Qué es OKR y ejemplos en equipos legales
Introducción y origen de OKR
En el contexto empresarial actual, Legal necesita crear una cultura interna cada vez más data-oriented en toda su estructura, si quiere convertirse en un departamento estratégico para el negocio.
Para recorrer este camino, el equipo legal debe establecer sus propios objetivos y resultados clave alineados con la dirección del negocio y objetivos globales.
El sistema OKR se originó en Intel en la década de 1970 bajo el liderazgo de Andy Grove y se popularizó gracias a John Doerr, quien introdujo el método en Google en 1999. Desde entonces, muchas empresas de tecnología y organizaciones de varias industrias han adoptado este marco de trabajo.
Qué es el sistema de objetivos OKR
OKR (Objectives & Key Results) es un sistema de objetivos y resultados clave que alinea a los equipos con los objetivos y estrategia de la empresa.
Los OKR habitualmente son co-creados por todo el equipo y no es necesario que toda la organización utilice este sistema para una implementación funcional y exitosa.
El marco OKR consta de dos componentes principales:
- Objetivo (Objective): Consiste en una descripción cualitativa de lo que la organización o el equipo desea lograr. Los objetivos deben ser inspiradores y desafiantes, y suelen estar relacionados con el largo plazo.
- Resultados Clave (Key Results): Nacen del objetivo, son métricas cuantitativas que indican el progreso hacia el objetivo. Los resultados clave deben ser SMART:
- Specific (Específicos)
- Measurable (Medibles y verificables)
- Achievable (Alcanzables, realistas)
- Relevant (Relevantes, ambiciosos)
- Time-bound (Acotados en el tiempo): normalmente, entre 1 y 3 meses.
Es más sencillo de entender con la analogía de la bicicleta: 🚲
La rueda delantera representa el objetivo, nos indica hacia dónde apuntamos y nos dirigimos. Detrás, los resultados clave se reflejan en la rueda trasera, la potencia de la bicicleta. Es la que nos permitirá progresar hacia cualquier prioridad a la que apuntemos.
Como General Counsel o Head of Legal, debes construir en equipo las diferentes bicicletas que os permitan avanzar y ayudar a la organización.
Principios y filosofía de OKR
El beneficio indirecto de OKR más importante es que todo el mundo siente que contribuye a la organización, lo cual es un motor de motivación clave para el empleado. Sin embargo, cuando intentas implementar OKR, enseguida te das cuenta de que este sistema nunca encajará en determinadas culturas corporativas.
La metodología OKR no puede funcionar en aquellas culturas poco trabajadas donde hay hostilidad; donde se señala constantemente al culpable; donde el interés personal se interpone al del equipo; donde no hay cohesión ni confianza interna... Ahí, no funciona.
Algunos principios de OKR que debes conocer si estás considerando implementarlos:
- Transparencia: Los OKR se comparten abiertamente para promover la transparencia, la colaboración y el alineamiento. Cualquier persona debe poder consultar los OKR definidos para entender las prioridades y cómo el trabajo de alguien se alinea con el de otros.
- Responsables y partes interesadas: Cada resultado clave es asignado a una persona específica. Se pueden asignar a “asistentes” que habilitan o ayudan en el resultado, en la misma definición del KR o una vez está en marcha y son identificados.
- Los KRs no son un to-do list: A menudo, los resultados clave se confunden con iniciativas y tareas concretas. Los KRs no son una lista de todo lo que estáis haciendo.
- Ceremonias clave: Los OKR funcionan en un marco de tiempo específico (trimestral es lo más común), con revisiones regulares para seguir el progreso y realizar ajustes según sea necesario. Esto permite reajustar las prioridades rápidamente, es más, no pasa nada si un resultado clave que hemos perseguido durante un mes ya no es prioritario y se pausan las tareas relacionadas.
- Interpretación del éxito: En la práctica, se suele considerar que alcanzar un 70% de un Key Result es un buen resultado, ya que si estás llegando a un 100% de forma recurrente, podrías no estar siendo suficientemente ambicioso. Este umbral del 70% no es una regla fija y puede variar según el equipo y el contexto. A veces se fija en 60% y otras en 80%.
"Plans are only good intentions unless they immediately degenerate into hard work."
- Peter Drucker, autor de libros como The Practice of Management o The Effective Executive.
Ejemplos de OKR en un equipo legal in-house
Estos son algunos ejemplos que podríamos encontrar en un equipo legal interno. Estos OKRs se centran en el servicio interno del equipo legal, el refuerzo de compliance, y la calidad de la colaboración entre áreas:
Objetivo #1: Hacia la excelencia del equipo legal en temas internos 💫
Resultados Clave:
⏰ 4 meses
- Reducir el tiempo promedio de respuesta a consultas legales internas en un 25%
- Mejorar el NPS (satisfacción del cliente) interno en un 25%
Objetivo #2: Fortalecer el cumplimiento normativo 💪
Resultados Clave:
⏰ 4 meses
- Lanzar una formación en compliance para nuevos empleados que retenga un 95% del conocimiento en las evaluaciones.
- Reducir las alertas falsas de cumplimiento en un 20% a través del uso de tecnología e IA.
Objetivo #3: Impulsar la colaboración entre áreas 🤝
Resultados Clave:
⏰ 4 meses
- Hacer 4 reuniones mensuales con los equipos de ventas, finanzas y desarrollo de productos para identificar proactivamente posibles problemas legales.
- Centralizar la comunicación con ventas en la herramienta XXX, consiguiendo que el 100% del departamento legal aprenda a utilizarla.
Ejemplos de OKR en un equipo de abogados de un despacho
Estos OKRs de ejemplo, están diseñados para asegurar que el despacho no solo mantenga una alta satisfacción del cliente, sino que también mejore su operativa y explore oportunidades de crecimiento en el mercado. ¡Vamos con ellos!
Objetivo #1: Legal Project Management (LPM) al servicio de los clientes 💜
Resultados Clave:
⏰ 6 meses
- Mejorar la calificación promedio de satisfacción del cliente de 4 a 4,5 (sobre 5).
- Reducir el tiempo de respuesta a consultas de clientes en un 30% a través de los recursos e iniciativas en LPM.
- Aumentar la retención de clientes en un 10% gracias al impacto de LPM
Objetivo #2: Impulsar la operativa interna 🚀
Resultados Clave:
⏰ 1 año
- Reducir el tiempo medio de facturación de los clientes en un 25%.
- Implementar una formación para la automatización de procesos que logre que el 80% de los abogados utilicen al menos 1 automatización en su día a día.
Objetivo #3: Expansión de la firma 💫
Resultados Clave:
⏰ 1 año
- Lanzar dos nuevas áreas de especialización legal que respondan a tendencias del mercado, con al menos 10 clientes atendidos en cada una para el final del año.
- Aumentar los ingresos anuales en un 20% con respecto al año anterior.
Errores comunes implementando OKR
La metodología OKR es flexible, deja margen para que sus usuarios la adapten a su contexto específico. Sin embargo, sí que existen malas prácticas o errores comunes que tenemos que evitar para una adecuada implementación:
✘ Dejarse llevar por las exigencias del día a día sin revisar el progreso de la estrategia, los objetivos y los resultados clave. Que se olvide "el porqué".
✘ No llevar a cabo checkpoints y retrospectivas para analizar el estado de los OKRs, debatir sobre ellos, y modificarlos o crear nuevos.
✘ Ser poco descriptivo en los objetivos: ”Experiencia del cliente interno" o "Presupuestos" no dicen mucho de lo que realmente queremos conseguir.
✘ Lanzar un KR sin haber saber cómo lo vas a medir. No puedes lanzar el KR: “Mejorar el engagement del cliente” sin haber encontrado la manera de medirlo.
✘ Perseguir un KR que hoy es inviable. Está bien eliminar o aplazar un KR si estáis seguros de que no es correcto y la situación ha cambiado.
✘ Configurar KRs excesivamente ambiciosos o demasiado fáciles de cumplir.
✘ Dictaminar los OKRs de arriba a abajo, sin tener en cuenta el criterio de las partes implicadas a la hora de configurarlos.
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