Softwares de AML y KYC, diferencias y para qué sirven

El mundo del cumplimiento de la Prevención de Blanqueo de Capitales está plagado de conceptos importantes que parecen similares o que significan lo mismo, según el contexto en el que estamos.

Sin irnos muy lejos, el concepto de KYC (“Conoce a tu cliente”, en español) se expresa de maneara diferente según el terreno en el que nos movemos. KYC es “Know Your Customer” en un entorno empresarial más general como el de una Fintech, o si nos movemos en el entorno bancario. Mientras que KYC es “Know Your Client” si pertenecemos al mundo de despachos de abogados o la consultoría.

Sin embargo, en este artículo vamos a ver las diferencias entre KYC de AML (Anti-Money Laundering), dos conceptos complementarios, pero completamente diferentes. 🆚

Qué es KYC y diferencias con AML, qué tienen que ver

Know Your Customer (KYC)

Es el proceso utilizado para verificar la identidad del cliente, previo a iniciar la relación comercial. KYC implica recopilar y verificar documentos identificativos, como pasaportes o licencias de conducir, incluso puede implicar reconocimiento facial (selfie). ✅

Para relaciones de negocio duraderas, se suele seguir un protocolo para la actualización periódica de la información del cliente, llamado KYC refresh.

Anti-Money Laundering (AML)

Es un término más amplio relacionado con el cumplimiento de las regulaciones de PBC (Prevención del Blanqueo de Capitales).

El KYC forma parte de las estrategias de AML, pero el proceso global de AML también incluye otras medidas como la evaluación del perfil de riesgo, el monitoreo de transacciones o el reporte de actividades sospechosas a las autoridades.

La diferencia principal entre KYC y AML entonces radica en su dimensión. Mientras que el KYC es un único proceso centrado en la verificación de la identidad del cliente, AML abarca un conjunto de actividades para combatir el blanqueo de capitales, incluyendo el proceso de KYC.

Esta diferencia puede ilustrarse en el “camino” o “mapa” completo de una estrategia de AML/PBC:

Como se puede observar, KYC es la primera línea de defensa en los esfuerzos de AML, de hecho, sin un KYC adecuado, el resto de instrumentos de AML pueden resultar inefectivos y torpes. ⚠️

Qué es un software de KYC (Know Your Customer)

Un software de KYC es una solución tecnológica diseñada para ayudar a las empresas a realizar el proceso de Know Your Customer de manera eficiente y conforme a la ley. ⚖️

Estas herramientas facilitan la recopilación, verificación y almacenamiento de datos de identidad de los clientes, velando por un proceso de validación rápido y seguro. Las funcionalidades claves incluyen:

• Recopilación de datos: Formularios o portales digitales para que los clientes suban sus documentos de personales.
• Verificación de identidad: Tecnologías como reconocimiento facial, verificación automática de documentos y comprobación de datos contra bases de datos de sancionados y PEP (Political Exposed Person).
• Creación de perfiles de riesgo: No todas las herramientas de KYC cuentan con esta funcionalidad. Esta función permite establecer un nivel de riesgo específico del cliente según los factores de riesgos que quieras vigilar, por ejemplo, su país de residencia fiscal o su actividad económica principal.
• Almacenamiento: Bases de datos para clasificar la documentación del cliente e iniciar procesos de actualización de la información. Sirve para descargar “expedientes de cliente” ante posibles auditorías.
• Otras automatizaciones: En algunos softwares podrás crear automatizaciones para enviar recordatorios a clientes sobre su KYC, informar al usuario sobre el estado de su verificación, crear notificaciones internas ante comportamientos determinados del usuario, análisis de métricas, etc.
• Integraciones: Las integraciones con otros sistemas permite una sincronización fluida de datos entre diferentes plataformas, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), bases de datos de terceros para verificación de antecedentes, o Excel, por ejemplo. 🔗

Cómo automatizar KYC

La automatización del proceso KYC busca reducir la intervención manual en la verificación de la identidad del cliente y su seguimiento. Hay algunos softwares más preparados que otros para automatizar tareas y flujos del usuario, te comparto las estrategias de automatización más comunes:

1. Automatizaciones en la verificación de la identidad: Algunos servicios ofrecen la verificación de identidad automática mediante el reconocimiento facial y de documentos. Algunas herramientas también empiezan a ofrecer detectores de potenciales deepfakes.
2. Automatizaciones mediante IA: La Inteligencia Artificial puede sustituir o complementar al trabajo humano para evaluar el riesgo del cliente, incluso puede funcionar como analista de documentos y detector de factores que puedan requerir una investigación adicional. 🤖
3. Automatizaciones para la clasificación de los datos: Con algunas herramientas podrás crear reglas para automatizar los nombres de los documentos, incluso para categorizar los archivos según su formato. En algunos casos podrás configurar alarmas para renovar documentos del cliente vencidos.
4. Automatizaciones en el flujo de trabajo: Configura procesos para solicitar documentos adicionales al cliente, o escalar el caso a otros equipos basándote en determinados criterios.
   Otro ejemplo: crea automatizaciones simplemente para notificar de manera mensual, cuántos KYC se han completado con éxito y cuántos no.
5. Automatizaciones en la comunicación con el cliente: Crea automatizaciones que envíen emails de seguimiento para tus clientes sobre el estado de su KYC, implementa chatbots que ayuden a resolver preguntas frecuentes, etc.

La automatización del KYC reduce los costes operativos de los equipos de compliance. Sin embargo, es crucial mantener un equilibrio entre la automatización y la supervisión humana para garantizar las buenas prácticas y el manejo adecuado de los casos complejos. 📚

Ejemplos de software para KYC

• Solución de KYC de Parallel:
  Parallel ofrece una solución de KYC que permite a las empresas de todo tipo realizar la verificación de sus clientes, velando por una buena experiencia de bienvenida, y manteniendo la conformidad total. Parallel destaca por sus funcionalidades de evaluación del riesgo (con Inteligencia Artificial), por la posibilidad de crear bases de datos flexibles para mantener actualizados perfiles y documentos, por ofrecer la posibilidad de firmar digitalmente los KYC y por su funcionalidad de conservación de datos compliant.
• Solución de KYC de Kerberos:
  La herramienta de KYC de Kerberos está diseñada para simplificar y asegurar el proceso de identificación del cliente mediante una aplicación. Facilita la realización de verificaciones KYC de forma rápida y conforme a la ley, incluyendo la identificación de beneficiarios finales, verificación contra listas de sancionados y PEP, y evaluación de riesgos.
  Esta herramienta digital promete aumentar la satisfacción del cliente al agilizar las revisiones y garantizar el cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida, todo mientras protege contra posibles sanciones y mantiene una documentación digital para auditorías. 🔎
• Solución de KYC de IDNow:
  El software de IDNow combina facilidad de uso con altos estándares de seguridad y cumplimiento. Su tecnología incluye verificación de identidad en tiempo real, video identificación y eSigning para facilitar una experiencia de usuario fluida y segura, respaldando a empresas en diversos sectores para cumplir con las regulaciones de KYC.

Qué es un software para AML

Un software de AML es una plataforma integral diseñada para coordinar los procesos y cumplir con la normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC). Son softwares más sofisticados que las herramientas de KYC, un sistema de AML, además de permitirte gestionar procesos de KYC/KYB, normalmente también te ofrece:

• Monitoreo de transacciones: Análisis de las transacciones y detecta patrones inusuales o actividades sospechosas basándose en algoritmos y modelos predictivos basados en aprendizaje automático.
• Comprobaciones en listados de PEP y Sancionados: Revisión de clientes en listas de vigilancia, PEP (Personas Expuestas Políticamente), y sancionados. Esta funcionalidad sirve para asegurar que se establecen relaciones de negocio con clientes legítimos. 🤝
• Generación de Reportes de Actividades Sospechosas (SARs): Generación de informes sobre la información de los clientes. Algunas herramientas también guardan todo el comportamiento digital del usuario para recoger un mayor volumen de evidencias en dichos reportes.
• Gestión de casos: Módulos diseñados para documentar, investigar (Enhanced Due Diligence) y gestionar casos de alertas de blanqueo de capitales, facilitando la colaboración y la visibilidad del estado de estos casos.
• Análisis de relaciones y redes: tecnología para identificar conexiones entre entidades y personas para revelar estructuras empresariales complejas y potenciales riesgos ocultos.
• Gestión del conocimiento: Algunos pocos softwares también ofrecen un módulo para guardar y compartir con otros equipos los protocolos de la propia empresa en materia de AML/PBC.
• Integraciones: Las integraciones facilitan el intercambio y la armonización de información a través de diversas herramientas, incluyendo CRM (Hubspot, Salesforce…), Excel, Drive u otros sistemas de gestión documental.

Ejemplos de softwares de AML

• Solución de AML de Sumsub:
  Sumsub también ofrece a sus usuarios capacidades de AML, más allá del KYC. Destaca por proporcionar una solución bastante completa en materia de monitoreo de transacciones y reporte de actividades sospechosas.
  
• Solución de AML de Parallel:
  Compara la solución de AML de Parallel con la plataforma de Sumsub. 👈
  La solución de AML de Parallel también incluye y destaca por sus procesos de KYC/KYB, que prestan mucha atención a la experiencia del cliente que debe completar el proceso. Ofrece la posibilidad de firmar digitalmente documentos, hacer risk screening y configurar y calcular perfiles de riesgo. También puedes anonimizar los datos almacenados después de un tiempo determinado, es una manera de cumplir con la normativa de conservación de datos.

• Solución de AML de Veriff:
  Veriff se centra en la autenticación de identidad pero su extensión hacia AML incluiría herramientas de análisis de riesgo y detección de patrones sospechosos, integrando verificaciones de identidad con monitoreo de transacciones. Igual que Sumsub, destaca por la posibilidad de investigar las transacciones continuas del cliente.

Preguntas frecuentes sobre KYC y AML

¿Por qué las empresas invierten en tecnología para AML?

Las empresas invierten en tecnología para AML para cumplir con regulaciones globales, minimizar riesgos financieros, y evitar sanciones legales. La tecnología AML les permite detectar y prevenir el blanqueo de dinero de manera eficiente y poner a salvo la reputación de la compañía. 👌

¿Cómo sé si soy sujeto obligado dentro de la normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales?

Para saber si eres sujeto obligado dentro de la normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales, es crucial revisar la legislación específica de tu país, en nuestro caso (España), el real decreto 304/2014, que define qué tipos de entidades y profesionales están sujetos a estas obligaciones.

Generalmente, incluye a bancos, compañías de seguros, entidades financieras, y ciertos profesionales como notarios o abogados. Si tu actividad implica la gestión de dinero o activos de terceros, es probable que estés incluido y debas cumplir con medidas como la identificación de clientes, monitoreo de transacciones, y reporte de actividades sospechosas.

¿Cuál es la diferencia entre el KYC y KYB?

KYC (Know Your Customer) implica realizar la verificaciones de personas físicas, mientras que KYB (Know Your Business) se centra en conocer y verificar personas jurídicas. La documentación requerida de personas jurídicas suele ser más compleja y su análisis tiende a ser más riguroso. 👀

¿Cuál es la diferencia entre el KYC y Customer Due Diligence?

KYC (Know Your Customer) es un componente del proceso de Due Diligence del Cliente (CDD) que se enfoca en la identificación y verificación de la identidad del cliente. CDD, por otro lado, es un proceso más amplio que incluye no solo la identificación y verificación, sino también la evaluación del riesgo del cliente y el monitoreo continuo de la relación comercial. Mientras que KYC se centra en conocer al cliente al inicio de la relación, CDD implica un compromiso continuo y evaluación a lo largo de la relación.