Transformando los servicios legales a través de Kanban y LPM.

La gestión de proyectos legales (LPM) y la implementación de metodologías como Kanban pueden resultar desafiantes, especialmente por la resistencia al cambio que surge al dar los primeros pasos hacia adelante. Aunque los beneficios de estas prácticas sean evidentes, la mayoría de los equipos levantan una barrera cultural que siempre dificulta su adopción.

Para sobreponerse a esta resistencia inicial, no queda otra que empujar cambios muy poquito a poco. ⚠️ No vale con un plan de transformación sustentado en medidas radicales e impositivas. La adopción de LPM, en general, debe tratarse de manera gradual y progresiva, especialmente en las grandes corporaciones.

Trazar un camino basado en conversaciones no solo de arriba a abajo, sino de abajo a arriba, permite que el equipo abrace las innovaciones que están por venir.

En el artículo de hoy hablaremos de qué es Kanban y de cómo implementar esta metodología de gestión de proyectos de menos a más, sin necesidad de que tengas experiencia previa. 💪

Índice

En qué consiste Kanban

Kanban es una herramienta de gestión visual que fue desarrollada originalmente por Toyota para optimizar la producción de automóviles. Kanban se basa en el principio de "just-in-time" (justo a tiempo) y tiene como objetivo principal mejorar la eficiencia del equipo, reduciendo los tiempos de espera y minimizando el desperdicio de recursos en los procesos operativos.

El sistema Kanban utiliza tarjetas (llamadas "kanban") para representar unidades de trabajo. Estas tarjetas se mueven a lo largo de un tablero (conocido como "kanban board") que muestra el flujo de trabajo y el estado de cada tarea. Cada tarjeta representa un trabajo que debe ser realizado y contiene información útil como la descripción de la tarea, la persona responsable y cualquier otra información relevante. 🟨 🟧 🟦

Despachos legales y sus desafíos

Hace 14 años, los abogados perseguían un único objetivo principal: maximizar su facturación. Desde hace aproximadamente una década y, en la actualidad, los despachos vienen enfrentando nuevos desafíos competitivos y “facturar” ya no es suficiente. La necesidad de mejorar la productividad y la rentabilidad se ha vuelto primordial en un entorno cada vez más digitalizado y en constante evolución.

La gestión adecuada de recursos se ha convertido en una tarea crucial para el éxito de cualquier despacho:

• Gestión del tiempo ⏳: los equipos legales deben encontrar formas de optimizar su tiempo, eliminando actividades innecesarias, la duplicidad de tareas y priorizando aquello que genera un mayor valor para sus clientes.
  
• Gestión de la inversión 💰: la gestión de las partidas presupuestarias siempre ha supuesto un reto crítico para cualquier despacho.

Ahora lo es todavía más, ya que las personas decisoras tienen que controlar métricas de evaluación del rendimiento a varios niveles; tienen que conocer el funcionamiento de las herramientas digitales que se plantean adquirir; y tienen que entender las propuestas de innovación de ciertos consultores externos.

Este preámbulo nos lleva a introducirte en la metodología Kanban. Entiende bien su funcionamiento para valorar su implementación en tu equipo legal. ¡Vamos a ello!

Principios de Kanban, su filosofía

Cuando hablamos de los principios de Kanban, tenemos que entender que Kanban es una filosofía que se funde con la cultura corporativa de tu despacho y te proporciona una serie de beneficios que son únicos para ti. ⭐️

No hay dos metodologías Kanban iguales porque no hay dos despachos iguales. Veamos entonces sus principios e identifica cómo podría encajar o cómo podría transformar la cultura de tu equipo:

• El corazón de Kanban, la visualización y transparencia: Kanban se basa en la visualización de tableros para representar el flujo de trabajo y el estado de las tareas. En esencia, Kanban  brinda una vista clara y en tiempo real de todas las actividades en curso, lo que facilita la comprensión, la colaboración y la identificación de posibles mejoras.

• La calidad en la entrega: Pensamos que Kanban promueve la agilidad y rapidez desde el minuto 1, pero la eficiencia temporal no se alcanza hasta qué llevas 6-12 meses desde su adopción, según el despacho. El principio que Kanban destaca y prioriza es la calidad en la entrega y la interacción con el cliente. Las tareas cambian de estado cuando tienen que cambiar, son revisadas cuando toca, participan las personas correctas, etc.

• Priorización de lo que hay que hacer: Con Kanban, es posible establecer la prioridad de cada tarjeta con un estado o indicador claro, lo que te permite hacer una gestión eficiente de tiempo y recursos. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo y a garantizar el foco sobre las tareas más relevantes y urgentes.

• La flexibilidad en su ADN: Como decíamos, no hay dos Kanban iguales, y entender esto es lo mejor que puede suceder. Kanban debe permitir a todo el equipo adaptarse ante cualquier situación: expansión de servicios, crecimiento internacional, períodos vacacionales, pandemias mundiales, etc.

• Mentalidad de mejora continua: Kanban tarde o temprano termina contagiando una filosofía de mejora continua . A través de la observación y el análisis de los resultados, se busca identificar oportunidades de mejora y aplicar cambios incrementales para optimizar los procesos y, por tanto, los resultados. La mejora continua se basa en la experimentación, el feedback honesto y la implementación de ajustes en busca de la excelencia y la eficiencia.

• Además, según Joan Oliveras, Director PMO & Legal Project Management Office de Cuatrecasas, el mayor activo de Kanban es el empowerment de los profesionales. “Cuando eres capaz de priorizar el trabajo, a nivel personal y de equipo, también eres capaz de priorizar en el plano privado. Y es algo que también te va a servir si llegas a dirigir un equipo. Aporta valor a todos los niveles”. Aquí puedes ver la entrevista completa a Joan Oliveras.

Empieza por lo básico

Para implementar Kanban, no es necesario saltar directamente a buscar herramientas. Veamos los primeros pasos hacia Kanban: 🎯

1. Nos repetimos, pero es muy importante. Primero tiene que haber un alineamiento con todo el equipo en el que expliquemos los beneficios a largo plazo de Kanban. Tienes que convencerles de que lo que hacen tiene sentido, si no, la probabilidad de fracasar es eminentemente elevada.
   
   
A partir de aquí: 🛠️


2. Elige el “entorno”, online o analógico. Utiliza post-its, cinta de pintor y similares para crear tu tablero. Si quieres arrancar 100% en digital, te recomendamos la versión gratuita de Trello o de Notion para empezar.
   
   
3. Establece tres columnas en el tablero de tu proyecto o especialidad: "Por hacer", "En progreso" y "Hecho". Estas columnas representarán las etapas más básicas de tu flujo de trabajo. Seguro que se te ocurren nuevas etapas, pero nuestra recomendación es os iniciéis así, por lo básico.
   
   
4. Coloca las tareas más valiosas o prioritarias en la columna "Por hacer" y ordena las demás tareas en función de su importancia. A medida que progresas, mueve los post-its hacia la columna "En progreso" y, finalmente, a la columna "Hecho", una vez se completen.

Con este sencillo sistema, empezaréis con Kanban y poco a poco notaréis mejoras en la gestión diaria del equipo. La visualización clara del progreso de las tareas os permitirá tener un mayor control sobre el trabajo, facilitando la colaboración y la calidad del trabajo.

Anímate a investigar más y a mantener conversaciones sobre Kanban con tu equipo.

Es importante que sepas…

🚀 Aunque Kanban surgió para trabajar colaborativamente por proyectos, y ahí es donde encuentra la mayor utilidad, también es un potenciador de la productividad individual y la autogestión.

👏 No necesitas ser manager de equipo para empezar. Si haces lo anterior, demostrarás iniciativa y serás visto con buenos ojos por parte de tus compañeros.

🏠 Como decíamos, Kanban también es utilizado por abogados in-house. Si trabajas en este sector, también puedes quedarte con lo hablado en este artículo.

A modo de conclusión

La implementación de Kanban en el sector legal requiere un enfoque gradual y progresivo para superar la resistencia cultural de la mayoría de los abogados. A través de la visualización, la flexibilidad y la filosofía de Kanban, puedes llegar a mejorar sustancialmente la manera de abordar los proyectos/servicios de tu equipo legal.

Al comenzar con un sistema básico de tablero Kanban, tu equipo puede experimentar sus ventajas a nivel de productividad sin sentirse abrumados y constantemente evaluados.

¡Comienza con pasos pequeños y descubre los beneficios que esta metodología puede ofrecer en tu despacho legal!