales y de cumplimiento, documentarlos y estandarizarlos si nunca lo has hecho antes. ¡En esta Guía explicamos cómo hacemos esta labor para que puedas copiarnos!
  • Tus requisitos específicos y las integraciones para los flujos de trabajo de tus procesos legales. Nos aseguraremos de que Parallel esté conectado de forma fluida con tu stack de tecnología. 
• El CSM también te presentará nuestra metodología de implementación, con unos plazos determinados para asegurar el éxito. En este punto es esencial acordar un plan conjunto para poner en marcha tus procesos sin fricciones y contratiempos. Detallaremos lo que ocurrirá en las próximas semanas para alinear expectativas. 

2. Analiza y selecciona los primeros procesos 

Comienza identificando los primeros procesos que quieres empezar a automatizar, recomendamos priorizar 2 o 3 procesos.

Piensa en aquellos procesos que son más engorrosos, tanto para tu equipo de back-office como para el cliente, y cuya mejora tendría un impacto sustancial para el negocio. 

Estos son los criterios más importantes que debes considerar para elegir estos primeros procesos: 

• La frecuencia de la ejecución del proceso o la cantidad de tiempo invertido por el equipo y los clientes.
• Importancia para el negocio, métricas impactadas.
• Requisitos técnicos del proceso.
• Partes involucradas y partes interesadas.

Analízalos a fondo. Documenta cada paso e identifica a los stakeholders (partes interesadas) y responsables de cada una de las acciones. Esto te dará una comprensión clara del proceso completo. Cada paso, por pequeño que sea –p.ej. un correo electrónico, una aprobación, una llamada– es importante. 

Si no lo has hecho antes, tu CSM puede ayudarte a dibujar y estandarizar tus procesos legales y de compliance.

3. Crea las primeras plantillas  

Una vez hayas identificado los procesos que quieres comenzar a automatizar con Parallel, comparte los materiales que actualmente usas para estos procesos con tu CSM: contratos, plantillas de correo electrónico, listas de verificación, formularios, etc. ¡Envíaselos todos para que pueda crear tus plantillas ad hoc!

Parallel fue diseñado para ser fácil de usar, y puedes explorar la herramienta por ti mismo sin problema. Sin embargo, no está de más tener el apoyo del CSM, quien ya ha implementado Parallel cientos de veces, ¿no? Te ayudaremos en todo lo que podamos y sepamos, el CSM de Parallel trabajará contigo desde el principio para configurar tus plantillas clave.

4. Aprende a ser un Admin de Parallel 

Los usuarios 'Admins' juegan un papel esencial en la labor de impulsar la adopción de Parallel en tu equipo, razón por la cual los CSM dedican tanto tiempo y esfuerzo para asegurarse de que estén bien preparados.

¿Tú serías uno de los usuarios Admin de tu organización?

Aprender cómo modificar o crear nuevas plantillas y ser así un usuario autónomo es clave para un uso de Parallel exitoso. En el futuro, esto te permitirá mejorar continuamente tus plantillas y procesos, sin depender de nadie, probando diferentes formas de optimizar la eficiencia interna y la experiencia del cliente. 

Protip: Graba todas las sesiones de formación de Admins para acceder a ellas en el futuro. Por ejemplo, la próxima vez que pienses "¿Cómo configuré esa plantilla la última vez?" ¡Podrás revisarlo en el vídeo!

5. Realiza pruebas internas con tu equipo 

Prueba el proceso con tu equipo enviándoles parallels y haciendo todo el proceso desde el punto de vista de todos los stakeholders, ¡como un juego de roles!  

Los miembros de tu equipo son los más calificados para dar feedback sobre cómo se ha configurado el proceso en Parallel y cómo mejorarlo. 

Protip: Involucrar a tu equipo desde el principio les hará sentir parte del cambio y la acogida de la nueva herramienta será mejor. Además, el feedback al principio es realmente valioso para la puesta apunto.

6. Ajusta tus plantillas y configura tus procesos 

Deja tus plantillas y su configuración listas para lanzar tus procesos a producción, con casos reales. Tenemos una checklist/guía especial para asegurarnos de que no te olvidas de configurar nada en tus plantillas.

Activación 

Consideramos que "te has activado" como usuario, cuando empiezas a gestionar parallels, desde la creación hasta su cierre.

1. Entrena a tu equipo y asegura la adopción 

Entrena al equipo de profesionales que gestionará estos procesos y usará Parallel en su día a día. 

Protips: Graba esta sesión para que el equipo pueda acceder fácilmente a ella si tienen alguna pregunta. 

Haz esta sesión obligatoria, y que esté lo más cerca al uso de la herramienta posible. Es decir, asegúrate que no transcurre casi tiempo entre esta sesión de formación y el uso de Parallel con clientes, para que tu equipo no pierda inercia y tenga los conceptos frescos.

El equipo de CSM ha entrenado a muchos equipos y tiene una amplia experiencia en gestión del cambio, ¡déjate ayudar en esta formación! Implementar tecnología en equipos legales y de compliance a veces puede ser intimidante, pero será mucho más fácil si tu equipo ve la cara amigable y humana de los CSMs detrás de Parallel.

2. ¡Lanza los primeros procesos! 

Una vez tengas los primeros procesos configurados y al equipo preparado, da el paso. Lanza los primeros procesos y recoge todo el feedback interno y externo de los primeros días.  

Protip: Las primeras semanas, haz sesiones frecuentes de feedback y dudas con tu equipo, haciendo un seguimiento cercano de los procesos. 

La ventaja de que Parallel sea una herramienta no-code es que te permite adaptar tus procesos mientras están siendo ejecutados sin necesidad de IT y sin fricciones para la operativa.

3. Integra Parallel en tu stack tecnológico 

En Parallel, entendemos que los procesos de una empresa están interconectados. Creemos que la clave de la eficiencia reside en asegurar que todas las herramientas digitales de tu organización también estén interconectadas. Por eso la API es abierta y de libre uso por el usuario.

Protip: Antes de comenzar a configurar integraciones y automatizaciones, prueba tus procesos en Parallel durante unas semanas.

Muchas veces el usuario se adelanta a este acontecimiento porque le preocupa mucho las integraciones. Pero es muy importante, primero, construir un proceso con el que tú y tu equipo os sintáis 100% cómodos, seguro que no habrá problema después a la hora de plantear las integraciones.

Puedes configurar integraciones no-code tú mismo o con un mínimo de soporte técnico con herramientas como Zapier, ideal para integraciones comunes con CRM como HubSpot o Salesforce, por ejemplo.

Para flujos de trabajo más complejos a gran escala, el equipo dedicado a integraciones y los CSMs estarán disponibles para ayudarte.

Adopción y éxito 

Soporte proactivo 

Has empezado a usar Parallel, ¿y ahora qué? 

Tu CSM revisará proactivamente la actividad en Parallel para asegurarse de que estás progresando según lo planeado: ¿Tu equipo está creando parallels? ¿La gente está iniciando sesión en la plataforma? ¿Hay algo con lo que podamos apoyarte durante esta transición? Tus objetivos e hitos son los objetivos e hitos de Parallel, no paramos hasta que le saques el máximo provecho. 

Entendemos que el cambio puede ser un desafío, pero estamos aquí para asegurarnos de que tengas todos los recursos y el apoyo que necesitas para navegar con éxito. Tu CSM está disponible para sesiones de formación, de seguimiento, sesiones de Q&A, y apoyo personalizado para asegurar que tu equipo se sienta cómodo y sea productivo con Parallel. 

Mejora continua y feedback 

Recuerda que tu viaje con Parallel no termina cuando lanzas tus primeros procesos. ¡De hecho, esto es sólo el principio! 

Con Parallel, puedes mejorar continuamente tus flujos de trabajo y procesos basándote en comentarios y análisis. De hecho, el proceso de implementación está diseñado para que obtengas la formación necesaria para cambiar o crear nuevos flujos de trabajo de plantillas por ti mismo directamente en la plataforma, sin código, ¡no necesitas esperar a que ningún informático lo haga por ti! 

Si necesitas ayuda, o más sesiones de formación para Admins, el equipo de CSM Parallel siempre está listo para proporcionar ideas, mejores prácticas y apoyo para ayudarte a maximizar el valor que obtienes de la plataforma. 

Para capitalizar todo el potencial de Parallel, asegúrate de reservar tiempo para revisar tus análisis de procesos y recoger comentarios de tu equipo y de clientes. Esta información es inestimable para identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar aún más tus procesos. 

Parallel también te proporciona informes y métricas que te permiten obtener datos del rendimiento de tus flujos de trabajo y procesos, identificar cuellos de botella y entender cómo y dónde pasa su tiempo tu equipo. Estos conocimientos son clave para impulsar la optimización de procesos, resultando en un aumento de la eficiencia y productividad. 

Escala tus procesos con Parallel 

Una vez que hayas implementado con éxito tus primeros procesos y te sientas cómodo con la plataforma, es hora de escalar. Identifica procesos adicionales que puedan ser automatizados y comienza el ciclo de nuevo. Tu CSM está ahí para asistirte en cada paso del camino, proporcionando orientación sobre las mejores prácticas para escalar y optimizar tu uso de Parallel.

Últimos apuntes 

Implementar Parallel puede revolucionar la forma en que gestionas los procesos legales y de cumplimiento en tu organización. Con un CSM dedicado, una plataforma fácil de usar y un compromiso con la mejora continua y el apoyo, puedes esperar un proceso de implementación suave y exitoso. 

Para tener un canal de comunicación más ágil entre tú y tu CSM, más allá del email, hemos creado una comunidad de Slack para entablar un contacto más estrecho. No obstante, si no te resulta cómodo utilizar Slack, podremos mantener nuestra comunicación por email sin problemas.