¿Por qué tu firma de abogados necesita hacer el KYC?
Cada vez más firmas legales adoptan KYC por ser un requisito indispensable para las operaciones de su cliente, o bien como medida proactiva de mitigación de riesgos; para "lavarse las manos". Veamos qué dice la Ley en España.
Ley de PBC en España, ¿qué dice la normativa de blanqueo de capitales?
La Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, en su artículo 2, establece que los siguientes son sujetos obligados de la misma:
- Los auditores de cuentas, contables externos o asesores fiscales,
- Profesionales del Derecho como los notarios y los registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles.
- Los abogados, procuradores u otros profesionales independientes, cuando participen en:
- La concepción, realización o asesoramiento de operaciones por cuenta de clientes relativas a la compraventa de bienes inmuebles o entidades comerciales;
- La gestión de fondos, valores u otros activos;
- La apertura o gestión de cuentas corrientes, cuentas de ahorros o cuentas de valores;
- La organización de las aportaciones necesarias para la creación, el funcionamiento o la gestión de empresas o la creación, el funcionamiento o la gestión de fideicomisos («trusts»), sociedades o estructuras análogas;
- Cuando actúen por cuenta de clientes en cualquier operación financiera o inmobiliaria.
¿Necesita tu firma de abogados KYC?
La respuesta es sí, los despachos de abogados son sujetos obligados según la Ley 10/2010. Además, vale la pena señalar que el incumplimiento del deber de conocer a tu cliente puede acarrear multas considerables. En 2023, en España se hicieron publicas 3 sanciones a despachos de abogados, mientras que en Reino Unido, se sancionaron a 49 firmas.
Se espera que en 2024 se intensifiquen las auditorías del regulador en España dentro del sector legal, y en los años posteriores.
Beneficios del KYC en una firma de abogados
El procedimiento del KYC, más allá de ser una medida de obligado cumplimiento, proporciona a las firmas una serie de beneficios que merece la pena que conozcas:
Mejora la reputación de la firma
El KYC debe ayudar a construir una relación de confianza entre el abogado y el cliente más robusta, es un proceso que demuestra seriedad, integridad y protección de los datos personales del cliente.
El proceso de KYC ayuda a mejorar la imagen que se tiene sobre el despacho, y unido a un buen servicio personalizado empujará a fidelizar al nuevo cliente por mucho más tiempo.
Estandarización del alta del cliente
El KYC ayuda a sistematizar el proceso de incorporación, o alta, del cliente en la firma. Proporciona claridad a ambas partes sobre el estado actual de la relación y, como decíamos antes, aporta seriedad y buena imagen al despacho.
Algunos despachos aprovechan este proceso para ir solicitando información para la prestación del servicio, o simplemente esperan a completar el KYC para comenzar a proporcionar su servicio.
Este beneficio deja de tener sentido en un entorno físico, en el que el cliente debe acercar la documentación a la firma de manera presencial.
Mayor conocimiento del cliente
El KYC es precisamente eso, conocimiento del cliente. Si el despacho posee una mayor inteligencia de datos acerca de quiénes son y cómo son sus clientes, tendrá un conocimiento más profundo sobre cómo tratar al cliente y así adaptar la prestación del servicio.
Organización y almacenamiento de datos
Otro beneficio ligado a la implementación de un KYC digital es la simplicidad para guardar y organizar datos y documentos en un sistema de gestión documental del cliente o CRM para abogados (Customer Relationship Management)
- No ocupa espacio físico en escritorios y cajones
- Accede rápidamente a cualquier dato de un cliente
- Aumenta la seguridad, restringiendo el acceso y protegiendo los datos de usos indebidos.
¿Cómo puede ayudarte el software de KYC de Parallel?
Algunos usuarios del sector legal que confían en Parallel:
Formularios de KYC a medida ✨
Los formularios de KYC de Parallel son fácilmente personalizables y adaptables en función del tipo de KYC que quieras iniciar (persona física, persona jurídica, etc.).
Además, el equipo de soporte de Parallel tiene experiencia y conocimiento en temas de compliance, por lo que estaremos encantados de ayudarte a crear tus formularios de KYC.
Verificación de documentos de identidad 🪪
Escanea con el móvil o la cámara del ordenador los documentos de identidad de tus clientes (DNI, pasaporte, NIE, carnet de conducir…) para verificar su validez. Puedes hacerlo tú mismo o incluir este paso en el formulario de KYC para que el cliente lleve a cabo el escaneo.
Evaluación integral del riesgo de la relación con el cliente 🔍
Resulta necesario entender los antecedentes del cliente, los cuales el cliente te puede ocultar en ocasiones. Con Parallel, puedes realizar búsquedas en las principales listas internacionales de sancionados y listas de PRP (Personas con Responsabilidad Política) para cumplir con la debida diligencia y mitigar los riesgos de la posible relación con el cliente.
Además, nuestra Inteligencia Artificial, Mike AI, te ayudará a evaluar el riesgo en base a las respuestas del cliente en su KYC, haciendo una lectura de los indicadores de riesgo y recomendándote iniciar nuevas acciones de diligencia debida reforzada.
Integración con otros sistemas 🔌
Parallel se puede integrar fácilmente con otros sistemas, es uno de sus puntos fuertes. Puedes hacer uso de nuestra API abierta para conectarte con diferentes herramientas como sistemas de CRM y ERP, facilitando el intercambio de datos y la automatización de procesos.
Automatización de contratos y firma digital 📝
Si quieres, también podrás generar contratos y otros documentos automáticamente para gestionar la entrada y salida de los clientes del despacho. Podrás conectarte con los servicios de Docusign y Signaturit para firmar estos documentos fácilmente, manteniendo la validez legal de la firma.
Revisión y actualización (KYC refresh) 🔄
La normativa española dice que es requisito obligatorio actualizar los datos del KYC, mínimo una vez al año en clientes de Alto Riesgo, a pesar de que los estándares internacionales recomiendan adoptar estos ciclos del KYC:
- Riesgo Alto: actualizar KYC cada 4-6 meses
- Riesgo Medio: actualizar KYC cada 8-12 meses
- Riesgo Bajo: actualizar KYC cada 12-16 meses
Este proceso que puedes manejar desde Parallel, garantiza que la información del cliente esté siempre actualizada y mantengas el cumplimiento normativo en el tiempo.
