Qué es Know Your Business (KYB), requisitos y softwares

Imagina que estás a punto de subirte a una montaña rusa, pero no te fías de sus cimientos y te gustaría revisarla a fondo, bien, el KYB (Know Your Business) es esa revisión, pero a nivel empresarial, es tu empresa quien revisa la viabilidad de otra empresa antes de establecer una relación comercial.

¡Vamos a verlo mejor! 🕵️‍♂️

¿Qué es KYB o Know Your Business?

KYB es el proceso que verifica que la empresa con la que se pretende hacer negocios es quien dice ser, revisando la legitimidad de su estructura, sus titulares reales, y su historial. Es un proceso de documentación necesario para tu empresa para cumplir con la normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales (PBC).

Diferencias entre el KYC y el KYB

La distinción principal entre KYC (Know Your Customer) y KYB radica en el objeto de la verificación. Mientras que KYC se centra en la autenticación de la identidad de individuos o clientes, KYB se aplica a las entidades empresariales, examinando su estructura y antecedentes.

KYC es crucial para evitar el blanqueo de capitales a nivel individual, mientras que KYB cumple un rol similar, pero a nivel de relaciones entre empresas, asegurando transparencia y seguridad en las transacciones económicas que vayan a realizarse.

“Conocer al negocio” es más complejo que “Conocer al cliente”. KYB requiere un conjunto más amplio de documentos, como certificados de incorporación, registros mercantiles, y detalles de accionistas y directores de la empresa. 🏢

Por qué es importante el KYB para tu empresa

KYB es un proceso de obligado cumplimiento para muchas empresas según su jurisdicción, y altamente recomendado para muchas otras. El KYB te evita problemas como descubrir que has hecho negocios con una empresa fantasma, por ejemplo, o el verte envuelto en un entramado de blanqueo de capitales de manera involuntaria.

Empresas habitualmente sujetas a la normativa de KYB/PBC:

• Entidades financieras y bancos
• Proveedores de servicios de pago
• Empresas de criptomonedas
• Proveedores de servicios de inversión y crowdfunding
• Marketplaces

Implementar el proceso de KYB, no solo es una práctica recomendada para la seguridad empresarial, sino que también fortalece la reputación y la confianza en las relaciones comerciales. 🤝

Requisitos del Know Your Business (KYB)

El proceso de Know Your Business implica varios pasos y requisitos esenciales para garantizar una verificación exhaustiva de las empresas. Estos requisitos son fundamentales para cumplir con las regulaciones de de AML (Anti-Money Laundering) y conocer realmente con quién vas a hacer negocios.

Requisitos que se solicitan a la empresa receptora:

1. Verificación de la identidad corporativa

• Certificado de Incorporación o Registro Mercantil.
• Documentos de constitución (estatutos, escritura de constitución).
• Licencia comercial (si aplica).
• Número de Identificación Fiscal (NIF) o equivalente.

2. Identificación de la Titularidad Real (UBOs)

• Acta de titularidad real de la empresa
• Documentos de identidad de los titulares reales (pasaporte, DNI/NIE).
• Información de contacto de los titulares reales
• Consulta este artículo para verificar la titularidad real de una persona jurídica

3. Verificación de la estructura corporativa

• Organigrama que detalle la estructura corporativa, filiales y empresas matrices.
• Registro de accionistas y directores.
• Documentación legal que acredite la relación entre entidades dentro del grupo corporativo.

4. Revisión de la información financiera

• Estados financieros recientes (balance general, estado de resultados).
• Informes de auditoría (si están disponibles).
• Declaraciones de impuestos corporativos.

5. Cumplimiento legal y regulatorio (doc específica)

• Documentos que demuestren el cumplimiento de regulaciones específicas del sector (salud, financiero, etc.).
• Licencias y permisos de operación requeridos por la jurisdicción.
• Registros de cumplimiento de normativas de protección de datos (como GDPR en Europa).

Además, deberás hacer una evaluación del riesgo/reputación de la empresa a través de búsquedas en medios de comunicación para descartar noticias potencialmente adversas. Por otro lado, consulta listas de sanciones internacionales y bases de datos de PEP (Political Exposed Person).

Softwares para gestionar el KYB (Know Your Business)

Para facilitar y automatizar el proceso KYB, existen varias soluciones de software que ayudan a las empresas a cumplir con sus obligaciones de manera más eficiente y efectiva.

Estos softwares ofrecen herramientas para la recolección y análisis de datos, verificación de documentos, y monitoreo continuo. Vamos a ver dos softwares que pueden ayudarte con tus tareas de KYB: 👇

Parallel: Optimiza tus procesos de PBC y continua creciendo

Verifica las posibles relaciones entre propietarios, altos cargos y personas jurídicas. Revisa cualquier riesgo potencial en las estructuras empresariales de tus clientes. Funcionalidades destacadas de Parallel:

• Evaluación del riesgo: Asigna automáticamente categorías de riesgo bajo, medio o alto a tus clientes empresa, proveedores, partners… Usa Mike AI, la Inteligencia Artificial de Parallel para generar informes de cumplimiento y refinar todavía más la evaluación de riesgos. 🚨
• Base de datos (CRM) flexible: Mantén actualizado el organigrama de las empresas y las relaciones de negocio en una base de datos intuitiva y user-friendly. Consulta y descarga el expediente de cada perfil siempre que lo necesites.
• Firma electrónica: Inicia una firma electrónica para formalizar el documento resumen del Know Your Business y así obtener la conformidad de los firmantes sobre los datos procesados. Utiliza esta funcionalidad para expedir contratos también. ✍️
• Cumplimiento de la conservación de datos: Para cada dato que almacenes, establece un período de tiempo de conservación. Pasado este tiempo, el dato será anonimizado.

Trulioo: Achieve Know Your Business Compliance Around the World

Proporciona una solución de verificación global que facilita la verificación de empresas y sus titulares reales en múltiples jurisdicciones. Funcionalidades destacadas de Trulioo:

• Elimina las barreras idiomáticas: Traduce datos empresariales, desde documentos simples hasta información detallada sobre la titularidad real, con la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático (IA/AA) de Trulioo.
• Verifica documentos de identidad: Verifica documentos de identidad y biométricos para un onboarding incorporación de clientes rápido y seguro.
• Datos de servicios públicos: Consigue el cumplimiento de “prueba de domicilio” (proof-of-address) con integraciones a proveedores de servicios públicos. 📍

👉 Si estás buscando una solución para tus procesos de KYB y/o KYC, en Parallel estaremos encantados de hablar contigo y valorar si nuestra plataforma puede ayudarte. Reserva una videollamada con alguien del equipo.

Preguntas Frecuentes relacionadas con el KYB

¿Qué es B2B en el KYB?

B2B (Business to Business) en el contexto de KYB se refiere a la verificación entre empresas para asegurar relaciones comerciales legales y seguras, enfocándose en la legalidad y estructura de las empresas involucradas. No confundir con B2C (Business to Customer). 

¿Qué es UBO o titular real?

En general, los titulares reales o UBOs (Ultimate Beneficial Owner) son aquellos que cuentan directa o indirectamente con al menos un 25% de participaciones de la empresa o que ejercen funciones de dirección o control ejecutivo. A continuación, profundizamos en la definición de titulares reales, ya que existen multitud de situaciones.

¿Cómo impacta el KYB en la velocidad de las transacciones comerciales?

El KYB puede inicialmente ralentizar el establecimiento de nuevas relaciones comerciales debido a la necesidad de recopilar y verificar detalladamente la información y documentación empresarial. Sin embargo, a largo plazo, facilita transacciones más seguras y eficientes al asegurar la confianza y el cumplimiento entre las partes.

¿Qué ocurre si una empresa no cumple con los requisitos de KYB?

Si una empresa no cumple con los requisitos de KYB, se expone a riesgos legales y financieros significativos, incluyendo multas, sanciones, y daño a su reputación. Además, puede enfrentarse a dificultades para establecer o mantener relaciones comerciales, ya que otras empresas buscan evitar riesgos de cumplimiento.

¿Cómo se actualizan los datos en un proceso KYB a lo largo del tiempo?

Los datos en un proceso KYB deben actualizarse periódicamente para reflejar cambios en la estructura corporativa, propiedad, o cumplimiento legal de la empresa. Esto generalmente implica un seguimiento continuo y la realización de revisiones regulares para asegurar que la información se mantenga actualizada y precisa, minimizando así el riesgo de fraude y el incumplimiento normativo.