El rol del responsable de KYC/KYB: Navegando en un océano de retos y oportunidades

En un mundo de constante evolución, las empresas se encuentran navegando en un mar de regulaciones y responsabilidades legales cada vez más complejas. Aquí es donde el responsable de prevención de blanqueo de capitales (PBC), encargado de los procesos de conocimiento del cliente (KYC o know your customer) y conocimiento del negocio (KYB o know your business), se convierte en el timonel que guía a la organización a través de aguas turbulentas.

Este rol es crítico, y su importancia no puede ser subestimada. Sin embargo, a menudo, las organizaciones desconocen o no tienen bien definido este perfil, poniendo al frente a individuos sin la formación adecuada. Este error puede poner en riesgo no solo a la organización, exponiéndola a sanciones e incluso a la pérdida de su licencia para operar, sino también al propio responsable, quien puede enfrentar consecuencias legales graves.

Por eso, en este artículo exploramos qué habilidades debe dominar este perfil, y cómo ha de colaborar con otros departamentos y reportar a la alta dirección. Todo ello, con el objetivo de proporcionarte una guía para asumir este desafío, o que también te ayude si estás contratando a un perfil responsable.

Perfil del puesto

El responsable de KYC/KYB es un profesional que generalmente proviene del sector financiero, legal o de cumplimiento. Esto se debe a que este rol requiere una comprensión profunda de las leyes y regulaciones en materia de PBC, así como un conocimiento claro de los procesos y sistemas internos de la empresa.

No obstante, en un contexto donde la posición de responsable de KYC/KYB es relativamente nueva y todavía se está definiendo, también he observado un camino alternativo hacia este rol. Es común ver a profesionales de back-office o administrativos que han desempeñado durante mucho tiempo el papel de analistas y que, con el tiempo, han adquirido formación y competencias adicionales para asumir la responsabilidad de KYC/KYB.

Estos profesionales, a través de su experiencia acumulada y formación continua, han logrado ampliar su conocimiento y habilidades, posicionándose para asumir este papel crítico. Independientemente de su camino hacia el rol, lo que es innegable es que requiere una combinación de experiencia, conocimiento y formación constante para asumir con éxito la complejidad de la PBC.

Responsabilidades clave

Este rol abraza una amplia gama de responsabilidades que son esenciales para la organización, aunque pueden variar dependiendo del contexto específico de la empresa, algunas de las responsabilidades más comunes incluyen:

• Implementación y supervisión de políticas y procedimientos de PBC: No solo se trata de establecer las políticas, sino también de garantizar su cumplimiento en toda la organización.
• Identificación y evaluación de riesgos de cumplimiento: Este papel requiere una capacidad analítica aguda para identificar posibles riesgos de cumplimiento y evaluar su impacto.
• Formación del resto de personas dentro de la organización: Como experto en el área, el responsable de KYC/KYB debe asegurarse de que todos en la organización comprendan y cumplan con las políticas de PBC.
• Supervisión del equipo de PBC: Además de su propio trabajo, el responsable de KYC/KYB tiene que liderar y supervisar al equipo de PBC, garantizando que todos estén alineados y trabajando eficazmente.
• Realización de controles periódicos: Para garantizar que la organización está siempre en línea con las regulaciones, el responsable de KYC/KYB debe realizar controles regulares y ajustar las políticas y procedimientos según sea necesario.
• Intermediación con las autoridades supervisoras como el SEPBLAC: El responsable tiene que ser la cara de la empresa ante las autoridades, lo que implica mantener una comunicación fluida y responder a cualquier requerimiento de información.

Además de todas estas responsabilidades, el responsable de KYC/KYB debe estar en constante aprendizaje, manteniéndose al día con las cambiantes regulaciones y tendencias del sector, y asegurándose de que la empresa está equipada para adaptarse a ellas.

Habilidades necesarias

Para tener éxito en este rol, necesitas un conjunto de habilidades específicas y multifacéticas. En mi opinión, estas son las más esenciales, pero hay algunas más:

• Habilidades analíticas y de resolución de problemas: Dado que estarás constantemente evaluando riesgos y tomando decisiones basadas en información compleja, necesitas tener una habilidad analítica fuerte, una mente aguda para los detalles y una capacidad excepcional para resolver problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación: La capacidad de explicar las políticas y procedimientos de KYC/KYB a diferentes stakeholders de la empresa es vital. También necesitas ser capaz de presentar y discutir cuestiones de cumplimiento con la alta dirección y los reguladores de manera efectiva.
• Empatía por el cliente final: Cada vez más, se espera que los responsables de KYC/KYB tengan en cuenta la experiencia del usuario durante el proceso de onboarding, que generalmente incluye el proceso de KYC. Esto requiere un grado de empatía y una comprensión profunda de las necesidades del cliente y aquello que experimenta durante el proceso.
• Equilibrio entre riesgo y crecimiento: Una habilidad clave para cualquier responsable de KYC/KYB es la capacidad de equilibrar los riesgos y cumplimiento con las necesidades de crecimiento del negocio. Es importante garantizar que los procesos de cumplimiento no se conviertan en obstáculos para el crecimiento empresarial.

Como podemos ver, se requiere un equilibrio delicado de habilidades técnicas, interpersonales y estratégicas para garantizar el cumplimiento y al mismo tiempo apoyar el crecimiento del negocio y la satisfacción del cliente.

Colaboración con otros departamentos

En el rol de responsable de KYC/KYB, no puedes operar en un silo. A pesar de que históricamente los equipos legales han sido vistos como el último obstáculo que el negocio necesita superar para cerrar una operación, este enfoque es contraproducente y no debe replicarse en el área de compliance.

Un responsable de KYC/KYB exitoso debe colaborar estrechamente con otros departamentos, como ventas, operaciones y tecnología. Tu objetivo es garantizar que los procesos de KYC/KYB se integren de manera efectiva y fluida en todas las áreas de la empresa.

Compliance no es un obstáculo, es un facilitador. Su objetivo no es ralentizar la actividad y crecimiento de la compañía, sino minimizar los riesgos y permitir que el negocio prospere de manera segura y legal. Para lograr esto, es esencial trabajar en estrecha colaboración con todas las partes de la organización y adoptar un enfoque proactivo y colaborativo.

Reportando a la alta dirección

En la posición de responsable de KYC/KYB, una parte esencial de tu rol es mantener a la alta dirección al tanto del estado del cumplimiento de KYC/KYB en la organización. Esto implica mucho más que simplemente presentar informes regulares; es un ejercicio de comunicación estratégica y asesoramiento.

• Presentar informes regulares: Debes proporcionar actualizaciones periódicas y precisas sobre el estado del cumplimiento de KYC/KYB. Estos informes deben ser claros, concisos y centrados en los aspectos más relevantes.
• Alertar sobre riesgos y problemas potenciales: Como experto en el tema, tienes la responsabilidad de identificar y alertar sobre cualquier riesgo o problema potencial de cumplimiento que pueda surgir.
• Proporcionar recomendaciones: No basta con identificar problemas; también debes ser proactivo y proporcionar recomendaciones sobre cómo mejorar los procesos y sistemas de KYC/KYB. Esto podría implicar sugerir cambios en las políticas, abogar por nuevas herramientas o tecnologías, o identificar oportunidades de formación para el personal.

En resumen, tu papel en la comunicación con la alta dirección es fundamental para garantizar que KYC/KYB se maneje de manera efectiva y que la organización esté preparada para enfrentar los desafíos de cumplimiento que puedan surgir.

Reflexión final

Como puedes ver, ser responsable de KYC/KYB es un papel esencial y exigente. Requiere una amplia gama de habilidades, una mentalidad proactiva y una capacidad de adaptación constante. Pero no pierdas de vista que, al enfrentar estos desafíos y aprovechar las ventanas de oportunidad, juegas un papel vital en la protección de tu empresa y en la creación de un entorno de negocio seguro y regulado.

Así que ahora, la pregunta es para ti: ¿Cómo estás afrontando estos retos y aprovechando las oportunidades en tu rol como responsable de KYC/KYB?

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