Cómo implementar OKRs legales paso a paso

En el artículo anterior, vimos qué son los OKR y sus ventajas dentro de un equipo legal. En esta ocasión, vamos a ver cómo implementar adecuadamente la metodología OKR en un equipo legal, siendo eminentemente prácticos.

¡Vamos a por ello!

Paso 0: Prepara el terreno

Como siempre decimos en Parallel, “empieza pequeño, luego, escala”. OKR produce pequeños cambios en la cultura de los equipos, es por eso que no podemos tratar de imponerlo desde arriba y a marchas forzadas. ¿Qué es lo primero?

1. Explica el porqué de los OKR, traduce los beneficios de esta metodología al contexto de tu equipo. Ofrece ejemplos claros de su aplicación.
2. Identifica a las personas más afines a OKR, los que mejor lo han entendido y más abiertos se muestran hacia su inclusión. Ten conversaciones con ellos, son tus champions.
3. Ahora sí, prepara una prueba piloto con un equipo reducido. La adopción de OKR por todo el departamento legal se construye de menos a más, especialmente en organizaciones donde ningún dpto. trabaja con esta metodología.

La duración aproximada para una sesión de implementación de OKR es de 1 hora y 50 minutos, ¡vamos a verla!

Paso 1: Elegid vuestros objetivos (30 min)

Los OKRs deben estar vinculados a la estrategia y objetivos empresariales, un equipo legal no puede ser efectivo sin entender hacia dónde se proyecta el negocio. Vamos con el paso a paso:

1. Primero, pregunta lo siguiente: “¿El negocio dónde tiene el foco puesto hoy? ¿En qué estaremos enfocados en los próximos meses?” Anota las respuestas en la pizarra física o digital que estéis usando.
   
   
2. Ahora, pregunta: “¿Cómo cada uno puede ayudar a facilitar los objetivos empresariales?” Haced una lluvia de ideas, cada uno puede apuntar las suyas.
   
   Si dispones de documentación sobre cómo lo están haciendo otros equipos de la empresa, mejor, ayudará en la dinámica.
   
   
3. Agrupad las ideas que sean similares.
   
   
4. Filtrad esas ideas, dejando 2-5 objetivos aspiracionales que os desafíen, y se alineen con la hoja de ruta de la empresa, lo que decíamos al principio.
   
   No olvidéis que los objetivos deben ser declaraciones cualitativas aspiracionales, no tareas o resultados opertativos.

Ejemplo de la dinámica del Paso 1

1. ¿El negocio dónde tiene el foco puesto hoy? ¿En qué estaremos enfocados en los próximos meses?

2. ¿Cómo el equipo y cada uno puede ayudar a facilitar los objetivos empresariales?

2. Agrupad las ideas que sean similares:

3. Filtrad esas ideas:

Paso 2: Identificad vuestros Resultados Clave (KRs) (60 min)

Los resultados clave (KRs) miden el progreso hacia un objetivo cualitativo no medible. Ya sabes que es importante que los KRs se centren en beneficios, no en el esfuerzo a realizar. Deben ser beneficios que impacten directamente en el negocio o en el valor entregado al cliente o cliente interno. 

1. Ahora, elegid los resultados clave para alcanzar cada objetivo. Evitad centraros demasiado en cómo lo haréis para completar cada KR.
2. Podéis asignar responsables de resultados clave, independientemente de los stakeholders necesarios para su éxito. Intentad no asignar a más de 2 responsables por resultado clave para que no se diluya la responsabilidad.

Ejemplo de la dinámica del Paso 2

⏰ Periodo de tiempo de los OKR: 3 meses.

Para el objetivo 1: “Impulsar la gestión de consultas internas siendo una guía para la compañía”, ¿qué resultados verificarán que lo hemos logrado?

• Reducir el tiempo promedio de respuesta a consultas legales internas en un 25%
• Mejorar el NPS (satisfacción del cliente) interno en un 25%

Para el objetivo 2: “Proteger el negocio mediante el cumplimiento normativo y la prevención de riesgos”, ¿qué resultados verificarán que lo hemos logrado?

• KR 2.1: Lanzar una formación en compliance para nuevos empleados que retenga un 15% más en las evaluaciones, respecto al pasado programa formativo.
• Reducir las incidencias de privacidad de datos provocadas por los empleados en un 5% a través del uso de tecnología e IA.

Para el objetivo 3: “Crear una relación entre áreas que lleve nuestra eficiencia al siguiente nivel”, ¿qué resultados verificarán que lo hemos logrado?

• Hacer 3 reuniones mensuales con los equipos de ventas, finanzas y desarrollo de productos para identificar proactivamente posibles problemas legales.
• Centralizar la comunicación con ventas en la herramienta XXX, consiguiendo que el 100% del departamento legal aprenda a utilizarla.

Paso 3: Haced crecer la ambición en equipo (25 min)

Recuérdale a tu equipo que los OKRs son algo incómodos, no serán despedidos por establecer objetivos ambiciosos y no cumplirlos.

1. Valorad de nuevo si los Objetivos y los Resultados Clave de equipo son lo suficientemente ambiciosos. Si un KR es fácilmente alcanzable, aumentadlo en un 30%. Si no estáis seguros de poder cumplirlo, probablemente esté bien ajustado.
   
   Probablemente alguien pueda decir: “Esto es muy difícil de cumplir”, “esto no nos viene bien”... En ese caso, puedes responder: “¿En qué tipo de equipo nos convertiremos si tenemos éxito? ¿Qué necesitamos para conseguirlo? ¿Cómo podrían ayudar otras áreas?”.

2. Reflexionad sobre si tenéis demasiados o muy pocos objetivos y resultados clave. Esta es mi recomendación:
   1. Equipo de 4 personas:
      • Iniciación: 2 objetivos y 2-3 resultados clave por objetivo
      • Avanzado: 2-3 objetivos y 3-4 resultados clave por objetivo
   2. Equipo de 5 personas
      • Iniciación: 2-3 objetivos y 3 resultados clave por objetivo
      • Avanzado: 3 objetivos y 3-4 resultados clave por objetivo
   3. Equipo de 6 personas
      • Iniciación: 2-3 objetivos y 3-4 resultados clave por objetivo
      • Avanzado: 3-4 objetivos y 3-4 resultados clave por objetivo
   4. Equipo de 7 personas
      • Iniciación: 3 objetivos y 3-4 resultados clave por objetivo
      • Avanzado: 4 objetivos y 3-4 resultados clave por objetivo

3. Si la sesión finaliza con dudas o preguntas abiertas, no pasa nada. Programa otra de seguimiento unos días después para ver en común el feedback recibido.

Ya están en marcha los OKRs. Vamos a ver cómo son las reuniones de seguimiento, las cuales son igual o más importantes que el hecho de establecer los OKRs al inicio.

Las reuniones de Checkpoint deberían durar 30' aprox, mientras que las reuniones de Retrospectiva, 60' aprox.

Checkpoints: Verifica cómo el equipo está progresando en sus OKRs (30 min)

Por norma general, los OKRs se establecen al trimestre y se planifican 2 reuniones mensuales para hacer este checkpoint, el mes 1 y el mes 2. Sin embargo, si tu prueba piloto tiene una duración de 40 días, por ejemplo, deberás hacer un checkpoint a los 20 días para verificar el estado de los OKRs establecidos.

Recuerda a tu equipo que estos checkpoints sirven para detectar señales de peligro y asegurar el rumbo correcto de cara al próximo mes.

1. Antes de la reunión: Solicita a los miembros del equipo que actualicen el estado de sus KRs y anímales a anotar los desafíos que han encontrado y lo que han aprendido por el camino.
   
2. Primera parte de la reunión:
   1. Comienza con una visión rápida del estado de los OKRs. Calcula la puntuación media de todos los KRs para conocer el grado de consecución del objetivo correspondiente.
   2. Celebra los logros conseguidos y el esfuerzo de todos aunque los resultados aún no sean visibles.
      
3. Segunda parte de la reunión:
   1. Para cada KR en situación crítica, decidid si es necesario reasignar recursos o cambiar prioridades para mejorar el enfoque en los KRs más críticos. Acordad responsables, acciones y plazos.
      
      En estos casos, tendréis que bucear en la operativa y tareas del día a día: “¿Cómo estamos revisando los contratos?; “¿necesitas ayuda para manejarte con la herramienta“; ¿por qué este mes tenemos más consultas internas por parte de Ventas”…
      
   2. Para los KRs en verde, cerca del objetivo, considerad si es momento de aumentar el nivel de ambición.

Reunión de retrospectiva (60 min)

La retrospectiva es la reunión en la que haréis un análisis del resultado de los OKRs y os enfocaréis en la mejora continua para diseñar los próximos OKRs. Suele ser una reunión cercana al final del periodo de OKR y suele separarse de la nueva sesión de lanzamiento de OKRs.

Del mismo modo que en los checkpoints, pide a los miembros del equipo que actualicen el estado de sus KRs y motívales a anotar los retos encontrados y sus aprendizajes.

Durante la reunión, plantea alguna de estas preguntas a tu equipo:

• Para generar conversaciones de retrospectiva:
  • ¿Cuál ha sido nuestro mayor logro? ¿De qué modo se ha reflejado o no en los OKRs?
  • ¿Nuestros KRs han sido lo suficientemente ambiciosos?
  • ¿Qué hemos aportado a la empresa?
  • ¿Fijamos unos KRs y nos olvidamos? Si es así, ¿por qué?
  • ¿Nos orientaron a añadir valor a otros departamentos?
  • ¿Fueron una guía a la hora de marcar la prioridad y la urgencia?
  • ¿Las responsabilidades estaban claras desde el principio?
  • ¿Qué sabemos ahora que antes no sabíamos?
• Para enfocaros en el siguiente periodo OKR:
  • ¿Cómo vamos a incrementar nuestra contribución en los próximos OKRs?
  • ¿Han cambiado las prioridades de “ayer” a hoy a nivel de negocio?
  • ¿Qué debemos hacer más?
  • ¿Qué debemos dejar de hacer o hacer menos?