¿Qué es el ciclo de vida de un contrato o contract lifecycle?
El ciclo de vida de un contrato o contract lifecycle es el conjunto de tareas que se llevan a cabo desde que se inicia la necesidad de preparar un contrato, pasando por su firma, almacenaje y terminando por la destrucción del mismo.
En el mundo de las operaciones legales y de ventas se habla mucho del ciclo de vida de un contrato o contract lifecycle, un concepto importante debido a que es una de los principales palancas de mejora en los procesos de las organizaciones. ¿Pero qué es exactamente? Te lo explicamos a continuación.
¿Qué es la gestión de contratos o del ciclo de vida de contratos?
La gestión de contratos, o también conocido como ciclo de vida de un contrato o contract lifecycle es el conjunto de tareas que se llevan a cabo desde que se inicia la necesidad de preparar un contrato, pasando por su firma, almacenaje y terminando por la destrucción del mismo.
La importancia de la gestión de contratos radica principalmente en que el conjunto de los contratos son uno de los principales activos de una organización. Por eso, es fundamental gestionar bien todos los procesos que conforman el ciclo de vida de los contratos.
Si quieres entender todas las etapas del ciclo de vida del contrato para mejorar los procesos y operaciones alrededor de este preciado activo, ¡sigue leyendo!
¿Cómo se dividen las etapas del ciclo de vida de un contrato?
Antes de entrar en el detalle de las fases del ciclo de vida de un contrato vamos a desglosarlas en grandes bloques para facilitar su entendimiento.
- Etapa de preparación: Esta etapa incluye todos los pasos previos al envío del contrato a la tercera persona, e incluye la solicitud y la preparación del borrador del contrato.
- Etapa de negociación y firma: Una vez envías el contrato, empiezan las dudas que traslada la contraparte, la negociación y los cambios, hasta que se llega a un consenso a través de la aprobación de los decisores y se firma el contrato.
- Etapa post-firma: Tras la firma del contrato, tienes que asegurarte de almacenarlo en tu gestor documental de una forma sistematizada para que puedas consultarlo, analizarlo o eliminarlos posteriormente y controlar aspectos relevantes como los vencimientos.
Ahora que ya conoces las etapas, vamos al detalle y veamos cada uno de los pasos en la gestión de los contratos.
Las 10 fases de la gestión de los contratos
En Parallel, ayudamos en la automatización y control de la gestión de todo el ciclo de vida del contrato de forma integral, cubriendo las 10 fases y ayudando a las organizaciones en la gestión del activo de mayor valor, como es la cartera de contratos y clientes, y facilitando la gestión y colaboración dentro de la organización.
- Solicitud: Se inicia cuando un cliente externo o interno de la propia organización hace una petición de un contrato.
- Preparación: Al recibir la solicitud, una persona generalmente del equipo legal genera la primera versión del documento y la facilita al cliente.
- Negociación: Cuando el contrato establece obligaciones o cuantías importantes, es habitual que las partes negocien y busquen el consenso sobre los términos y condiciones.
- Aprobación: Tras alcanzar el consenso, los tomadores de la decisión (apoderados y responsables de los presupuestos) suelen exigir que sean aprobados por ellos antes de la firma.
- Firma: Firma del contrato por los apoderados de ambas partes.
- Almacenaje: Tras la firma, se almacenan los documentos de forma sistematizada para que sean localizables posteriormente para su control.
- Seguimiento y consulta: Esta fase incluye las búsquedas que suelen hacer los equipos de ventas, finanzas o legales para revisar, consultar o gestionar las condiciones alcanzadas.
- Análisis: Además del seguimiento individual de los contratos anterior, esta fase incluye los análisis que las organizaciones hacen de los KPI o indicadores claves del negocio para analizar sus procesos y los contenidos de los contratos.
- Renovación: En esta fase, los equipos de venta gestionan las renovaciones de los contratos antes de su vencimiento para confirmar la renovación de los contratos y adaptarlos a las condiciones vigentes del negocio.
- Compliance o cumplimiento normativo: Transcurridos los plazos legales de conservación de la información, en esta fase las organizaciones se encargan de eliminar de sus sistemas los contratos antiguos para cumplir con las normativas de protección de datos personales.
Ahora que ya conoces todas las fases del ciclo de vida de un contrato, te animamos a que pienses cómo lo estás gestionando en tu organización.
Si crees que puedes mejorar esta gestión, te animamos a que acabes de leer los siguientes párrafos y descubras qué software específico existe para digitalizar y mejorar las operaciones legales de tu compañía.
Software de gestión de contratos o Contract Lifecycle Management (CLM) para digitalizar y mejorar las operaciones legales
Un CLM, software de contract lifecycle management, o de gestión del ciclo de vida del contrato, es una herramienta que permite a las organizaciones gestionar todas las etapas por las que pasa un contrato y que hemos visto antes.
Con el CLM puedes gestionar y automatizar el proceso, desde rellenar los huecos previstos en un documento con la información necesaria, la revisión, la aprobación, las firmas, su archivo, el análisis, hasta las renovaciones posteriores.
Además, con un buen CLM conseguirás una gestión sencilla y ágil de todos los contratos, fomentar la colaboración entre distintas áreas de tu organización, y asegurar los procesos de compliance, como es el caso de Parallel.
Si quieres descubrir los beneficios de un CLM, estate atento a la publicación que sacaremos próximamente para tratar sobre este tema.
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