17 herramientas y prácticas imprescindibles para el teletrabajo de los abogados

Estos días están siendo duros para todos.  En Parallel sabemos que a los abogados este cambio en la dinámica de trabajo puede haber llegado de imprevisto sin estar lo suficientemente preparado. El COVID-19 nos está obligando a cambiar la forma en la que trabajamos, pero puede ser una oportunidad para empezar a desarrollar procesos que te ayuden con tu transformación digital y la de tu despacho.

Como, ¿por dónde empiezas?, ¿qué procesos debes seguir? o ¿qué herramientas puedes utilizar?

Ante esta situación, queremos aportar nuestro grano de arena en esta entrada del blog, presentando aquellas prácticas, cuestiones y herramientas tecnológicas que consideramos esenciales para poder continuar ejerciendo desde casa y ayudar a los abogados con su transformación digital.

Gracias a nuestra amplia experiencia en grandes organizaciones y despachos de abogados, especialmente en conocimiento de la parte tecnológica, te recomendamos desde lo más básico que necesitas tener cubierto en estos momentos críticos hasta lo más avanzado si quieres que tú y tu despacho trabajéis con las máximas garantías. Así que si no quieres entretenerte con lo básico porque lo consideras hecho, siempre puedes empezar tu lectura por el final.

Lo mínimo que necesita un abogado para teletrabajar

1. Dispositivos portátiles

Antes de empezar, es esencial que el despacho disponga de ordenadores portátiles para los profesionales (sí, hay muchos que utilizan ordenadores de sobremesa  únicamente), de lo contrario no vale la pena ni hablar de teletrabajo.

En caso de que sea este tu caso y el despacho te facilite un portátil, debes tener en cuenta que éste tenga todas las aplicaciones y software que utilizas habitualmente.

Del mismo modo, a día de hoy debería ser indispensable que los profesionales tengáis un móvil del despacho, pues todo buen profesional está en contacto verbal a diario con sus clientes y sus compañeros de trabajo.

Por este motivo, recomendamos a los despachos que valoren las políticas de BYOD (bring your own device) para que puedan ofrecéroslo a los profesionales que queráis mantener vuestros dispositivos y/o utilizar un único número para lo personal y lo profesional.

A ti como profesional te permite estar más familarizado con el equipo y al despacho a reducir sus costes en equipos de IT, aunque a la vez les supondrá un reto a nivel de gestión de la seguridad de la información, pues debería ir complementado con herramientas y políticas de seguridad que comentaremos más adelante.

2. Buena conexión en el servidor y en casa

Aunque es lógico, hemos querido recordar este punto porque es importante que los abogados tengáis una buena conexión a Internet, especialmente para poder garantizar un buen uso sin que interfiera en el funcionamiento de algunas de las herramientas que comentaremos.

Por otra parte, si algún servicio está hosteado en el despacho, es un momento en el que se pondrá a prueba el servidor y la conexión del despacho. Si todo va bien, fenomenal. Por lo contrario, si la conexión no es suficientemente buena, la actividad se podría ver ralentizada y afectar a vuestro desempeño profesional.

También aprovechamos para recordar que es un buen momento para revisar la política interna de uso de datos móviles en caso de que el despacho sea quien pague la línea del móvil. No vaya a ser que en la próxima factura os llegue una sorpresa a ti y al despacho.

Lo básico que un abogado debería disponer para teletrabajar

Para poder seguir trabajando de manera coordinada existen una serie de cuestiones que tienen que resolver los despachos y que hasta ahora muchos no se planteaban.

3. Papel e impresiones

En el momento que los profesionales abandonáis las oficinas es posible que no tengáis acceso a impresoras o que no podáis imprimir tanto, no sólo por la política de confidencialidad, sino también por el medio ambiente.

Los profesionales y en especial los abogados trabajáis mucho con papel. Esto es habitual porque necesitáis apuntar cosas, marcarlas o tenerlas a mano fácilmente, y es una asignatura pendiente en las facultades o en la agenda de transformación digital de muchas compañías. De hecho, según un estudio realizado por Xerox International Research, el 80% de las empresas quiere crear procesos y flujos de trabajo sin papel (paperless).

Para hacer frente a este reto y evitar imprimir tanto, te recomendamos utilizar herramientas avanzadas para trabajar sobre los PDF como, por ejemplo, el Power PDF de Kofax o las versiones de pago de Adobe Acrobat.

También puedes aprovechar otras herramientas para tomar notas como, por ejemplo, OneNote o Evernote. En Parallel somos muy fans de ellas porque además puedes anotar información sobre otros documentos y compartirlas después con tus compañeros.

4. Escáner

Si trabajas 100% en digital no deberías necesitar un escáner, pero es posible que te hayas llevado algún documento a casa para trabajar.

Al igual que con la impresora, muchos profesionales no tenéis escáner en casa. Pero por suerte hoy en día casi todos tenemos un móvil con una buena cámara, así que esa es una primera solución a la que puedes acudir. Que seas abogados no quiere decir que no puedas ser ingenioso.

Si quieres utilizar funciones algo más avanzadas, puedes encontrar aplicaciones como Notes en un dispositivo iPhone o Adobe Scan. Este último tiene la función de OCR para reconocer el texto de los documentos escaneados.

5. Reuniones virtuales

Si no puedes salir de casa será imprescindible que puedas mantener reuniones con las personas ajenas al despacho de forma virtual. Y aunque el teléfono es un buen medio para comunicarse, la realidad es que con imágenes mejoramos y facilitamos la comunicación, especialmente si quieres compartir información en una presentación o incluso compartir tu pantalla.

Aunque muchas de estas herramientas son conocidas y seguramente ya serás usuario de algunas de ellas, es importante tener en cuenta cuáles utilizan tus clientes para adaptarte a ellos. Y si tu cliente no utiliza ninguna de ellas, tendrás que valorar cosas como:

• ¿Cuántos usuarios se van a conectar?
• ¿Quiero que se instalen algún programa o plugin? ¿O quiero que sea un proceso fácil y sin fricciones?
• ¿Necesitaré compartir la pantalla?
• ¿Necesitaré conectar las reuniones con el calendario?
• ¿Necesitaré grabar las videoconferencias?
• ¿Habrá gente que se conectará vía telefónica?
• ¿Necesitaré integrarlo con otras soluciones?

Algunas de las herramientas que recomendamos y que resultan especialmente útiles para el trabajo en remoto son Meet (para usuarios de G Suite), Teams (para los usuarios del entorno Microsoft), Zoom, Join.me, o Whereby.

6. Reuniones y comunicación interna

Hemos querido separar este grupo del anterior porque la comunicación interna puede ser más informal, más esporádica y más frecuente.

Recomendamos adoptar una práctica muy arraigada en el sector tecnológico como los daily meetings a primera hora de la mañana, donde en un máximo de media hora cada miembro de un equipo expone lo que va a hacer durante el día y cosas relevantes que tenga que comentar aunque sea del día anterior.

Como recursos, además de las soluciones de videoconferencia anteriores, sería importante disponer de herramientas de comunicación entre tú y tus compañeros y/o tu equipo como Slack, Teams o Workplace. Nosotros, por ejemplo, usamos Slack.

Y si necesitas mantener y organizar la información de forma más duradera, puedes valorar con el despacho si añadir alguna herramienta de red social corporativa como Yammer, una intranet, o una wiki interna.

7. Trabajar y comentar con los compañeros

Ahora que los profesionales no estais juntos, pasarse los expedientes físicos será complicado, así que será imprescindible encontrar la manera en la que todo el mundo trabaje con los últimos archivos de un expediente.

Aunque muchos conocéis herramientas como Dropbox, Google Drive, OneDrive o Box, existen soluciones específicas que están pensadas para gestionar los documentos de las organizaciones denominadas DMS (Document Management System) o ECM (Enterprise Content Management) como, por ejemplo, iManage, NetDocuments o OpenText eDocs. En cualquier caso, es importante que valores con tu despacho las políticas de seguridad que tienen y las de cumplimiento con la normativa de protección de datos.

También es importante valorar si en el equipo trabajáis habitualmente de manera colaborativa o necesitáis comentar los documentos en tiempo real. Para ello sería importante que actives el control de cambios y los comentarios en los documentos y/o disponer de soluciones que permitan esa colaboración en tiempo real como, por ejemplo, Office 365 o la familia de G Suite.

Para herramientas de colaboración que sean como Excel pero con funcionalidades más avanzadas te recomendamos herramientas como Airtable.

8. La agenda

Tras entrevistar a muchos despachos, observamos que muchos dependen todavía de sus asistentes para saber qué tienen que hacer ese día o esa semana.

No tendrás cerca a tu asistente y aunque teletrabajes necesitarás saber qué toca hacer ese día, así que una buena práctica empieza por apuntarse todas las reuniones o videoconferencias, internas y externas, en el calendario (además de que facilita saber en qué asuntos has estado trabajando ese día).

Una vez tengas todo en el calendario, podrás usar herramientas muy útiles que ayudan a gestionar el calendario y las reuniones de manera más sencilla como, por ejemplo, Calendly y Youcanbookme.

9. Firma electrónica

Está claro que este tipo de herramientas ya se estaba poniendo al día, pero ahora con más claridad te hará falta poner a disposición de los clientes la posibilidad de firmar documentos sin desplazarse.

Para ello existen múltiples soluciones como Signaturit, DocuSign, HelloSign, ValidatedId, o Adobe Acrobat mismo.

10. Certificación de comunicaciones

¿Cómo puedes enviar y certificar la entrega de notificaciones y/o documentos de forma remota con la misma garantía jurídica que tiene un Burofax?

La respuesta está en las soluciones de certificación electrónica, que permiten dejar constancia en el tiempo y con plena validez legal del envío, el contenido y la entrega de una comunicación hecha por email. Es la mejor alternativa a una carta certificada o un Burofax convencional en tiempos de teletrabajo.

Una herramienta que recomendamos es eEvidence, porque es económica (ofrece un plan gratuito en apoyo a las empresas por la situación actual) y tiene un uso muy sencillo que no requiere hacer ninguna integración. Además, su método de certificación no necesita que el destinatario intervenga en el proceso, por lo que si así lo deseas, tu destinatario no tendrá porqué saber que estás certificando ese envío.

Cuestiones importantes para el teletrabajo a veces olvidadas

11. Backups (copias de seguridad)

Es importante el trabajo que hacemos, pero más importante es asegurar que no lo perdamos en ningún momento. Por eso, si no dispones de sistemas para gestionar la información en la nube recomendamos altamente que tengas copias de seguridad frecuentes (preferiblemente en la nube).

Otra recomendación, con tantas soluciones en la nube tienes que evitar trabajar en local.

12. Encriptar la información

En el momento que los dispositivos pueden entrar y salir del despacho y pueden contener información confidencial es importante que encriptes la información almacenada en los dispositivos (además de utilizar una contraseña para acceder al sistema operativo).

De este modo, no te podrán extraer la información sensible que pueda contener un dispositivo si lo pierdes o te lo roban.

Este artículo sobre cómo activar BitLocker es especialmente interesante si usas Windows.

13. Información en tránsito

Es importante que la información que almacenamos en la nube o en el ordenador esté encriptada, pero también lo es para la información en tránsito.

Para ello debes asegurarte de que los servicios que utilizas utilizan certificados TLS/SSL o protocolo de comunicación HTTPS (es decir, que aparezca el candado de la barra de direcciones del navegador y que certifique que el origen es del dominio con el cual estemos trabajando).

Si la información en tránsito no está cifrada es como si enviaras una carta confidencial por correo sin sobre. Está claro que el cartero o cualquiera que pueda interceptar la carta podría leerla.

14. Gestión de las contraseñas

Una política de contraseña segura es importante, ya que evitará que puedan hackearnos fácilmente nuestras cuentas.

Pero es igual de importante que apliquemos políticas de rotación de contraseñas para reforzar la seguridad. Así sabremos que como mínimo se renuevan periódicamente todas las contraseñas.

Por otra parte, también es recomendable que el despacho implemente sistemas de SSO (single sign on), ya que permiten acceder a todas aquellas aplicaciones habilitadas con SSO con sólo acceder a nuestro usuario en nuestro dispositivo. De este modo evitarás tener que recordar las distintas contraseñas, escribirlas frecuentemente o exponerlas en varios sitios.

Otra posible solución es utilizar herramientas de gestión de contraseñas como pueden ser LastPass y OnePassword.

15. Antivirus y firewalls

Estaba claro este punto, pero lo hemos añadido para tu checklist de tareas a revisar.

Es importante asegurarse que todos los dispositivos tengan un buen antivirus, porque intercambiamos mucha información, especialmente entre compañeros, y podemos infectar fácilmente a todos los equipos de manera viral dentro de la organización. Lo mismo con un buen cortafuegos, pues nuevamente estamos trabajando con información sensible.

16. Phising

Sobre este punto lo importante a destacar es que todas las personas de la organización deberíais estar formados acerca de lo que son estos ataques para saber cómo detectar posibles casos de phising por los cuales te puedan robar contraseñas o información sensible.

Un simple ataque que acabe en una suplantación de identidad podría acabar con toda la seguridad de la organización.

Te dejamos este artículo en inglés de la FTC que explica un poco en qué consiste y cómo evitarlo.

17. Redes virtuales privadas

Si el despacho trabaja en red desde la oficina y tienes acceso a recursos que únicamente se puede utilizar desde ahí, es recomendable que el despacho utilice una red privada virtual (VPN o virtual private network) para que el tráfico de los equipos salgan desde la red del despacho. Así podrás seguir usando esos recursos desde fuera de la oficina.

Adicionalmente, el acceso a internet a través de una VPN aumenta la seguridad de los equipos ya que tendrás una capa adicional de encriptación entre tus dispositivos y la web. Esto es especialmente relevante si vas a desplazarte habitualmente y vas a acceder a internet a través de puntos de wifi públicos.

Bonus (otras herramientas para teletrabajar y ser más eficientes)

Si has llegado hasta aquí y tienes interés en saber cómo puedes ser un poco más digital en tu trabajo o en tu organización te proponemos algunas más.

18. Control (no horario) de horas imputadas

Para aquellos que todavía cronometran el tiempo de dedicación a los asuntos y los anotan en un papel (sí, los hay), es buen momento para probar soluciones de control de tiempo dedicado a los asuntos como Clockify.me, Harvest o Toggl.

19. Listados de tareas y gestión de proyectos

Para ser más eficientes y distribuir mejor nuestro tiempo recomendamos anotar todas las tareas que tenemos que hacer.

Algunos sistemas fáciles de usar y que ayudan a que uno se organice mejor son To-do, Tasks de Gmail.

Luego existen categorías más complejas de herramientas que incluyen otras posibilidades como poder gestionar proyectos en equipo, véase herramientas tipo Trello, Asana, Basecamp y Monday.

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En Parallel ayudamos a las empresas a gestionar la documentación e información de sus clientes de forma ágil y segura.

Puedes probar nuestra plataforma de forma gratuita o, si lo prefieres, puedes contactar con nosotros para hablar y resolver cualquier duda que tengas. ¡Estaremos encantados!