Qué es KYC, y etapas del proceso
El mundo que nos ha tocado vivir, es distinto al de las películas. Los villanos aquí a veces se anteponen a los buenos. En el terreno de la prevención de blanqueo de capitales, estamos obligados a seguir colocando barreras de entrada, y a pensar con más astucia que ellos.
El KYC (Know Your Customer), desde su origen en 1970 en E.E. U.U., es uno de los principales sistemas de defensa que tienen las empresas e instituciones públicas para prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
En este artículo, exploramos:
Qué es el KYC (Know Your Customer)
Como su propio nombre indica, KYC es el proceso, mediante el cual, conocemos al cliente. Esto implica verificar la identidad del cliente, información financiera, como el origen de los fondos del cliente, así como el propósito de la relación comercial.
Es un proceso con varias fases relativas a la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. Si quieres saber si eres sujeto obligado de la normativa de PBC y KYC, echa un vistazo a "¿Estás sujeto a la normativa de prevención de blanqueo de capitales?"
Ventajas del KYC
Aunque el KYC a veces es visto como un proceso tedioso que ralentiza la marcha natural del negocio, es también una oportunidad para extraer determinados beneficios:
A. Protección de la reputación de la empresa
Los escándalos relacionados con el lavado de dinero o el fraude pueden resultar en una pérdida de confianza por parte de los clientes, inversores y el público en general. Al llevar a cabo un KYC riguroso, las empresas demuestran su compromiso con la transparencia y la ética, lo que fortalece su imagen pública y les otorga una ventaja competitiva en el mercado.
B. Mejora de la experiencia del cliente
Aunque puede parecer contradictorio, un proceso de KYC bien diseñado puede mejorar la experiencia del cliente. Al recopilar información detallada desde el inicio, las empresas pueden personalizar sus servicios y ofertas según las necesidades y preferencias de los clientes. Esto no solo aumenta la satisfacción del cliente, sino que también fomenta la lealtad y retención a largo plazo. Los formularios inteligentes de KYC, como los de Parallel, permiten implementar estos procesos de manera eficiente y sin fricción.
C. Lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo
También esto es una ventaja en sí misma. ¿Quién no soñó de pequeño/a luchar y atrapar a los malos? Los esfuerzos de PBC/FT no son en vano, y aunque a veces perdamos de vista el propósito del KYC, debemos saber que estamos haciendo mucho por la defensa del sistema económico y financiero nacional y global. Algo tan simple como el KYC, bloquea las intenciones ilícitas de miles de criminales todos los días.
Etapas del proceso de KYC
Muchas personas confunden el KYC con el formulario inicial de alta de un nuevo cliente, sin embargo, el KYC va más allá, es un proceso continuo que debe perdurar durante toda la relación de negocios con el cliente. Consta de las siguientes etapas:
1. Identificación del cliente
En esta fase, recopilamos los datos básicos del cliente, como nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de documento de identidad, además de información financiera y el origen de los fondos.
Según el riesgo del perfil del cliente, tras conocer, por ejemplo, que reside en un país de riesgo de blanqueo de capitales, puede y debe requerirse información adicional para reforzar el tipo de due diligence.
Además, cada vez es más común utilizar tecnología biométrica para verificar la identidad del cliente, a través de selfies, video, y otras técnicas de “detección de vida”.
2. Revisión de la documentación
Una vez tenemos la documentación del cliente, debemos revisarla una por una para comprobar que es correcta y vigente. Este paso es muy importante, ya que el cliente puede equivocarse ocasionalmente seleccionando la documentación requerida
3. Comprobaciones en listas de sancionados y PEP (Politically Exposed Person)
Durante el proceso, es fundamental comprobar que el potencial cliente no es una PEP (Politically Exposed Person), ni ha sido sancionado previamente por ningún organismo internacional.
Este proceso también es conocido como Screening, y normalmente se utilizan herramientas de software para automatizar estas comprobaciones. Imagina cotejar >100 listados públicos globales, uno por uno.
A veces, este paso se realiza antes de solicitar y revisar la documentación del cliente (punto 2).
PEP = PRP (Persona con Responsabilidad Política)
4. Monitoreo continuo
Durante la relación de negocios con el cliente, estamos obligados a vigilar cualquier tipo de actividad sospechosa que pueda estar relacionada con el blanqueo de capitales y/o financiación del terrorismo.
Según el perfil de riesgo del cliente, la rigurosidad y frecuencia del monitoreo será mayor o menor.
Esto implica el seguimiento de las transacciones del cliente, y la comprobación recurrente de listas de PEP y sancionados. En caso de identificar alguna operación comercial o financiera sospechosa, se debe comunicar a las autoridades competentes.
5. Actualización del KYC o baja del cliente
Por último, tendrás que llevar a cabo procedimientos de KYC refresh o actualización del KYC. La Ley 10/2010 nos obliga a actualizar la información del cliente mínimo una vez al año en clientes de riesgo alto.
Por otro lado, al finalizar la relación contractual con el cliente, la regulación española exige la conservación de sus datos durante 10 años. Además, una vez transcurridos 5 años desde el cierre de la relación, esta documentación solo debe ser accesible para los equipos de compliance.
¿Cómo Parallel mejora el proceso KYC?
Onboarding digital del cliente (KYC)
Cumplir con las regulaciones de KYC no significa comprometer la experiencia del usuario. Diseñamos Parallel a partir de la experiencia de nuestro cliente final, es decir, tu cliente.
El multi-idioma en el portal de cliente, los botones para añadir dudas y comentarios, el sistema de autoguardado para retomar el proceso más tarde, etc., son algunas características clave que hemos ido implementando durante este tiempo.
Evaluación del riesgo del cliente integral
No podemos hablar de evaluación del riesgo, haciendo referencia a una única funcionalidad. Parallel posee un conjunto de funcionalidades esenciales para evaluar el riesgo de la relación comercial y tratar de mitigarlo:
- Mike AI: La Inteligencia Artificial que te acompañará en tus procesos de KYC haciendo una lectura del riesgo, y ofreciéndote un informe detallado acerca de los indicadores de riesgo, las incoherencias en los datos, incluso compartirá contigo recomendaciones para reforzar la due diligence. Puedes configurar a Mike en base a tu matriz de riesgo.
- Screening de PEP y sancionados: Accede en un click a miles de bases de datos de todo el mundo para comprobar que tu cliente no ha sido sancionado con anterioridad, y tampoco es catalogado como PEP (Politically Exposed Person). Activa el monitoreo continuo y recibe avisos en caso de hallar coincidencias.
- Risk Scoring: El motor de cálculos que sustituye y simplifica las funciones de Excel. Crea tu sistema de cálculos de riesgo fácilmente, sin enfrentarte a código u operaciones complejas.
Actualización del KYC (KYC refresh)
Ya sea un procedimiento proactivo, o reactivo ante un cambio en el perfil de riesgo del cliente, inicia procesos de KYC refresh fácilmente desde Parallel. Re-utiliza los datos que ya tienes para no volver a pedirlos y, así, no duplicar la información almacenada.
Gestión de evidencias para auditoría de AML
Cada interacción de tu cliente con la plataforma de Parallel será registrada automáticamente y se podrá revisar en cualquier momento sin miedo a ser eliminada. Lo mismo si llevas a cabo acciones clave como iniciar un nuevo KYC, hacer comprobaciones en listados de sancionados, enviar una comunicación específica al cliente o, por ejemplo, solicitar su firma digital. Todo esto y más quedará debidamente registrado.
