Qué es el Ciclo de Vida de los Contratos y qué es CLM

Qué es el ciclo de vida de un contrato

El ciclo de vida de un contrato es el proceso completo que un contrato atraviesa desde su creación hasta su finalización.

Incluye las etapas de creación, negociación, ejecución y gestión, y finalmente, renovación o terminación, aunque más adelante veremos mejor cómo desglosar el ciclo de vida completo.

Qué es la gestión del ciclo de vida de un contrato (CLM)

La gestión del ciclo de vida de un contrato (CLM) es el proceso sistemático de gestionar un contrato desde su inicio hasta su finalización.

Este enfoque permite asegurar el cumplimiento de los términos contractuales, reducir riesgos y optimizar la eficiencia operativa y financiera, veamos ahora sus ventajas.

Importancia del ciclo de vida de los contratos

Este sistema de gestión proporciona los siguientes beneficios para los abogados y partes implicadas:

1. Claridad durante el proceso

La gestión del ciclo de vida de los contratos implica definir muy bien qué equipo hace qué, y qué personas participan en el proceso. Este es un ejemplo sencillo, de una firma de un NDA, con tres personas implicadas:

2. Automatización de tareas

Una plataforma de CLM, te permitirá automatizar tareas repetitivas, como la creación de contratos estándar y el seguimiento de plazos. Os liberará de mucho tiempo y trabajo.

Además, un adecuado sistema de alertas automáticas, hará por ti el seguimiento de las fechas clave y las obligaciones contractuales para no caer en incumplimientos.

3. Agilidad en la colaboración

En las plataformas de CLM, puedes añadir a tu equipo y cliente para colaborar en el proceso, y así evitar el vaivén de correos electrónicos con documentos adjuntos.

Además, estas herramientas descargan mucho trabajo a los abogados, ya que departamentos como Ventas o Marketing pueden adaptar contratos escogiendo algunas opciones simplemente, sin necesidad de tocar el contenido del contrato.

Por otra parte, es importante destacar que algunas plataformas te permiten colaborar sin sacrificar las políticas de confidencialidad y de acceso mínimo, algo imprescindible para la seguridad de la información.

4. Experiencia del cliente

La experiencia del cliente tiende a mejorar significativamente.

Por un lado, una plataforma de CLM sustituye al correo electrónico y le ofrece al cliente su propio portal para hacer comentarios sobre el contrato, o simplemente firmarlo.

Y por otro, le aporta una visión clara del estado del contrato, pudiendo consultar cualquier tipo de cambio y anotaciones específicas.

Etapas del ciclo de vida del contrato

1. Creación y redacción

Recopilación de información:

La recopilación de información es la fase inicial del ciclo de vida del contrato y es crucial para asegurar que el contrato sea completo y preciso. Este paso implica reunir todos los datos necesarios sobre las partes involucradas, los términos y condiciones del acuerdo, los objetivos del contrato, y cualquier otra información relevante.

Redacción de términos y condiciones:

Una vez recopilada la información, procedemos a la redacción del contrato. Esta etapa implica la creación de un documento que refleje con precisión los acuerdos entre las partes. Es fundamental que el contrato sea claro, conciso y exhaustivo para evitar malentendidos futuros.

2. Negociación y aprobación

Negociación:

Una vez que hayas redactado el borrador del contrato, entramos en la fase de negociación. Aquí, tú y la otra parte discutiréis los términos para llegar a un acuerdo mutuo. Es importante que tengas claras tus prioridades y estés preparado para comprometerte en ciertos aspectos.

Proceso de aprobación interna:

Una vez que hayas llegado a un acuerdo durante la negociación, el siguiente paso es obtener la aprobación interna de tu organización. Este proceso puede variar dependiendo de la estructura y políticas de tu empresa, pero generalmente incluye los siguientes pasos:

• Revisión legal: Somete el contrato a revisión por parte del departamento legal o asesores externos para asegurarte de que cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables.
• Revisión ejecutiva: Los altos directivos o el consejo de administración pueden necesitar revisar y aprobar el contrato, especialmente si tiene implicaciones financieras significativas o compromete recursos importantes.
• Coordinación con otros departamentos: Asegúrate de que los departamentos afectados (como finanzas, compras o cumplimiento) estén al tanto del contrato y den su visto bueno.
• Aprobación formal: Una vez que todas las partes internas han revisado y aprobado el contrato, se puede proceder a la firma. Esto puede implicar la obtención de firmas físicas o el uso de firmas electrónicas, dependiendo de las políticas de tu organización.

Durante esta fase, es crucial que mantengas una comunicación clara y abierta con todas las partes involucradas para evitar retrasos y asegurar una aprobación fluida. Una vez que el contrato esté aprobado internamente, estarás listo para pasar a la fase de ejecución.

3. Ejecución

Firma electrónica:
La ejecución del contrato implica la formalización del acuerdo mediante la firma de todas las partes involucradas. El uso de sistemas de CLM, te va a permitir firmar digitalmente y acortar el tiempo de ejecución del contrato.

Las firmas electrónicas son rápidas y seguras. Permiten a las partes firmar documentos desde cualquier lugar, lo que acelera el proceso de ejecución. Asegúrate de que las firmas electrónicas sean legalmente válidas en tu jurisdicción y que el proveedor de servicios de firma electrónica cumpla con los estándares de seguridad y autenticación necesarios.

Registro del contrato:
Una vez que hayas obtenido las firmas necesarias, debes registrar el contrato adecuadamente para asegurarte de que esté fácilmente accesible y gestionable. El registro del contrato incluye:

• Archiva el contrato: Guarda el contrato firmado en el sistema CLM y asegúrate de que está bien archivado y etiquetado para facilitar su búsqueda y recuperación.
• Notificación a las partes involucradas: Informa a todas las partes relevantes dentro de tu organización sobre la ejecución del contrato. Esto incluye a los equipos de finanzas, compras, cumplimiento y cualquier otro departamento que necesite estar al tanto del acuerdo.
• Seguimiento de plazos y obligaciones: Configura recordatorios y alertas para fechas clave y obligaciones contractuales. Esto te ayudará a cumplir con los términos del contrato y a evitar incumplimientos que puedan resultar en penalizaciones o disputas.

La fase de ejecución es crucial para la formalización y el registro del contrato, asegurando que todos los términos acordados se documenten y se gestionen adecuadamente. Esto establece una base sólida para la siguiente fase de cumplimiento y gestión del contrato.

4. Cumplimiento y gestión

Seguimiento de obligaciones contractuales:
Una vez que el contrato esté en vigor, es fundamental que realices un seguimiento constante de las obligaciones contractuales para asegurarte de que todas las partes cumplan con los términos acordados. Esto incluye:

• Monitoreo de fechas clave: Establece recordatorios para plazos importantes, como fechas de entrega, pagos y renovaciones. Prácticamente cualquier CLM te permitirá automatizar estas alertas.
• Registros de cumplimiento: Mantén un registro detallado del cumplimiento de cada obligación contractual. Esto incluye la documentación de entregables, pagos realizados, la redacción de informes sobre el cumplimiento del contrato, etc.
• Comunicación Regular: Mantén una comunicación fluida con todas las partes involucradas para asegurar que estén al tanto de sus responsabilidades y cualquier cambio en el contrato.

Manejo de modificaciones y enmiendas:
Durante la vigencia del contrato, es posible que surjan situaciones que requieran cambios en los términos originales. Es crucial que manejes estas modificaciones de manera formal y estructurada.

Gestionar el cumplimiento y las modificaciones de los contratos de manera eficiente es crucial para mantener la integridad del acuerdo y asegurar que todas las partes cumplan con sus obligaciones. Un seguimiento adecuado y la gestión formal de las enmiendas minimizan los riesgos de incumplimiento y disputas, contribuyendo a crear relaciones comerciales más sólidas y efectivas.

5. Renovación o terminación

Renovación del contrato:

Si decidís llevar a término la renovación del contrato, regresa a la primera etapa, “Creación y redacción del contrato”, ya que se vuelve a establecer un proceso de contratación. La parte positiva, es que, a priori, los tiempos hasta su ejecución serán más cortos que la primera vez.

Procedimientos de terminación:
Si se decide no renovar el contrato, deberéis seguir un procedimiento de terminación adecuado conforme a los términos acordados. Aquí están los pasos clave:

• Notificación formal: Notifica a la otra parte sobre la intención de no renovar el contrato. Asegúrate de que la notificación se haga por escrito y cumpla con los plazos y requisitos establecidos en el contrato.
• Cumplimiento de obligaciones pendientes: Asegúrate de que todas las obligaciones contractuales pendientes se cumplan antes de la terminación. Esto incluye pagos finales, entrega de productos o servicios, y cualquier otra responsabilidad acordada.
• Recuperación de activos: Si el contrato involucra la cesión de activos o propiedad, asegúrate de que estos se devuelvan o recuperen según lo estipulado en el contrato.
• Documentación de la terminación: Documenta todos los aspectos de la terminación, incluyendo la comunicación con la otra parte, el cumplimiento de las obligaciones y cualquier acuerdo de resolución de disputas.

Herramientas de CLM y softwares

El mercado de software para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) ofrece diversas opciones que pueden ayudarte a automatizar y optimizar el proceso de gestión de contratos. Aquí tienes una revisión de algunas de las principales herramientas disponibles:

ContractWorks:

ContractWorks se centra en la simplicidad y la facilidad de uso, proporcionando funcionalidades esenciales para la gestión de contratos.

• Características Clave: Almacenamiento seguro, seguimiento de plazos, alertas automáticas, informes y análisis. También incluye OCR para búsqueda de texto y capacidades avanzadas de generación de informes.
  • Ventajas: Rápida implementación, interfaz intuitiva, coste accesible, empezando desde $700 al mes para usuarios ilimitados, y soporte 24/7 sin costes adicionales de implementación o migración.

Parallel:

Parallel es una plataforma moderna diseñada para agilizar la creación y gestión de acuerdos legales.

• Características Clave: Colaboración en tiempo real, edición en línea, gestión de aprobaciones, análisis y reportes. Su interfaz moderna facilita el uso y promueve la colaboración eficiente.
• Ventajas: Fuerte enfoque en la colaboración con integraciones a otras herramientas empresariales, permitiendo a los equipos trabajar juntos sin sacrificar la seguridad y la confidencialidad de la información.

DocuSign CLM:

DocuSign CLM proporciona una solución integral para la gestión de contratos, cubriendo desde la creación hasta la firma y almacenamiento.

• Características Clave: Automatización del flujo de trabajo, generación de documentos, integración con DocuSign eSignature, seguimiento y análisis. Ofrece funciones avanzadas como flujos de aprobación condicionales y plantillas pre-aprobadas.
• Ventajas: Amplia integración con otras herramientas empresariales, fácil de usar y escalable para adaptarse a las necesidades de diferentes tamaños de organizaciones.

Criterios para elegir el software de CLM adecuado

Elegir el software CLM adecuado para tu organización es crucial para asegurar una gestión eficiente y eficaz de los contratos. Lo primero es evaluar el presupuesto para adoptar este sistema, y el retorno de inversión, evalúa el valor que la herramienta os aportará en términos de eficiencia, ahorro de costos y reducción de riesgos.

Además, estos son algunos criterios a considerar en la evaluación de la herramienta de CLM:

• Facilidad de uso: Asegúrate de que la plataforma tenga una interfaz intuitiva y fácil de navegar para que todos los usuarios puedan adoptarla rápidamente.
• Curva de Aprendizaje: Evalúa el tiempo necesario para que tu equipo se familiarice con la herramienta y pueda utilizarla eficientemente.
• Automatización: Busca que la herramienta te permita automatizar ciertas tareas repetitivas, como la generación de documentos y el seguimiento de plazos.
• Integraciones: Asegúrate de que la herramienta se integra bien con otros sistemas que utilizas, como CRM, ERP y herramientas de firma electrónica, por ejemplo.
• Seguridad: Verifica que la plataforma ofrezca medidas de seguridad robustas para proteger la información confidencial y cumplir con las regulaciones aplicables.
• Escalabilidad: Considera si la herramienta puede escalar con el crecimiento de tu organización y manejar un mayor volumen de contratos, usuarios, e incluso otros casos de uso como el de Know Your Customer (KYC), o procesos de evaluación de proveedores.
• Atención al Cliente: Asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen soporte al cliente y recursos de ayuda, como tutoriales y documentación.

En conclusión

El enfoque del ciclo de vida del contrato (CLM) es un sistema de gestión muy útil que aporta claridad sobre el proceso a las partes implicadas, permite automatizar muchas tareas con una herramienta óptima, y mejora la experiencia del cliente al proporcionar un portal para su negociación, firma digital y seguimiento de las obligaciones del contrato.