Cómo homologar proveedores, evaluación y validación

Qué es la homologación de proveedores

La homologación de proveedores es un proceso que consiste en verificar que "X proveedor" cumple con determinados estándares de calidad, fiabilidad, y ética. En esencia, es una evaluación para mitigar riesgos, asegurando que nuestra empresa escoge partners legítimos.

Cómo es el proceso de homologación de un proveedor

Aquí es donde las cosas se ponen interesantes, estos son los pasos del proceso:

Identificación de necesidades y requisitos: Antes de empezar a buscar, tienes que saber qué estás buscando. Aquí, definirás qué necesitas exactamente, desde la calidad y el rendimiento de los productos/servicios del proveedor, hasta su compromiso con prácticas sostenibles y éticas. Es fundamental establecer criterios claros en aspectos como la fiabilidad en los tiempos de entrega, las certificaciones que demuestren cumplimiento con normativas internacionales (por ejemplo, ISO para calidad o normativas específicas de tu industria), y la capacidad de ofrecer soporte técnico y servicio postventa. Considera qué estás dispuesto y que no estás dispuesto a negociar.
Búsqueda y preselección de proveedores: La misma máxima de siempre: cuanto más recomendado sea el proveedor y más clientes hablen bien de él, mejor. Trata de contrastar siempre la información que veas en la página web del proveedor acerca de sus casos de éxito y testimonios de cliente.
Evaluación y validación de un proveedor: Este es el corazón del proceso, la due diligence del proveedor. Aspectos clave: la verificación de certificaciones, evaluación de la cultura corporativa y análisis de su flexibilidad y escalabilidad, entre otros. Este enfoque asegura elegir proveedores que no solo cumplen con los requisitos técnicos sino que también se alinean con tu visión a largo plazo.
Solicitud de propuestas y cotizaciones (RFP/RFQ): Una vez que has filtrado a los proveedores más prometedores, es el momento de entrar en los detalles. Invita a estos candidatos a presentar propuestas detalladas y cotizacionesy asegúrate de pedir información específica sobre plazos de entrega, condiciones de pago, garantías y soporte postventa. Comparar estas propuestas te permitirá tomar una decisión informada, basada en una combinación de calidad, servicio, y precio.
Negociación y acuerdo de términos: Es momento de hablar del precio. En esta etapa, discutirás términos, precios, tiempos de entrega, y cualquier otro detalle relevante antes de firmar el contrato. Al final de este artículo, te dejamos 8 tips para la negociación con tu proveedor.
Integración y seguimiento: Escoger a tu proveedor es solo el principio, es crítico asegurar que los servicios o productos del proveedor se integran sin problemas en tus operaciones existentes. Esto puede requerir formación para tu equipo, configuraciones de software, o incluso cambios grandes en los procesos. Establece indicadores de rendimiento clave (KPIs) específicos y para medir el nivel de éxito del acuerdo con el proveedor.

Homologación de proveedores, 3 ejemplos

Sector tecnológico: En la búsqueda de un proveedor de software de seguridad, la homologación implica auditorías exhaustivas de seguridad y pruebas de penetración para validar que el software resiste ataques cibernéticos avanzados, garantizando la protección de datos críticos de la empresa.
Industria alimentaria: Para un proveedor de ingredientes, la homologación se centra en verificaciones del cumplimiento de normativas internacionales de seguridad alimentaria, como la ISO 22000, y análisis periódicos de calidad y trazabilidad de sus productos, asegurando su idoneidad para el consumo.
Sector de la construcción: Al seleccionar un proveedor de materiales, se verifica que estos materiales cumplen estrictamente con los estándares de la industria en términos de resistencia, durabilidad y sostenibilidad, como los establecidos por el Código Técnico de la Edificación, evitando así futuros riesgos estructurales.

Renovación y actualización de homologaciones

La renovación y actualización de las homologaciones de proveedores es un paso crucial a nivel de mitigación de riesgos. Sí bien tienes la experiencia previa y cierto nivel de confianza en tu proveedor actual, pero eso no elimina las reevaluaciones periódicas necesarias. Buenas prácticas:

Realiza evaluaciones periódicas: Establece un ciclo, por ejemplo, anual o bianual, para reevaluar y confirmar que los proveedores aún cumplen con tus criterios de homologación. Esto incluye revisar su desempeño, las innovaciones en sus productos o servicios, y su capacidad para seguir siendo competitivos en precio y calidad.
Sigue las tendencias del mercado: Mantente al tanto de las tendencias del mercado y las innovaciones tecnológicas para asegurar que tus proveedores pueden adaptarse y responder a estos cambios. La actualización de homologaciones puede incluir la incorporación de nuevos estándares relacionados con la sostenibilidad, la digitalización o la ciberseguridad.
Audita regularmente: Lleva a cabo auditorías regulares y controles de calidad para verificar que los proveedores mantengan el nivel de calidad y servicio acordado. Las auditorías son más técnicas y profundas que las evaluaciones cíclicas. Esto también puede identificar áreas de mejora o necesidades de actualización en la homologación.

Cuestionario/Ficha para homologación de proveedores

Si buscas una ficha o plantilla para tu homologación de proveedores, puedes utilizar el cuestionario de Parallel para el alta de proveedores gratuitamente.

Para utilizar la plantilla, solo tienes que registrarte y seguir los siguientes 4 pasos, como se indica en la siguiente captura:

cuestionario para homologacion de proveedores

Preguntas y campos del formulario para proveedores

Este es el contenido del formulario:

Denominación social
Número de identificación fiscal (CIF)
Domicilio social
Ciudad
Código postal
País
¿La organización pertenece a un grupo de empresas según el artículo 42 del Código de Comercio?
Indica si la empresa es matriz del grupo o una filial
Indica el país de la empresa matriz
Nombre de la persona de contacto principal
Correo electrónico de la persona de contacto principal
Nombre de la persona de contacto del departamento de Contabilidad/Finanzas
Correo electrónico de la persona de contacto del departamento de Contabilidad/Finanzas
Nombre de la persona de contacto del departamento legal
Correo electrónico de la persona de contacto del departamento legal
¿Cumples con las normativas aplicables a su jurisdicción teniendo en cuenta su sector de actividad y la tipología de su empresa?
¿Dispones de la certificación ISO 37301 - Sistema de gestión del compliance?
Adjunta la certificación
Indica en qué estado se encuentra de aplicación y en relación con qué materias
¿Dispones de alguna otra certificación para gestión del compliance?
Documentación acreditativa
¿Estás al corriente de los pagos con la Hacienda pública?
Último certificado acreditativo de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias, expedido en un plazo inferior a 3 meses
¿Estás al corriente de los pagos con la Seguridad Social?
Último certificado acreditativo de estar al corriente de las obligaciones con la Seguridad Social, expedido en un plazo inferior a 3 meses
¿Tu organización cuenta con una póliza de responsabilidad civil?
Póliza de responsabilidad civil
¿Tu organización cuenta con una póliza de responsabilidad por protección de datos?
Póliza de responsabilidad por protección de datos
¿Tu organización cuenta con una póliza de ciberseguridad?
Póliza de ciberseguridad
¿Alguno de sus empleados, accionistas, socios, miembros del órgano de administración o dirección ostenta la condición de empleado público o de persona de responsabilidad pública (PRP)?
Indique su/s nombre/s
Indique su/s cargo/s o relación en la empresa
Indique su cargo público
¿Alguno de sus empleados, accionistas, socios, miembros del órgano de administración o dirección es familiar o allegado de un empleado público o persona de responsabilidad pública (PRP)?
Indique su/s nombre/s
Indique su/s cargo/s o relación en la empresa
Indique el/los nombre/s del empleado público o PRP
Indique el tipo de relación entre el/los empleados, accionistas, socios, miembros del órgano de administración o dirección y el empleado público o PRP
Indique cargo del empleado público o PRP relacionado

Una vez hayas obtenido las respuestas, hemos configurado un modelo de "Scoring de riesgo" típico, para que obtengas un resultado numérico del riesgo del proveedor. A mayor resultado, mayor riesgo.