Softwares de gestión de proveedores y contratos
El uso de softwares específicos para evaluar y gestionar proveedores dentro de la normativa, es cada vez más necesario.
Una parte fundamental en el éxito de cualquier empresa, es contar con el apoyo de buenos proveedores y partners. 🤝
Pero la confianza entre empresas no se regala, el uso de softwares especializados para evaluar y gestionar proveedores es cada vez más común y necesario. Estos softwares de gestión son un pilar para la evaluación del riesgo, la toma de decisiones y la automatización de contratos con proveedores.
¿Para qué sirve un software para evaluar y gestionar proveedores?
El software para gestionar proveedores es una herramienta tecnológica que permite a las empresas evaluar de manera objetiva la idoneidad de un proveedor y gestionar de manera eficiente los contratos que se establecen con ellos. ✅
Estas herramientas cuentan con funcionalidades para validar proveedores en base a criterios predefinidos y funcionalidades de creación, firma y seguimiento de contratos, entre otras.
¿Qué es la evaluación de proveedores?
La evaluación de proveedores es un proceso que nos permite entender la conveniencia de trabajar con distintos proveedores. Aunque existen métodos estandarizados, lo ideal es que cada empresa ajuste su proceso de evaluación en función de sus requisitos de calidad, fiabilidad, éticos, etc.
La evaluación de proveedores durante su selección es crucial para desarrollar programas efectivos de gestión de la cadena de suministro y mejorar/facilitar la toma de decisiones en situaciones complejas. 🔎
Algunas empresas llevan a cabo estas evaluaciones mediante la revisión manual de los datos proporcionados por los proveedores, mientras que la gran mayoría se apoya en tecnología para calcular de manera precisa y automática el grado de idoneidad del proveedor.
Conoce más en profundidad cómo homologar proveedores, evaluación y validación.
Beneficios de una herramienta para gestionar proveedores y contratos
El uso de software especializado para evaluar proveedores y gestionar contratos conlleva diversos beneficios para las empresas:
- Reducción del trabajo manual 🛠️: a través de la estandarización del proceso de análisis y selección de proveedores, el software facilita la toma de decisiones a la vez que reduce las tareas de análisis manual, evitando potenciales errores humanos e ineficiencias.
- Ahorro de tiempo en la gestión de contratos 📑: al automatizar diferentes tareas para la creación y renovación de contratos, el software minimiza la carga administrativa relacionada con la adaptación del contrato, la revisión de los datos de la contraparte, almacenamiento del contrato, etc.
- Compliance ⚖️: mantén el cumplimiento regulatorio, registrando la actividad de tu relación con los proveedores durante su proceso de selección, y estandariza la toma de decisiones a través de un sistema objetivo de evaluación de proveedores.
Funcionalidades de un software de gestión de proveedores
Estos softwares, en definitiva, buscan eficientar los procesos y tareas relacionadas con la gestión de proveedores de una empresa, que todavía no se han digitalizado.
Entre sus funcionalidades más comunes, podemos encontrar las siguientes:
Evaluación de riesgo del proveedor
Un software de gestión de proveedores, te permite ajustar tu proceso de evaluación en función de tus requisitos técnicos, de calidad, de seguridad, éticos, etc. La tecnología te permite calcular automáticamente la idoneidad del proveedor en base a tus criterios empresariales. 📊
Creación automatizada de contratos
A partir de tus modelos o plantillas de contrato estos softwares te facilitan la adaptación de sus cláusulas y estructura. Ademas, si necesitas algunos datos del proveedor antes de la firma, puedes enviar el contrato en línea para que el proveedor termine de completarlo. Después, podrás almacenar estos datos en tu sistema y enviar el contrato a firmar digitalmente.
La automatización de contratos de Parallel es intuitiva y versátil, ¡no solo lo decimos nosotros!
Firma digital
Una vez tus contratos estén revisados y contengan toda la información pertinente, inicia procesos de firma electrónica con plena validez legal. Facilita que tu proveedor firme desde cualquier sitio y dispositivo y vela por luna buena experiencia de principio a fin.
Gestión y almacenamiento de los contratos y documentos
Estos softwares cuentan con un sistema de base de datos para clasificar fácilmente los datos y archivos de tus proveedores. Podrás programar alertas 🔔 para renovar el contrato y otro tipo de documentos sin que se generen duplicidades y pérdidas de documentos.
Creación de informes y registros de auditoria de cumplimiento
Registra cada interacción con el proveedor durante su proceso de selección para que quede constancia de cara a posibles auditorías de cumplimiento.
Si estás buscando un software para la evaluación y gestión de proveedores, y la gestión de contratos, te animamos a contactar con nuestro equipo de soporte para poder ayudarte:
