Creando un programa de métricas legales

¿Qué piensas del estereotipo de Legal como centro de gastos de la empresa?

Todos los años, el Instituto Thomson Reuters le pregunta a 2.000 General Counsels sobre cuáles son las métricas clave que miden y reportan sus departamentos legales, y un 10% de los entrevistados asegura trabajar sin métricas.

Además, dentro del grupo que sí recoge métricas clave, el 75% cuenta que solo informa acerca de los gastos. Solo el 25% de los equipos legales aseguran medir la calidad del asesoramiento que brindan.

¿En qué lugar nos dejan estos datos? ¡En uno no muy bueno!

Vamos con propuestas. Los líderes legales quieren que sus equipos in-house sean vistos como algo más, quieren ser reconocidos por facilitar el negocio, ofrecer asesoramiento de calidad, mitigar riesgos y proteger al negocio… Y quieren hacerlo ajustándose al presupuesto.

Pero no vale con desearlo, hay que demostrarlo. Las métricas que reportas es la historia que cuentas sobre tu equipo a la junta directiva y a las partes interesadas, asegúrate de crear un programa de métricas sólido.

Creando un programa de métricas legales

1. Enfócate al negocio

Las métricas deben ser relevantes para tu organización, en específico. No todas las métricas serán apropiadas, así que elige las más significativas para tus propias circunstancias y objetivos.

Como General Counsel, lo primero que debes preguntarte es: ¿El negocio dónde tiene el foco puesto hoy? ¿En qué estaremos enfocados en los próximos años? Anota tus respuestas.

Un área legal no puede ser efectiva sin entender hacia dónde se proyecta el negocio, sus prioridades actuales, y una alta capacidad de adaptación al cambio.

2. Céntrate en los pilares de la función legal

La unidad legal responde a cuatro pilares clave de la organización, cada uno de ellos, se traduce en las diferentes métricas que tendrás de descubrir y que conformarán el programa de métricas legales:

Proteger al negocio de riesgos y amenazas
Facilitar los objetivos empresariales y estratégicos
Ofrecer asesoramiento legal de calidad
Ser eficiente en las operaciones legales (cumplir presupuestos)

Si es el primer programa de métricas que pones en marcha, céntrate únicamente en desmenuzar bien uno de los cuatro pilares. Seguramente puedas hacer un programa completo basado en los cuatro pilares, pero a mayor densidad del programa, más complicado será introducirlo en los diferentes equipos.

Como siempre decimos, “empieza pequeño”.

Si trabajas con un programa de métricas ya establecido, sigue leyendo para conocer cómo puedes mejorarlo o identificar nuevas métricas clave.

3. Revisa el rendimiento desde dos ángulos

Para cada proceso legal, se genera un resultado y una experiencia.

Resultados: generalmente son visibles y más fáciles de medir.
Algunas métricas de resultados, son:
- Nº de contratos firmados.
- Nº de consultas solucionadas.
- Tiempo de Respuesta y Resolución (SLA) para consultas y contratos.
- Gasto invertido solucionar consultas (aunque generalmente hablamos de Retorno de la inversión (ROI) o Reducción de costes legales).
Experiencias: se trata de las experiencias para llegar a esos resultados, generalmente son más difíciles de monitorizar y tienen que ver aspectos de calidad y eficiencia en los procesos.
Algunas métricas que surgen de aquí, son:
- Nº de correos hasta el cierre de contratos.
- Tiempo de respuesta a consultas.
- Satisfacción del cliente interno (NPS).

Esta separación es súper interesante y útil. En el anterior artículo no la hicimos, pero puedes consultar varios ejemplos de métricas legales por categorías.

4. Elección de métricas clave

Para elegir las métricas clave que responden al pilar legal que antes hemos escogido, debemos preguntarnos, entonces:

(Para el ejemplo de “Proteger al negocio de riesgos y amenazas”)

¿Qué resultados generamos “protegiendo al negocio de riesgos” que son más clave para el negocio?
Las repuestas podrían ser:
- Porcentaje de disputas resueltas sin litigio.
- Nº de riesgos registrados, evaluados y mitigados.
¿Qué experiencias puedo mejorar para ayudar mejor al negocio?
Las repuestas podrían ser:
- Tiempo promedio en resolver disputas sin litigio.
- La frecuencia del mapeo de riesgos.

5. Métricas de gestión de personas

Las grandes olvidadas. Como General Counsels, también gestionamos personas, y entre nuestras funciones están: mantener un equipo comprometido y motivado, y contratar talento que encaje en su posición.

Estas métricas son comunes a otras áreas del negocio, pero no por eso son menos importantes para la consecución de los objetivos empresariales y estratégicos. Algunos ejemplos de ellas son:

Tasa de rotación del empleado
Nº de revisiones salariales favorables / no favorables por año
Inversión destinada a cursos y capacitación del empleado
Satisfacción del empleado (NPS)
Tasa de contrataciones exitosas (superan el periodo de prueba)

3 Tips para tu programa de métricas legales

No te centres solo en los inputs, como la cantidad de trabajo de tu equipo, la organización en un calendario, o en otros aspectos que se alejen de los resultados y la eficiencia de los procesos.
Investiga las métricas de otros equipos legales u otros departamentos dentro de tu misma organización. Se puede aprender mucho preguntando y leyendo sobre cómo lo hacen otros equipos.
Revisa y ajusta tus métricas regularmente, es clave asegurarte de que se mantienen alineadas con las necesidades y prioridades del negocio. Tu negocio cambiará, y tu departamento cambiará en respuesta a las necesidades cambiantes de ese nuevo negocio.

Legal no es un “centro de gastos”, pero sin métricas estamos vendidos. Para facilitar el negocio de verdad, no basta con que el cliente interno hable bien de nosotros (Comercial, Operaciones, etc.), debemos tener un respaldo objetivo, un programa de métricas fidedigno.

Me encantaría conocer tus pensamientos y experiencias estableciendo y monitorizando métricas legales. ¿Cuán útiles han sido para ti? ¿Con qué desafíos te has topado? ¡Nos leemos por email!