¿Qué les falta a las herramientas de gestión documental para ser más eficientes?

En la oficina, todos queremos hacer más cosas en menos tiempo.

Lo último que necesitas es gastar tu tiempo buscando, compartiendo y asegurando documentos importantes mientras los vas intercambiando entre tú, tu equipo y vuestros clientes o proveedores. Por no hablar del riesgo de que uno de tus documentos más sensibles pueda acabar accidentalmente en manos equivocadas.

Hoy en día, las herramientas de gestión documental más comunes no facilitan estos intercambios de información ni el seguimiento de los procesos en los que se llevan a cabo.

Como consecuencia, millones de trabajadores siguen dedicando una cantidad extraordinaria de horas a recopilar y hacer seguimiento de documentos, con todo lo que esto implica: enviar recordatorios a las personas que tienen la documentación que necesitas, crear notas y listados personales para controlar la información que tienes y la que todavía está pendiente y revisar si dicha información es la correcta, para acabar almacenándola de forma ordenada.

¿Tú también crees que pierdes demasiado tiempo reclamando documentos? ¿Enviando friendly reminders? ¿Haciendo seguimiento del intercambio de información? Tranquilo, existe la tecnología para automatizar esta recopilación y seguimiento de información, y nosotros creemos que tu herramienta de gestión documental debería integrarla.

Por ello, en este artículo, y el próximo, hablaremos de aquellos elementos que consideramos que les falta a los gestores documentales de hoy en día, con más detalle.

Empezaremos por un elemento indispensable de la gestión documental: la recopilación de información. ¡Pero no os perdáis el siguiente artículo, sobre el seguimiento de procesos documentales!

¿Qué es la gestión documental?

Tal y como explicamos anteriormente en nuestro Blog, la gestión documental generalmente se define como:

El conjunto de normas y prácticas que se establecen dentro de una organización para almacenar documentos, ordenarlos y poder rescatarlos con facilidad cuando los necesitemos, eliminándolos cuando ya no sea necesario volver a consultarlos.

Los sistemas de gestión documental tradicionales, en forma de pilas de papeles, estanterías llenas de carpetas o archivadores y almacenes de filas de cajas, son residuales. Hoy en día, la mayoría de empresas trabajan en un entorno digital, por lo que almacenan la información y documentación en la Nube.

Algunos ejemplos de gestores son  iManage, Dropbox, Google Drive, OneDrive, OpenKM o NetDocuments, pero existen muchos más.

Sin embargo, estas herramientas consisten básicamente en una reproducción digital del sistema de almacenamiento tradicional en papel, que utilizábamos antes de la revolución digital.

Permiten almacenar, ordenar y eliminar documentos de forma más bien estática, ignorando los procesos y flujos de trabajo de la empresa. Es decir, ignorando la interacción constante que existe, tanto internamente como con los clientes, alrededor de los documentos que se van generando e intercambiando.

En definitiva, es esencial tener en cuenta que existe un proceso indispensable para el almacenamiento de documentos que también forma parte del concepto de gestión documental y que a menudo es omitida en sus definiciones: la recopilación de documentación.

¿Cómo funciona la recopilación de documentación actualmente?

Para poder almacenar, ordenar y destruir los documentos es necesario que hayan sido recopilados de forma ordenada y segura.

Como hemos comentado anteriormente, parece que la tecnología y las herramientas digitales más comunes de gestión documental han subestimado la importancia de optimizar este proceso.

Hoy en día, las herramientas para recopilar documentos son, básicamente, el correo electrónico y las carpetas compartidas con los clientes. Estas dos herramientas tienen varios inconvenientes y hacen que tengas que dedicar demasiado tiempo a gestionarlas.

El uso de los correos electrónicos como herramienta principal para la recopilación de la información puede generar cadenas interminables de mensajes. Por lo tanto, los documentos que necesitas, a menudo, están repartidos en distintos correos, lo que implica que tengas que pasarte mucho tiempo buscando por un mar de mensajes.

Por otro lado, cuando hablamos de carpetas compartidas, son útiles si tus clientes deben enviarte pocos documentos, pero cuando necesitas un número considerable, empiezan los problemas.

Cada empresa tiene su manera de organizar y de nombrar los documentos. Así, cuando los comparten contigo, puedes encontrarte desde un volcado general de todos los documentos sin organizar, hasta un sistema de carpetas infinitas en las que encuentras los documentos en el último lugar que imaginabas.

En ambos casos, a menudo tienes que dedicar una cantidad significativa de tu tiempo a tareas repetitivas como enviar recordatorios para reclamar la información que has pedido, revisarla cuando consigues que te la envíen y, si no es la correcta, empezar el proceso de nuevo.

Todas estas tareas forman parte de la gestión documental y generan ineficiencias que la tecnología puede solucionar.

Por eso, es importante tener una herramienta alternativa a los gestores documentales actuales, para automatizar la recopilación de la información que necesitas de una forma rápida, ágil y ordenada.

De este modo, optimizarás tus flujos de trabajo y ahorrarás tiempo en el proceso de recopilación.

Parallel es la alternativa a las herramientas actuales.

¿Por qué usar Parallel?

Parallel está diseñado para agilizar la recogida de información y documentos, reducir los errores de manipulación, facilitar el seguimiento de tus procesos, mantener los datos seguros y mejorar tu productividad en general.

Centrándonos en la automatización de la recopilación de información, Parallel te permitirá:

1. Reducir el desorden en tu bandeja de entrada: La recopilación automatizada de documentos es una de las formas más sencillas de reducir el desorden de la bandeja de entrada, ya que evita el goteo de múltiples correos electrónicos con diferentes archivos adjuntos. A través de Parallel podrás solicitar toda la información que necesitas de forma centralizada, desde un mismo lugar, e intercambiar comentarios sobre la información que has pedido desde la misma plataforma.
2. Enviar recordatorios de forma automática: Parallel se encargará de recordar de forma automática a tus clientes que todavía tienen que enviarte los datos y documentos que les has pedido. Así, no tendrás que seguir persiguiéndolos.
3. Mejorar la estructura y la organización de los archivos: Un empleado puede perder mucho tiempo buscando documentos mal etiquetados o mal archivados. Parallel permite recopilar la documentación de forma ordenada, conforme tu propia organización y, por lo tanto, garantiza que puedas guardar los archivos de la forma correcta en todo momento. Además, podrás descargarte los documentos con el nombre que prefieras para no tener que renombrarlos uno a uno.

Parallel se convertirá en una herramienta fundamental para mejorar los procesos de recopilación y gestión documental de tu empresa. Una solución transversal a todos sus departamentos que repercutirá en una mayor eficiencia y productividad general.

Si crees que podemos ayudarte a automatizar la recopilación de información en alguno de tus procesos, puedes probar nuestra plataforma de forma gratuita o, si lo prefieres, contacta con nosotros. ¡Estaremos encantados de hablar contigo!